Lean Change Management, cómo gestionar el cambio

A algunas personas les gusta pensar que el cambio es lineal. En este contexto, la idea de planificar, ejecutar y completar un proyecto provoca una sensación ilusoria de que lo tenemos todo bajo control. Sin embargo, sabemos que en la práctica el cambio es sinónimo de incertidumbre. Por ello, la gestión ajustada del cambio (LCM) puede ser una buena estrategia para dar cabida al cambio, mediante un enfoque seguro, eficaz e innovador.

¿Qué es el Lean Change Management?

Lean Change Management es un modelo de gestión ágil del cambio desarrollado por Jason Little. El enfoque propone gestionar el cambio de forma ágil, con herramientas, ideas modernas y habilidades procedentes de múltiples áreas de actividad. Para el autor, la vida es un gran experimento y el feedback es un aliado importante para impulsar los avances organizativos.

Ciclo del Lean Change Management

Perspectivas

Todo proceso de cambio empieza por determinar la situación de partida actual del sistema. Lo que buscamos en esta fase es comprender lo que realmente ocurre dentro de la organización, con el objetivo de tratar de identificar problemas o deficiencias y obtener la mayor retroalimentación posible. Para ello, podemos utilizar diferentes técnicas como reuniones informales, entrevistas, encuestas, retrospectivas, etc. Podemos aprovechar cualquier herramienta que queramos para obtener este feedback.

Opciones

A partir de las percepciones obtenidas en el paso anterior, podemos identificar las opciones que podrían aplicarse. En esta fase es importante evaluar el equilibrio entre coste y valor, para determinar la viabilidad de las distintas opciones identificadas.

Experimentos

En este punto se diseñan los experimentos o cambios mínimos viables (MVC). Un MVC toma su nombre del concepto de Lean Startup MVP (producto mínimo viable). En este caso, un MVC es el cambio más pequeño y menos intrusivo que necesitamos introducir para probar nuestras hipótesis. Este enfoque, basado en probar o demostrar hipótesis, también es característico del modelo Lean Startup, en el que nada se da por sentado. Por el contrario, todo lo que sabemos se basa en hipótesis probadas o conocimientos procesables. Si lo pensamos detenidamente, esta forma de operar no es más que implementar el método científico.

Una vez que hemos diseñado nuestros MVC, pasamos a la fase de implementación del cambio, que se divide en tres etapas bien diferenciadas: preparar, introducir y revisar.

Preparar

En la etapa preparar, se diseña el experimento y se utilizan diferentes herramientas visuales que ayudarán a comunicarlo. Estas herramientas pueden ser un tablero Kanban para gestionar las actividades o un lienzo de cambios.

Introducir

Este es el momento en el que se trabaja en el cambio. Las reuniones suelen celebrarse delante de un Tablero Kanban al estilo Scrum. Ten en cuenta que durante estas reuniones pueden surgir nuevos insights que alimenten el modelo y hagan necesario pivotar el cambio, es decir, cambiar de dirección.

Revisión

A medida que se implementa el cambio, necesitamos revisar cómo se está comportando para validar las hipótesis del experimento. Es importante tener en cuenta las medidas asociadas al experimento y el momento en que se diseñó la aplicación del cambio. Es durante esta etapa cuando revisamos si nuestro cambio ha tenido éxito o no.

En pocas palabras, éste es el ciclo básico presentado por Lean Change Management para la aplicación de cambios.

Beneficios Lean Change Management

La necesidad de mejores resultados en una organización puede requerir cambios en los sistemas de gestión. El modelo lean reduce el desperdicio y aumenta la eficiencia. Algunos de los principios lean pueden incluir;

• Mantenimiento continuo: los riesgos se evalúan temprano y los problemas se identifican con suficiente anticipación.
• Justo a tiempo: el trabajo se divide en etapas para garantizar que cada tarea se lleve a cabo en el momento adecuado con eficiencia.
• El trabajo de producción de lotes pequeños se divide en etapas para reducir los tiempos de entrega entre trabajos.
• Calidad en la fuente: esto asegura que una etapa se complete por completo antes de pasar a la siguiente
• Mejora continua: los trabajos y las tareas se mejoran continuamente.
• Todas las partes interesadas tratadas como socios: todas las partes involucradas en la empresa reciben el mismo trato en la implementación para garantizar la excelencia.
• Empoderamiento y crecimiento de los empleados: implica la división del trabajo entre todos los miembros del equipo para crear una fuerza laboral más dinámica. Este enfoque esbelto presenta etapas que pueden incluir:
  • Inicio del programa que involucra la selección de líderes de cambio.
  • Definición de Estrategia; los principios que guían la implementación del cambio.
  • Planificación; esto implica la organización detallada de todo el proceso y el establecimiento de los jugadores del equipo central.
  • Preparación del despliegue; distribución de tareas y seguimiento del rendimiento y la producción.
  • Implementación: este es el proceso final de ejecución de la transición.

La aplicación de principios Lean ayuda a identificar los cambios más esenciales. Esto incluirá las decisiones más cruciales que deben tomarse y las bases de gestión más importantes que deben desarrollarse. La ventaja más directa de utilizar este modelo es la reducción de la carga de trabajo en ejecución.

Gestión del cambio Lean vs. Gestión del cambio tradicional

Pero, después de todo, ¿cuáles son las principales diferencias entre la Gestión del Cambio Lean y la Gestión del Cambio Tradicional? Sabemos que nuestro cerebro no gestiona muy bien la incertidumbre, ya que el ser humano prefiere saber de antemano dónde está y hacia dónde va, y esto ocurre en todos los aspectos de nuestra vida. Por lo tanto, podemos decir que la principal diferencia entre ambos enfoques es precisamente el hecho de que uno de ellos busca la certidumbre, mientras que el otro prioriza la experimentación y el aprendizaje rápido.

En la gestión tradicional, lo habitual es iniciar un proyecto, convencer a los interesados de que acepten el cambio y, a continuación, empezar a ejecutar el plan. En este modelo, el calendario de trabajo es largo y el consultor es considerado el "Señor Sabelotodo". En la Gestión del Cambio Lean, el proceso de alineación es continuo, ya que nadie estará alineado con el cambio al mismo tiempo y con la misma intensidad. En este modelo, se entiende que los cambios son complejos y, por lo tanto, es importante dejar espacio para el aprendizaje. Además, el trabajo se desarrolla en ciclos cortos, lo que permite evolucionar poco a poco.