Definición y modelo de factura de abono

Cuando nos referimos a las facturas de abono estamos aludiendo técnicamente a las facturas rectificativas, pues aunque el término se utiliza a menudo en la práctica contable de  las operaciones comerciales, oficialmente se les denomina de este modo. Desde la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013, la denominación de facturas de abono ha sido sustituida por el término de factura rectificativa, si bien su uso en parte sigue siendo el mismo, orientado sobre todo a rectificar una factura ordinaria a consecuencia de distintos errores, como equivocaciones en el precio, descuentos o devoluciones de mercancías. Actualmente, las facturas de abono, -una factura de venta con signo negativo motivada por una devolucición de mercancías-, se engloban dentro de las denominadas facturas rectificativas, que también incluyen las facturas emitidas para subsanar posibles errores en una factura. En otras palabras, la factura rectificativa puede ser tanto de signo negativo (devolución de la mercancía) como emitirse por  errores o la falta de algún dato o detalle que no se hubiera añadido a la factura original, a la que rectifica.

¿Qué es la factura rectificativa y cuándo emitirla?

El término factura de abono, por lo tanto, queda sustituido por ley  por el de factura rectificativa, que puede definirse como una factura de obligada emisión cuando la factura ordinaria no cumpla con los requisitos legales o en caso de que se produzca algún error en la mercancía. Según el artículo 15 del vigente reglamento de facturación, la factura rectificativa debe emitirse cuando se cumplan los siguientes supuestos previstos por la normativa:

1. Si la factura original no cumple con los requisitos obligatorios (definidos en los artículos 6 y 7): en caso contrario, la factura no puede considerarse una factura rectificativa.
2. Cuando las cuotas se repercutan de forma incorrecta (art. 89 de la Ley del IVA).
3. Cuando las circunstancias dan lugar a una modificación de la base imposible (art. 80 de la Ley del IVA).
4. Requisitos para que sea válida

A la hora de emitir la factura rectificativa hemos de basarnos en la original. En realidad, no es necesario seguir un modelo de la factura de abono o factura rectificativa de forma literal, pero sí es cierto que además de incluirse la corrección pertinente, también debe contar con una determinada información mínima indispensable para su validez. Básicamente, una  factura de abono o rectificativa utilizará como modelo la factura original, pero sólo como punto de partida, pues además hemos de hacer una serie de cambios y añadidos con respecto a aquella para que resulte válida a efectos legales. Según la nueva normativa, no será obligatorio especificar que se trata de una factura rectificativa,  la causa que motiva la rectificación ni tampoco el periodo de autoliquidación en el que se realizaron las operaciones. Ello no obsta para que podamos hacerlo de forma optativa por razones meramente informativas o, por ejemplo, para facilitar las labores contables. Con carácter obligatorio, esta vez sí, deberemos hacer constar la factura a la que rectifica y además ordenarlas aparte de la serie principal de facturación. Es decir, su numeración no ha de seguir directrices de ningún tipo, siempre y cuando la serie sea diferente de la factura original.

Los riesgos de las facturas rectificativas negativas

La factura rectificativa múltiple o global, en un sólo documento, también sería válida. Simplemente procederemos rectificando varias facturas en una sola y dejando constancia de cuáles son las facturas rectificadas. Esta identificación de las facturas sustitutivas rectificadas no será necesaria en el caso de descuentos o bonificaciones por un determinado volumen de operaciones. Sin embargo, si se emite una factura rectificativa corrigiendo los datos directamente, se considerará un sustituto de la original, mientras que la emisión de la factura rectificativa no anula la original, sólo la complementa, por lo que ambas serán válidas. Y, por otra parte, a la hora de registrarla se hará de la forma habitual, como si fuese cualquier otra factura. Incluso formará parte de la liquidación del IVA a realizar en el periodo impositivo correspondiente. La emisión de facturas rectificativas negativas (conocidas como abonos) que anulan la original conllevan un riesgo a la hora de presentarlas ante la Agencia Tributaria, ya que suele rechazarlas. Aunque es posible hacerlas, será difícil justificar esa anulación, sobre todo cuando se trate de prestación de servicios.

Factura rectificativa para recuperar el IVA de impagados

Las facturas rectificativas también pueden emitirse para recuperar el IVA en facturas impagadas. Su objetivo es únicamente éste y para emitirla (verificar el plazo: inferior a un mes desde la fecha de su emisión) deberemos cumplir los mismos requisitos que determina la legislación, teniendo en cuenta, además, una serie de aspectos prácticos:

• La base imponible debe ser igual a 0.
• El IVA repercutido será igual al total del IVA a recuperar, con signo negativo.
• El total de la factura será igual al total del IVA a recuperar, también con signo negativo.

Además, haremos constar en la factura una fórmula o concepto que la identifique: "Anulación de la cuota de IVA de la factura número XXX, con fecha XXX , conforme al Artº 80 de la Ley de I.V.A. vigente." Hacienda asumirá la recuperación del IVA devengado, siempre que se cumplan los requisitos exigidos y hayan transcurrido un año desde la fecha del devengo del impuesto, excepto si se aplaza el vencimiento, en cuyo caso se computará desde las fechas de vencimiento, y el plazo se reduce a 6 meses en pymes y autónomos. Es decir, como principales requisitos, la factura impagada ha de tener una antigüedad superior a 1 año o, en el caso de las pymes, de 6 meses, y que se haya instado su cobro. En concreto, además de los plazos, el Real Decreto 828/2013, de 25 de octubre, ha modificado recientemente el régimen legal aplicable, modificando los requisitos para la recuperación del IVA de los impagados, que son los siguientes:

• • Comunicar a la Agencia Tributaria la factura rectificativa en el plazo de un mes desde su emisión.
  • Haber realizado las anotaciones contables obligatorias.
  • Haber interpuesto una reclamación judicial o un requerimiento notarial al deudor.
  • Emisión de la factura durante los tres meses siguientes a la finalización del plazo señalado de un año o de los seis meses en caso de pymes y autónomos.
  • Probar el envío de la factura al destinatario.

También hay obligatoriedad de comunicar por vía electrónica la modificación de la base imponible a la baja realizada mediante la factura rectificativa, una obligación aplicable tanto al acreedor como al deudor. A partir de 1 de enero de 2014 esta notificación y la documentación se enviarán mediante un formulario disponible en la página web de la AEAT, con un plazo de remisión de un mes desde la emisión de la factura rectificativa.  

Aprende las mejores técnicas económicas con nuestro Master en Dirección Financiera.