Cómo crear un plan de comunicación

¿Sabías que gran parte del éxito de una empresa viene determinado por la imagen que proyecta hacia el exterior y el interior? Si quieres lograr una valoración positiva de tu negocio, te recomendamos que elabores un plan de comunicación, que no solo puede servir para proyectar una imagen positiva, sino para motivar a la plantilla. Si te has decidido a trazar un plan de comunicación, te recomendamos que estés atento a lo que te contamos a continuación, ya que vamos a explicarte los pasos que debes seguir para lograrlo.

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación se define como una pauta para dar detalles de un proyecto a las partes implicadas. Un plan eficaz incluye qué tipo de información se distribuirá, a quién y con qué frecuencia se actualizará. En otras palabras, es la hoja de ruta que marca la forma en la que una organización se comunicará con su público objetivo y con los miembros que conforman la misma, y de qué forma.

Existe el plan de comunicación interno, que es el que se dirige al personal de la empresa, y cuyo fin es el de mejorar la relación que hay entre estos y la organización, así como velar por un clima laboral positivo. Por otro lado, también encontramos el plan de comunicación externo, que es el que se dirige al público objetivo o clientes potenciales, con el propósito de mejorar la imagen que tiene la marca.

Beneficios de un plan de comunicación

Gestión positiva de las relaciones públicas y la reputación

La planificación de la comunicación ayuda a aumentar la notoriedad positiva de la empresa y trabaja para impulsar tu credibilidad ante el público. Las comunicaciones estratégicas ayudan a garantizar que todos los mensajes procedentes de tu organización sean coherentes en todos los canales de comunicación, y sean recibidos adecuadamente por los diferentes públicos objetivos.

Gestión de crisis

Un plan de crisis no sólo te ayuda a gestionar la percepción pública y las expectativas de tu organización, sino que también te ayuda a ser el "ojo del huracán" y a mantener la calma bajo el (a veces intenso) escrutinio del público y los medios de comunicación.

Construir relaciones con la comunidad y responder a las partes interesadas

Comprometerse con la comunidad e incluir a las partes interesadas es importante para cualquier empresa, especialmente cuando se necesita tener el "dedo en el pulso" para tomar decisiones informadas para el éxito de la organización. Si planificas tus comunicaciones en consecuencia, abrirás un diálogo entre tú y tus grupos de interés, y crearás un verdadero sentimiento de confianza y respeto.

Pasos para crear un plan de comunicación

1.   Análisis interno y externo

Lo primero que deberás hacer es analizar externa e internamente la compañía. Para ello, puedes recurrir a estudios y datos estadísticos, herramientas que te aporten información sobre en qué situación se encuentra la compañía o sobre cómo está el mercado… Para el análisis externo puedes contratar los servicios de una empresa externa. En cuanto al análisis interno, es buena idea realizar un análisis DAFO, que tiene como objetivo saber las debilidades, las fortalezas, las amenazas y las oportunidades.

2.   Definición de metas y público objetivo

Una vez hayas analizado la empresa de manera interna y externa, podrás definir los objetivos reales. Por ejemplo, en tu lista de metas podría estar mejorar la comunicación con los clientes, conseguir una mayor credibilidad, obtener una mayor visibilidad, fomentar la interacción en las redes sociales o llegar a un público nuevo. Tras este paso, tendrás que definir a quién va a ir dirigida la comunicación, es decir, su edad, dedicación, sexo, nivel de ingresos, lugar de residencia, intereses, hobbies, etc.

3.   Creación del mensaje

Cuando hayas establecido el público objetivo, deberás pensar en el mensaje que quieres comunicar y en cómo quieres hacerlo. En este sentido, es importante que tengas en cuenta que deberás hacerlo en el tono adecuado. Así, deberás pensar tanto en el público al que te diriges como en los objetivos. En cualquier caso, siempre se recomienda que el mensaje sea claro, conciso y directo, y gramatical y ortográficamente perfecto.

4.   Fijación del presupuesto

A continuación, tendrás que fijar el presupuesto que vas a destinar a las acciones necesarias para alcanzar las metas establecidas. Eso sí, es importante que tengas en cuenta que, más allá de fijar la partida económica que vas a destinar, tendrás que pensar en los recursos humanos que necesitas. Además, deberás pensar en todas las formas que tienes para obtener estos recursos.

5.   Selección de medios y frecuencia de uso

El siguiente paso consiste en escoger los canales que van a utilizarse para desarrollar el plan de comunicación. Así, podrás optar por la radio, televisión, prensa escrita, revistas especializadas, mobiliario urbano, vallas publicitarias, cartelería, actos de relaciones públicas, webs, blogs, redes sociales, boletines… Una vez tengas claros los canales, deberás definir y poner en prácticas las acciones que necesitas para alcanzar los objetivos. Por supuesto, es importante que planifiques cuándo vas a realizar cada una de las acciones.

6.   Evaluación de resultados

Para tener una imagen completa del plan descrito es recomendable cerrar este trabajo con un análisis de seguimiento con el que establecer una vinculación entre los logros obtenidos con aquellas metas planteadas en un primer momento para examinar aciertos, diagnosticar errores y utilizar este aprendizaje como una experiencia útil en futuras campañas.

¿Por qué redactar un buen plan de comunicación?

Redactar un buen plan de comunicación será de gran utilidad para comunicarte con tu público objetivo de la forma más óptima para conseguir el éxito empresarial, así como para tener a tus trabajadores motivados. Entre las principales causas por las que es necesario dicho plan de comunicación, destacamos las que siguen:

• Aclarar las metas y objetivos de tu empresa
• Aclarar las relaciones entre audiencias, mensajes, canales, actividades y materiales
• Identificar y poner en práctica una variedad de actividades de comunicación
• Aclarar las funciones de los miembros del personal, las partes interesadas y otros en el proceso
• Desarrollar la creatividad y la sinergia entre el equipo
• Ayudar a los miembros del personal y a las partes interesadas a ponerse en "la misma página"
• Incluir las aportaciones de las partes interesadas en el proceso de comunicación
• Asegurarse de que se llega a las partes interesadas y a los grupos de interés de forma eficaz
• Permitir que todos los miembros del equipo tengan una participación en el éxito empresarial
• Medir el éxito de su plan y las áreas que necesitan ser reforzadas