Renovarse o morir: cinco beneficios que aporta la reingeniería de procesos

Por culpa de la rutina de las tareas cotidianas, muchas veces tenemos una visión menos vigilante y crítica, lo que impide la ejecución de procesos mejorados, procedimientos y tareas. En este sentido, es importante tener en cuenta que hasta las empresas bien organizadas y estructuradas se encuentran con oportunidades de mejora del desempeño a través de implementación de cambios en los procesos y/o en las actividades realizadas, que pueden suponer incrementos significativos en la rentabilidad y eficacia de la organización.  Por eso, la reingeniería de procesos nos parece clave en las empresas.

Qué es la Reingeniería de procesos

Tal y como explican en el artículo “Reingeniería de Procesos: Concepto y Metodología” de Aiteco Consultores, la reingeniería de procesos “consiste en la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez.” Hoy te contamos todas sus ventajas.

Mayor beneficio económico

En primer lugar, queremos comentar que la reingeniería de procesos ayuda a lograr un mayor beneficio económico gracias a la reducción de costes asociados al proceso y al incremento de rendimientos de éstos. De hecho, según afirman muchos expertos en el tema, aumenta la participación en el mercado y la rentabilidad, y mejora la posición frente a la competencia.

Mayor satisfacción del cliente

En muchas empresas, las tareas que realizan los empleados no tienen nada que ver con satisfacer las necesidades de los clientes, sino que se ejecutan para satisfacer exigencias internas de la propia organización. Con la reingeniería de procesos, los empleados se enfocan en las necesidades reales de los consumidores, lo que implica una mayor satisfacción. Y es que, entre otras cosas, se reduce el plazo de entrega y se mejora la calidad del producto o servicio.

Mayor satisfacción del personal

También hay que tener en cuenta que con la reingeniería de procesos se logra una mayor satisfacción del personal, ya que implica una mejor definición de procesos y tareas. Además, se rediseñan los puestos, creando empleos más incitantes y satisfactorios. Por si fuera poco, también ayuda a evolucionar la cultura corporativa de la organización. De hecho, mejora el clima organizacional debido a la mayor responsabilidad y autoridad de los empleados, y al desarrollo de su potencial.

Mayor conocimiento y control de los procesos

Otro beneficio a tener en cuenta es que gracias a la reingeniería de procesos se obtiene un mayor conocimiento y control de los procesos, que se vuelven más sencillos y más fáciles de controlar y administrar. Y no solo eso, sino que también se consigue un mejor flujo de información y materiales.

Mejora de la imagen de la empresa

Por último, queremos comentar que la reingeniería de procesos también puede provocar que la compañía tenga una mejor imagen ante el mercado. Eso sí, queremos comentar que los cambios en la reingeniería son radicales y pueden ser muy traumáticos, por lo que algunos empleados pueden tener dificultades de adaptación. Además, es importante tener en cuenta que se trata de una solución que implica un importante riesgo, y ya no solo por la inadaptación de los empleados, sino por la inversión que precisa.

Procesos de carácter fundamental

En primer lugar, queremos comentar que la reingeniería está enfocada a procesos, es decir, no a departamento o áreas, trabajos, personas o estructuras. Por tanto, antes de nada, el equipo de reingeniería, que deberá ser multidisciplinar, tendrá que conocer en profundidad los procesos existentes. De esta manera, podrá saber qué nuevas configuraciones o rediseños pueden lograr un mayor valor agregado y rendimiento. Por otra parte, es esencial que los procesos que sean seleccionados para la reingeniería sean de carácter fundamental, es decir, que permitan a la empresa lograr una ventaja competitiva en relación con los competidores.

Destrucción creativa

Una de las claves de la reingeniería de procesos es la destrucción creativa, es decir, como lo anterior no funciona, hay que destruirlo, pero siempre de una manera creativa, construyendo nuevos procesos. Aunque supone una destrucción de la empresa, debe hacerse de manera sistemática en base a los principios de la transformación organizacional. Por supuesto, hay que crear a partir de lo que los clientes desean.

De arriba hacia abajo

Por otro lado, es importante que tengas en cuenta que la reingeniería debe ser iniciada por el líder de la empresa. De hecho, los altos directivos deben concienciar a todos los trabajadores sobre la necesidad de efectuar cambios profundos en la forma de generar productos y servicios y en la manera de gestionar las actividades de apoyo. Si no se involucra a todos los miembros de la empresa, no funcionará.

Pensamiento triangular

Tal y como explica Mauricio Lefcovich en el artículo “Diez aspectos claves de la reingeniería de procesos”, una de las claves es el pensamiento triangular, es decir, el pensamiento propio de la reingeniería, que combina tres puntos: la búsqueda de un incremento absoluto, el conocimiento aplicado y la creatividad. Así, “el líder debe sumar a la organización a aquellos individuos que poseen estas cualidades o bien debe capacitar y entrenar a sus empleados y obreros, como así mismo para encarar los grandes cambios estratégicos que la organización reclama”.

Tecnologías de la Información y la Comunicación

Por último, queremos comentar que el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) es clave en la reingeniería de procesos. Tal y como explican desde Aiteco Consultores, “la automatización de subprocesos y actividades, junto a la reducción de la frecuencia de entrada de datos (la máxima sería introducir un dato una sola vez), y ofrecer la oportunidad de encontrar la información necesaria en el lugar y momento adecuados, hace de las TIC un pilar básico de la reingeniería”.

Características de esta metodología práctica

El proceso inicial es perfeccionado a partir de una estrategia que consiste en rediseñar esa propuesta original para aplicar distintas revisiones sobre esa base previa. Este camino muestra la distancia que hay entre el escenario actual con sus características presentes, y la situación potencial que se desea lograr. Entre ambos momentos, debe existir un periodo de transición que facilite esta adaptación al cambio en la forma de hacer las cosas.

El objeto de análisis tiene unas fortalezas, pero quizá no haya alcanzado su máxima eficacia como consecuencia de otras debilidades. Las nuevas decisiones también dan lugar a otras oportunidades. De este modo, un proceso no se percibe de manera lineal por cómo se muestra a día de hoy, sino también por cómo llegue a ser en el futuro. Es recomendable hacer un seguimiento de las medidas adoptadas tras la aprobación del nuevo plan.