Cómo hacer un modelo de factura proforma

La factura pro forma, variante de una factura de compra en la que se detalle una oferta comercial, es un documento previo al que será  la factura propiamente dicha. Su objeto más común es especificar las condiciones de la venta para que el comprador pueda disponer de información sobre la mercancía que recibiría en caso de concretarse la compraventa, y suelen utilizarse sobre todo en el comercio internacional. Una vez aceptada por el comprador, la factura proforma puede servir para que confirmar los datos de la venta y también suele usarse para sustituir a la oferta comercial, una práctica habitual cuando existe una relación de confianza entre comprador y vendedor. En ocasiones, se utiliza para solicitar la apertura de un préstamo, presentándose como factura que refleja el monto del mismo, entregado a la entidad bancaria antes de la compra.

Requisitos de la factura proforma

Un modelo de factura proforma debe cumplir una serie de requisitos esenciales que, sin ser obligatorios, son usuales tanto a nivel nacional como internacional. Así, su inclusión puede considerarse de todo punto necesaria para un buen entendimiento en las relaciones comerciales. De este modo, en una factura proforma deberían incluirse los siguientes puntos para garantizar su validez:

• Fecha de emisión.
• El texto "factura proforma", idealmente en el encabezado.
• Los datos del vendedor y del potencial comprador (nombre, domicilio, identificacón fiscal, número de IVA intracomunitario, etc.).
• Una detallada descripción de los servicios o de la mercancía, el precio unitario y el total (los precios figurarán en la divisa que corresponda, incluyendo los gastos de transporte y del seguro, si le correspondieran al exportador).
• Figurarán los impuestos aplicables, en caso corresponder el IVA y/o el tipo de IRPF.

En general, la información contenida ha de ser suficiente para satisfacer los requerimentos del posible cliente. Si no se incluye esta información mínima, su fin informativo no se cumplirá, lo que la hará inservible. Como orientación general en este aspecto, a la hora de emitirla tengamos en cuenta que una factura proforma es muy similar a la factura comercial convencional. Recordemos, por último, que la factura proforma no tiene valor contable ni sirve como justificante, pues su validez se reduce a su objeto, es decir, a una especificación de condiciones de la venta. Normalmente no se numeran, aunque podrían llevar una numeración especial para poder identificarlas más fácilmente, en cuyo caso deberíamos hacerlo siempre de forma correlativa.Tampoco suelen firmarse ni sellarse. Si deseamos incluir algún descuento o condición especial con fines promocionales o de fidelización simplemente deberemos incluirlo en la factura proforma, haciéndolo constar de modo que quede reflejado en el coste total. Incluso podríamos incluir algunos datos de interés, como la forma de pago e incluso el número de cuenta en el que, en caso de confirmarse la compra, deberán ingresar el importe que figura en la misma. Finalmente, de llegar a buen puerto la negociación, la factura proforma nos servirá de modelo para emitir la factura comercial definitiva, en la que podemos incluir el número de factura proforma con la que se relaciona.

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