Qué es el plan de contingencia de una empresa

La correcta gestión y organización de una empresa requiere de la habilidad para tomar decisiones relativas a los distintos escenarios posibles que pueden darse en el futuro. Un plan de contingencia es necesario. Desde la planificación corporativa es posible anticipar cuestiones relativas a las distintas temáticas, sin embargo, también ocurren sucesos inesperados que producen un efecto inmediato. Esta consecuencia puede darse en el ámbito de la imagen de marca o en el plano financiero, por ejemplo. Es un suceso que ocurre de manera inesperada rompiendo el guión previsible de los acontecimientos. Y ante esta adaptación al cambio, la entidad debe dar una respuesta específica.

A través del desarrollo y la estructura de un plan de contingencia, un equipo puede adelantarse a esas hipotéticas situaciones que tal vez se den en algún momento o quizá nunca se produzcan en la forma esperada, sin embargo, conviene integrar esas variables en el mapa de realidad a corto y largo plazo. Por medio de este guión, la entidad se posiciona ante la posibilidad de que esa contingencia ocurra realmente y ejecuta un programa de respuesta eficaz. Gracias a ello, es posible minimizar los daños derivados de esta circunstancia.

Gracias a esta anticipación que surge de esta correcta visualización y observación sistémica de un negocio, un empresario tiene la ocasión de incrementar la estabilidad de su idea más allá de la vulnerabilidad que supone la exposición a factores externos.

Todos los negocios, de todos los tamaños y características, necesitan contar con este soporte de ayuda pero desde la atención a lo esencial de la entidad.

¿Cómo desarrollar un plan de contingencia?

A continuación te damos ideas para describir los pasos de la hoja de ruta a seguir:

• ¿Cuál es el objetivo principal de este plan de contingencia? Es fundamental concretar cuál es la finalidad dentro del escenario en el que se plantea este guión. Esta meta marca la dirección a seguir a partir de entonces.
• Identificación de vulnerabilidades y forma de prevención. Para aumentar el conocimiento interno y externo de la empresa es recomendable enumerar una secuencia de cuáles son esos posibles riesgos que pueden materializarse en el corto plazo. Solo es posible dar realidad a un hecho al ponerle nombre. Conviene realizar esta fase de análisis e investigación con detenimiento para afianzar el empoderamiento empresarial desde la prevención.
• Convierte el límite en una opción para crecer y evolucionar. Si enumeras las posibles contingencias desde el miedo, corres el riesgo de agravar esas circunstancias a partir de una interpretación que parte del temor. Por el contrario, desde la mirada del crecimiento, es posible transformar un riesgo en una oportunidad. De hecho, la empresa es más fuerte y más solvente cuando resiste a factores adversos.
• Recursos empleados. Este plan de acción solo es realista cuando quedan perfectamente clarificados los medios necesarios para llevarlo a cabo. Estas herramientas también deben conectar con la verdad de la entidad, es decir, no pongas el punto de atención en la carencia sino en aquellos elementos que forman parte del inventario de bienes del equipo.
• Revisión. Para mejorar el resultado de este proyecto es recomendable someterlo a un proceso de corrección para identificar posibles mejoras. Esta exigencia ayuda a evitar desajustes entre la planificación misma y su aplicación en la realidad de la experiencia.

Estos cinco puntos básicos pueden ayudarte a definir el camino a seguir para solventar una crisis de marca.

Beneficios de un plan de contingencias

Las razones para realizar esta planificación también se basan en sus múltiples ventajas que enumeramos en este artículo:

• Gestión del tiempo. Siendo esta dimensión temporal especialmente determinante en la resolución de una crisis. Es entonces cuando la presión del momento puede influir de manera negativa en la toma de decisiones. Todo cambia cuando te anticipas a esa realidad. Tus decisiones están perfectamente meditadas y deliberadas siendo trasladadas al escenario al que remiten cuando así sea conveniente. En una situación de urgencia, los segundos son decisivos. Puedes ganar tiempo al influir en el futuro desde el instante actual.
• Realismo y objetividad. El éxito de un negocio no queda dibujado en la imagen previsible de una línea recta. Al igual que ocurre en la biografía de la vida de una persona, la historia de una empresa tiene puntos de inflexión con un valor determinante. Aunque quieras imaginar un futuro de alegría constante, la realidad está integrada también por cuestiones que, en algunos casos, van más allá de la voluntad del empresario y del equipo. Si algo puede pasar, aunque no sea de manera necesaria sino contingente, es fundamental apreciar esa posibilidad que es lo suficientemente visible como para tenerse en cuenta.
• Preparación efectiva. La visión de esas posibles contingencias también cambia cuando un suceso te pilla desprevenido, o cuando te sientes perfectamente preparado para responder con coherencia ante los hechos. Gracias a ello, en lugar de preocuparte por algo que no ha pasado todavía, te ocupas de eso ejercitando la sabiduría propia de los negocios y la inteligencia emocional.
• Influir sobre la realidad. Incluso cuando crees que no puedes hacer nada para modificar lo ocurrido, tienes responsabilidad sobre aquello que está pasando. Gestionar un asunto es vital para mantener el protagonismo de la empresa sobre su realidad. En caso contrario, la entidad se siente desbordada por los acontecimientos externos.
• Virtud de la prudencia. No documentar los pasos de un plan de contingencia puede ser una manifestación de imprudencia por la falta de visión ante el riesgo y sus consecuencias. La dimensión de aquello que puede pasar es más visible a partir de la enumeración de los efectos secundarios derivados de la causa.

Por tanto, en este nuevo ciclo de año, puedes ocuparte de la elaboración de esta planificación atendiendo a preguntas esenciales sobre la causa (por qué), la finalidad (para qué) y cómo (recursos a utilizar). Tan vital como un plan de negocio o de marketing, es contar con la secuencia de pasos para solucionar una contingencia corporativa con decisión y autoconfianza ante los hechos.