Aspectos contables de los efectos comerciales en cartera

Realizar la contabilidad de la empresa es una tarea compleja, puesto que supone el registro de todas las operaciones que realice la empresa, siguiendo las indicaciones del Plan General de Contabilidad. La tarea de realizar los asientos contables (anotaciones de los movimientos económicos) se dificulta aún más cuando se trata de efectos comerciales.

¿Qué son los efectos comerciales?

Los efectos comerciales, o papel comercial, son documentos de financiación que se utilizan como instrumento para ejecutar los pagos de las operaciones de compraventa, ejecución de obras o prestación de servicios. Existen diversos tipos de efectos comerciales. Entre los más usuales cabe destacar:

• El pagaré. A través de este documento mercantil una persona, denominada librador, se compromete a abonar a otra, el tomador, una determinada cantidad dentro de un plazo concreto, que será la fecha de vencimiento.
• El cheque. En ella una entidad financiera recibe la orden del titular de una cuenta (librador) para que pague la suma descrita a una determinada persona o empresa, considerada como beneficiario.
• La letra de cambio. A diferencia del pagaré, en la letra de cambio el librador le pide a una tercera persona o empresa (librado), que le pague la cuantía acordada a un tercero, dentro de la fecha de vencimiento estipulada.

Efectos comerciales en cartera

En el Plan General de Contabilidad, se encuentran clasificadas las diversas cuentas por operaciones comerciales. Dentro de éstas, existen diferentes cuentas de efectos relacionadas con las operaciones comerciales, a destacar:

• 401. Proveedores , efectos comerciales a pagar
• 410. Acreedores, efectos comerciales a pagar
• 431. Clientes, efectos comerciales a cobrar
• 441. Deudores, efectos comerciales a cobrar

Dentro de las cuentas de efectos a cobrar, como son las cuentas de “Clientes, efectos comerciales a cobrar” y “Deudores, efectos comerciales a cobrar”, se encuentra englobada la de “efectos comerciales en cartera”, junto con las siguientes subcuentas:

• Efectos comerciales en cartera: los efectos comerciales están en posesión de la empresa. El término cartera hace referencia a los efectos comerciales de uso legal que forman parte del patrimonio de la empresa, en este caso.
• Efectos comerciales impagados. Si los efectos comerciales no resultan pagados tras su vencimiento
• Efectos comerciales en gestión de cobro. El cobro es gestionado por un banco.
• Efectos comerciales descontados. Se ha negociado el cobro en un banco.

Registro de los efectos comerciales

Los movimientos económicos deben anotarse en libro de contabilidad. El registro se realiza mediante el sistema de partida doble, donde se reflejan dos tipos de anotaciones: haber y deber. En el registro de los efectos comerciales, el Plan General de Contabilidad (PCG) establece que debe reflejarse la situación exacta en la que se encuentra el documento financiero en cada momento. Cuando una empresa tiene un efecto comercial en cartera, y se extingue el plazo de vencimiento, pueden producirse diversas situaciones,

• Que el librado pague. En el supuesto que llegada la fecha de vencimiento el librado pague, el efecto pasará a registrarse en la entrada “deber” como “efectos comerciales descontados” y en la “haber” como Efectos comerciales en  cartera (4310 para clientes y 4410 en caso de deudores).
• Que el librado no pague. Por otro lado, siempre cabe la posibilidad de que el librado no realice el correspondiente abono. En este supuesto el librador puede tomar las medidas correspondientes, y deberá anotar en la cuenta la situación en la que se encuentra el cobro:
  • Si el efecto comercial no se abona se reflejará en la cuenta “efectos comerciales impagados” (4315 ó 4415)
  • Si el efecto comercial pasa a gestionarlo un banco deberás anotarlo en la cuenta como “efectos comerciales en gestión de cobro” (4312 ó 4412).
  • Si se considera remota o imposible la probabilidad de cobrar el crédito, se anotará como “Cliente o deudores de dudoso cobro” (436 ó 446), según corresponda.

Todas estas opciones se pueden combinar entre sí y con otras. Por ejemplo, puede ocurrir que tras realizar las acciones judiciales correspondientes, el librado termine abonando la letra de cambio junto con los gastos originados. En este caso, se reflejarán ambas anotaciones.

Plan General de Contabilidad: los efectos comerciales en cartera

Antes de abordar las operaciones contables que se realizan de los efectos comerciales en cartera, recordemos que un efecto comercial constituye un medio de pago aplazado documentado en una letra de cambio y que ésta, a su vez es un documento emitido por la empresa que especifica cuantía y vencimento de pago de una o varias facturas. El Plan General de Contabilidad (PGC) contiene cuentas para el tratamiento de las letras de cambio y su descuento. De hecho, el descuento de efectos comerciales (recibos, pagarés o letras de cambio) es una de las operaciones más habituales de la financiación empresarial a corto plazo que consiste en la anticipación del nominal de los efectos comerciales mientras ella, por su parte, se encarga de gestionar el cobro.

Registro contable de los efectos comerciales en cartera

Volviendo a los asientos contables, a este respecto nos interesa saber que las diferentes cuentas que incluye el PGC se encuentran clasificadas por operaciones comerciales, ramificadas a su vez en diferentes cuentas de efectos, como las siguientes: 401. Proveedores , Efectos Comerciales a Pagar 410. Acreedores , Efectos Comerciales a Pagar 431. Clientes , Efectos Comerciales a cobrar 441. Deudores , Efectos Comerciales a cobrar En concreto, el PGC establece que los efectos descontados, los entregados en gestión de cobro y los impagados se incluirán en la cuenta (431). Asímismo, dentro de esa misma cuenta encontramos subcuentas que se utilizarán para hacer los apuntes contables de las letras de cambio, a saber: 4310. Efectos comerciales en cartera 4311. Efectos comerciales descontados 4312. Efectos comerciales en gestión de cobro 4315. Efectos comerciales impagados. Tras la emisión de la letra, el librado (el que vende), puede hacer tres cosas, y en función de ellas se hará una contabilización distinta:

• Esperar su vencimiento para cobrarla.
• Descontarla en el banco para cobrarla anticipadamente.
• Llevarla al banco en gestión de cobro.

En el primero y tercer casos el emisor no cobra la letra al momento, pero tampoco tiene deuda, mientras que el descuento supone el pago de un porcentaje que se queda el banco (descuento) por adelantar el importe. El traspaso es posible porque la letra de cambio se define como un título de crédito que contiene la orden de pagar una cantidad de dinero cuando ésta venza, ya sea con el beneficiario o con otra persona designada por éste en el mismo documento. Así, la persona que ha de recibir el importe de la letra puede ordenar que el pago se efectúe a otra persona distinta, en el caso de la entidad bancaria adelantando importe, previa deducción de intereses y comisiones bancarios.

Además, si a su vencimiento el importe no es abonado, se cargará en nuestra cuenta más los gastos de devolución, sin impedimento de que la empresa luego decida intentar cobrarla judicialmente o negociar el cobro, es decir, cobrarla extrajudicialmente. A efectos contables, cuando la empresa negocia la letra, es decir, cuando los clientes acepten la letra, se registrará en la subcuenta (4310), con abono a la cuenta (430) Clientes. En caso de que la letra se envíe en gestión de cobro, ésta no se cargará en la cuenta (4310) sino en la (4312). Por su parte, el gasto que implica el descuento en el banco, es decir, que el banco se quede con un porcentaje de la letra de cambio por la operación de descuento comercial, nos obligará a registrarlo en la cuenta (665).