Metodología Kanban, qué es y cómo aplicarla

¿Qué es el método Kanban?

El método Kanban se contextualiza dentro del ámbito de las metodologías ágiles que potencian la flexibilidad empresarial. Ofrece un proceso de mejora continua en la gestión de los proyectos. Proporciona recursos prácticos para trabajar en equipo, incrementando la organización y la optimización del tiempo. Para ello, propone tarjetas visuales que, situadas sobre la superficie de un tablero, permiten identificar las distintas etapas de un proyecto analizado de principio a fin. La información no solo muestra las acciones que deben llevarse a cabo para alcanzar las metas previstas, sino el estado en el que se encuentran. De este modo, los participantes pueden analizar los logros y, también, las gestiones pendientes de realizar.

Representación visual del proyecto

El contenido del tablero es un marco de referencia para todos, describe un plano de la situación actual. Un mapa que enumera las tareas que deben hacerse, aquellas que están en proceso y, finalmente, las acciones completadas. Como puedes imaginar, un objetivo cumplido ha pasado, previamente, por las distintas frases del tablero. Esta es una herramienta de apoyo que permite clarificar la comunicación y resolver cualquier duda de forma sencilla. El método indicado es útil para reducir el número de reuniones de trabajo y obtener mejores resultados en cada encuentro. Las diferentes secciones aportan una visión completa del proyecto y de las partes que lo componen. Los colaboradores tienen la posibilidad de visualizar cuál será la rutina de las próximas semanas. Las tarjetas mejoran la planificación a corto, medio y largo plazo.

El método elegido incrementa la fluidez en los ciclos de trabajo en los que interviene un equipo integrado por varios perfiles. Cada uno está informado de los detalles más relevantes del plan previsto. Y, por otra parte, es posible asignar responsabilidades concretas a cada colaborador. Se realiza un registro y un seguimiento de la información que minimiza el riesgo de errores de interpretación. La representación visual de la elaboración de un proyecto ofrece un punto de apoyo para diferenciar lo esencial de lo secundario. El tablero solo debe contener aquellos datos que sean realmente significativos. Deben atenderse antes los objetivos que, desde el punto de vista temporal, son más urgentes.

Cómo aplicar la metodología Kanban

Actualmente, la metodología Kanban se aplica en empresas de diferentes sectores por los beneficios que proporciona. Selecciona tarjetas de varios colores para identificar más fácilmente el mensaje. Estructura la información en tres columnas principales para enmarcar las tareas en función del momento en el que se contextualizan. ¿Cuáles son los pasos pendientes de realizar? ¿Qué cuestiones están en proceso? ¿Y qué gestiones han sido terminadas? Los estados mencionados se encuentran directamente vinculados con el tiempo y su evolución. Adapta la esencia del método a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, quizá necesites añadir más secciones para plasmar todo el contenido con mayor claridad.

¿Qué ventajas ofrece esta experiencia de trabajo en el día a día?

La información visual es clave para implementar mejoras, realizar modificaciones, poner en perspectiva el camino recorrido y mantener el foco en lo importante.