¿Qué es y cómo hacer un WBS o Work Breakdown Structure?

Divide y vencerás. Este método ayudó a Julio César a conquistar las divididas tribus galas hace siglos. Hoy en día, sigue utilizándose en diversos ámbitos como la política, la sociología, la algoritmia y la gestión de proyectos. Solo que los gestores de proyectos no utilizan el divide y vencerás para conquistar a las personas, sino sus proyectos y el caos que conlleva. El paradigma de divide y vencerás se utiliza en una estructura de desglose del trabajo (EDT) de gestión de proyectos o WBS (Work Breakdown Structure).

¿Qué es el Work Breakdown Structure?

El Work Breakdown Structure (WBS) o la estructura de desglose del trabajo (EDT) en la gestión de proyectos es un método para completar un proyecto complejo y de múltiples pasos. Es una forma de dividir y sacar adelante grandes proyectos de forma más rápida y eficaz.

En otras palabras, el objetivo de una EDT es hacer que un proyecto grande sea más manejable. Dividirlo en trozos más pequeños significa que el trabajo puede ser realizado simultáneamente por diferentes miembros del equipo, lo que lleva a una mejor productividad del equipo y una gestión de proyectos más fácil.

¿Por qué utilizar una EDT en la gestión de proyectos?

Hay una serie de razones por las que resulta beneficioso desglosar un proyecto de gran envergadura. Entre las más destacadas, te ayuda a:

• Estimar el coste de un proyecto.
• Establecer dependencias.
• Determinar el calendario del proyecto y desarrollar un cronograma.
• Redactar una declaración de trabajo (o SOW, una de sus otras siglas).
• Asignar responsabilidades y clarificar las funciones.
• Seguir el progreso de un proyecto.
• Identificar los riesgos.

Todas estas ventajas surgen esencialmente del hecho de trabajar con trozos de un proyecto que puedes visualizar con precisión en lugar de intentar digerir e interpretar una tarea misteriosa y abrumadora de un solo golpe.

¿Cuáles son los 4 niveles de la EDT?

Dado que una EDT es una estructura jerárquica, suele constar de tres o cuatro niveles. El número de niveles de la estructura de trabajo dependerá del tamaño y la complejidad de un determinado proyecto.

Nivel 0 de la EDT

El primer nivel (superior) de la EDT es el título del proyecto y el producto final. El nivel cero es el más amplio y establece todo el alcance del proyecto.

Nivel 1 de la EDT

El segundo nivel de la EDT son las cuentas de control. Las cuentas de control son un punto de control de la gestión que agrupa los paquetes de trabajo y mide su estado. Como tal, controla áreas del alcance del proyecto. Las cuentas de control incluyen las partes principales del proyecto, las fases, los sistemas o las características que el cliente espera que entregues.

Nivel 2 de la EDT

El tercer nivel de la EDT son los paquetes de trabajo. Cada paquete de trabajo de una EDT es un entregable (un sustantivo), no una acción (un verbo). En otras palabras, un entregable no es lo que el equipo va a hacer, sino lo que el cliente u otras partes interesadas van a obtener cuando se complete el paquete (resultado). Cuando los paquetes de trabajo se unen, constituyen el nivel de cuentas de control.

Es importante tener en cuenta que los paquetes de trabajo deben ser lo suficientemente pequeños como para poder gestionarlos, coordinarlos, ejecutarlos y supervisarlos con facilidad. Al fin y al cabo, esta es la principal razón para crear una EDT en primer lugar. Y mientras esté en el nivel de los paquetes de trabajo, también puede definir el tiempo que requerirá cada entregable para su finalización (en horas) y sus costes (para calcular el coste del proyecto).

Nivel PEP 3

El último de los niveles del EDT es el de las actividades. La realización del conjunto de actividades conduce a la entrega del paquete de trabajo individual. Cada una de las subtareas, actividades y paquetes terminados debería acercarle a la victoria (proyecto completado).

Consejos para elaborar un plan de trabajo

Al hacer una estructura de desglose del trabajo, utiliza las siguientes reglas para obtener los mejores resultados:

• La regla del 100%. El trabajo representado por tu EDT debe incluir el 100% del trabajo necesario para completar el objetivo general sin incluir ningún trabajo extraño o no relacionado. Además, las tareas secundarias de cualquier nivel deben incluir todo el trabajo necesario para completar la tarea principal.
• Se excluyen mutuamente. No incluyas una subtarea dos veces ni des cuenta de cualquier cantidad de trabajo dos veces. Si lo haces, violará la regla del 100% y darás lugar a errores de cálculo al intentar determinar los recursos necesarios para completar un proyecto.
• Resultados, no acciones. Recuerda que debes centrarte en los productos y resultados, no en las acciones.
• La regla del 8/80. Hay varias formas de decidir cuándo un paquete de trabajo es lo suficientemente pequeño sin serlo demasiado. Esta regla es una de las sugerencias más comunes: un paquete de trabajo no debe requerir menos de ocho horas de esfuerzo, pero no más de 80. Otras reglas sugieren no más de diez días (lo que equivale a 80 horas si se trabaja a tiempo completo) o no más de un periodo de informe estándar.
• Tres niveles. En general, una EDT debe incluir unos tres niveles de detall Algunas ramas de la EDT estarán más subdivididas que otras, pero si la mayoría de las ramas tienen unos tres niveles, el alcance de tu proyecto y el nivel de detalle de tu EDT son más o menos correctos.
• Haz asignaciones. Cada paquete de trabajo debe asignarse a un equipo o individuo concreto. Si has hecho bien tu EDT, no habrá solapamiento de trabajos, por lo que las responsabilidades estarán claras.