Conoce las funciones de un asistente de dirección

Cada perfil profesional desempeña unas tareas propias de su puesto de empleo y, por ello, también debe reunir unas competencias que son tenidas en cuenta en el proceso de selección. ¿Cuáles son las características de quien ocupa el cargo de asistente de dirección? Esta figura trabaja en colaboración constante con el director de la organización. Podría ser una de las salidas profesionales tras estudiar un MBA.

Es allí donde se ubica esta actividad dentro del organigrama corporativo. Se relaciona con el equipo directivo. Es testigo de asuntos importantes y de otros cotidianos. Dos cualidades necesarias en este especialista son la prudencia y la discreción del respeto a la confidencialidad. En nuestro máster MBA online conocerás todo lo que necesitas saber sobre ello.

Labores del asistente de dirección

Para conocer más en profundidad cómo es un día de trabajo en la agenda de un asistente de dirección enumeramos cuáles son los detalles que describen la importancia de su implicación:

• Se encarga de llevar a cabo gestiones y procesos administrativos que pueden ser relativos a los diferentes departamentos. Quien trabaja en este campo debe ser una persona organizada, planificada y resolutiva para alcanzar las metas previstas. De este modo, da una rápida respuesta a las necesidades que surgen en la entidad en relación con el papeleo.
• Archivo de documentos. Una empresa reúne tanta información a lo largo del tiempo que el orden en la clasificación de cada tipo de dato es determinante para su localización posterior. Las tareas de archivo han evolucionado con las prestaciones de las nuevas tecnologías. Actualmente, este fin incrementa su eficacia con la digitalización que aporta inmediatez, ahorra espacio de almacenaje en la oficina, incrementa la sostenibilidad ambiental al minimizar el gasto de papel y garantiza el acceso a la fuente en un solo clic.
• Planificación de la agenda de la dirección. Las reuniones, los compromisos, las citas, la escritura de informes y demás asuntos que componen el puzle de la semana deben concretarse en plazos realistas en el espacio-temporal de lunes a viernes. El asistente de dirección acompaña al director en esta labor a través de esta estructuración de los días de trabajo. Por ejemplo, puede recordarle que el próximo viernes tiene una reunión importante con un posible colaborador.

Aunque la anticipación es deseable, sin embargo, la realidad del mundo de los negocios es que no siempre es posible cumplir al pie de la letra el guión previsto para esa mañana o esa tarde. Surgen imprevistos de última hora, situaciones que rompen con el esquema previo. El asistente de dirección está acostumbrado a gestionar este tipo de circunstancia de forma proactiva al dar una respuesta inmediata a ese inconveniente encontrando un plan B. Tiene un pensamiento flexible y se adapta al cambio con asertividad.

• Organización de reuniones de trabajo. Puede encargarse de comunicar información referente al tema de la convocatoria, el horario de inicio y de cierre, así como de gestionar los requisitos necesarios para concretar este encuentro. Al encargarse de este asunto, asume esta responsabilidad y gracias a ello, el director puede centrarse en otros objetivos inmediatos de su rol.
• Planificación de los eventos corporativos. Cada vez es más frecuente que las empresas organicen este tipo de actos. La persona se implica como protagonista en el plan de acción previsto para que esa cita sea un éxito y cumpla las expectativas por las que se convocó. En definitiva, este profesional también tiene la motivación de ser relaciones públicas porque su marca personal también refuerza el branding del logotipo.
• Atención telefónica. Aunque cada vez existen más medios de diálogo que facilitan el intercambio de mensajes con el interlocutor, el teléfono sigue siendo una vía de interacción valiosa en la organización. El asistente de dirección se ocupa de atender el teléfono siendo, en este caso, una persona que representa a la compañía. En conclusión, su labor es determinante para cuidar la atención al cliente.
• Conocimiento de varios idiomas. Las habilidades de comunicación forman parte del trabajo diario de quien tiene este puesto. En la mayoría de los negocios, es indispensable que el asistente conozca distintas lenguas. En especial, debe tener un buen nivel de inglés hablado y escrito. Esta competencia lingüística estará directamente relacionada con el nivel de internacionalización de la entidad y con sus acuerdos comerciales.
• Competencias tecnológicas. Tiene un conocimiento avanzado de los programas informáticos y de las herramientas online que son indispensables en su labor diaria.
• Labores de recepción. Por ejemplo, cuando alguien llega a la oficina para visitar al director, se encarga de atenderle y recibirle. Ocurre lo mismo en la despedida.

Características deseables para ser asistente de dirección

¿Cuáles son las propiedades deseables en alguien que desempeña esta labor? Estos son los 4 puntos más importantes a tener en cuenta para un perfil de este puesto:

• Puntualidad. Tanto para llegar a su puesto cada día, como para entregar los proyectos en los plazos exactos, sin generar retrasos que producen consecuencias en cadena.
• Inteligencia emocional. En un momento en el que las máquinas y las nuevas tecnologías ponen en valor la automatización, existe una característica que no poseen estos medios técnicos: las emociones. El asistente de dirección es alguien que tiene un buen nivel de empatía, habilidades sociales, optimismo, asertividad y capacidad de negociación. En definitiva, imprime su propio sello personal, su identidad, a la labor realizada.
• Trabajo en equipo. No solo se trata de aplicar este enfoque a la responsabilidad asumida sino de disfrutar realmente de esta colaboración por el logro de fines comunes. De lo contrario, es imposible transmitir credibilidad ante los demás.
• Autonomía. Es capaz de tomar decisiones eficaces sin contar en todo momento con la opinión de su superior que delega en él funciones para las que está preparado. Es alguien con un pensamiento crítico para discernir en el contexto cuál es el paso más acertado.

Por tanto, uno de los puestos de empleo más demandados en las organizaciones es el de asistente de dirección. Una figura de confianza del máximo responsable que tiene la oportunidad de confiar indicaciones específicas en este subordinado. Esta coordinación constante mejora los resultados. Este es uno de esos empleos en los que no existe una rutina literal ya que cada día es diferente al anterior.