Manual de Protocolo Empresarial. Características, Para qué sirve y más

Para que una organización pueda cumplir con su cometido y alcanzar los objetivos previstos dentro de la misma, también debe partir del ideal de una convivencia agradable entre todos sus integrantes.

Secciones que están conectadas por el hilo común de la pertenencia a esa entidad. Este protocolo resume aquellos principios que refuerzan la inteligencia emocional y social en las relaciones laborales. Este código de conducta es uno de los elementos determinantes de la cultura de empresa como marca diferencial de la misma y es un concepto que cualquier estudiante de máster MBA debería conocer.

Para que todos los protagonistas a quienes apela este protocolo puedan ejecutarlo en la práctica del trabajo diario es indispensable que sus detalles estén descritos de forma simple, clara, adecuada y objetiva.

Este documento de conducta también hace que la plantilla de trabajo pueda darse cuenta en el presente, más allá de cuál sea la posición en el organigrama, de que cada uno tiene un compromiso en relación con la imagen de marca. Por medio de sus buenas acciones, un trabajador ejerce una excelente representación interna y externa del lugar en el que participa siendo un gran embajador.

Este manual tiene un enfoque sistémico ya que remite a la totalidad del grupo empresarial como responsable en el cumplimiento de estas normas. Uno de los propósitos principales de este documento es minimizar los conflictos en el entorno de trabajo por medio de asuntos que ya han sido clarificados de antemano.

¿Qué apartados puede contener este protocolo empresarial?

Lo esencial es no dejar nada que pueda planificarse previamente abierto al azar de los acontecimientos. Este documento tiene una funcionalidad pragmática que repercute incluso en el terreno económico:

Normas sobre cómo vestir

La organización de la empresa puede definir unas indicaciones en relación con la estética proyectada a través de la moda en el entorno directo de influencia. Por ejemplo, algunas marcas adoptan el hábito de que sus empleados vistan con un uniforme que refuerza el logotipo homogéneo de la compañía.

Todo aquel que se incorpora al equipo de esta entidad, después de un proceso de selección previo, debe adaptarse a estas normas de vestimenta al margen de cuál sea su propio fondo de armario para sus planes de ocio y tiempo libre. Los trabajadores son conscientes de cómo influye esta cuestión, por ello, el estilismo de una entrevista de trabajo difiere, generalmente, de las prendas utilizadas por cada hombre o mujer en su día a día.

Las descripciones relativas a este apartado concreto del protocolo empresarial también pueden adaptarse a las particularidades de cada época del año diferenciando entre moda de invierno y verano. Las condiciones ambientales de cada periodo también influyen en la realidad de la vestimenta elegida para trabajar con comodidad.

Horarios de la jornada

El tiempo es uno de los elementos determinantes en una organización. Cada autoridad competente también debe regular las propiedades particulares en lo relativo a la normativa prevista por la empresa para regular este punto. Por ejemplo, algunas oficinas tienen un horario específico para el periodo de verano o todos los viernes del año. También es posible concretar un calendario de entrada flexible que deja marcan al trabajador para organizar su agenda individual de manera compatible con el cumplimiento de sus compromisos diarios a nivel laboral. No debe darse por supuesto ningún dato relativo a esta cuestión.

Normas de comportamiento

La libertad es una de las características fundamentales de la antropología humana. Un código de conducta no limita en sentido negativo esta competencia sino que la refuerza en la dirección constructiva y responsable de la práctica del bien. La normativa recogida en este código establece precisiones en torno a la actitud y comportamiento de cada uno de los protagonistas de la plantilla hacia los demás. Gracias a ello, mejora la convivencia en la oficina tomando como base la ética empresarial.

Organización de eventos

Una de las prácticas habituales en el entorno de trabajo es la de programar eventos corporativos con motivo de una temática específica. Este tipo de actos es un ejemplo de la atención al detalle en el resultado final de la propuesta. Por ejemplo, una de las cuestiones de protocolo que más se cuida es la disposición de los integrantes en torno a la mesa. En ese caso, cada decisión tiene una razón de ser que la justifica.

Comumunicación empresarial

La palabra es clave no solo en la interacción interna dentro de la compañía, sino también en la gestión de imagen externa de la misma. Esta manifestación de la información puede llevarse a cabo a través de distintos filtros. La expresión escrita tendrá un protocolo particular enmarcado en las variables de un intercambio de mensajes que es distinto al que se produce en una reunión presencial. También deben precisarse las observaciones correspondientes en torno a la comunicación oral.

El ámbito relacional de una empresa trasciende a los vínculos mismos que puedan darse en el día a día del trabajo. Por ejemplo, los lazos con los clientes o las colaboraciones con otros proveedores ponen de relieve la necesidad de tener una disposición asertiva para cuidar todos los matices de esos vínculos laborales.

Una empresa que ofrece excelentes productos y servicios en su tienda no conquista al público si estos bienes no están reforzados por una excelente atención al cliente. Cuando el punto débil del personal está relacionado con la falta de un protocolo claro, es posible observar cómo esta cuestión, lejos de ser secundaria es prioritaria en la entidad.

En conclusión, todos los empresarios deberían tomarse el tiempo necesario para elaborar un manual acorde a las expectativas de la empresa. Este código de conducta simplifica el proceso en el cumplimiento de los objetivos establecidos. Este manual es recomendable en todas las empresas, pero especialmente, en esas grandes compañías que están integradas por tantas personas que el mejor modo de unificar el talento en torno a la marca es crear un hilo conductor de principios y normas que todos deben asumir desde su posición. En caso de querer encontrar cualquier respuesta relativa a este objeto de estudio, conviene leer los mensajes que forman parte del mismo porque es allí donde está la clave del tratamiento.