Aprende a redactar con criterio una carta comercial

Aprende a redactar con criterio una carta comercial
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La carta comercial de pedido sigue siendo uno de los medios más efectivos para la comunicación entre empresas o particulares con fines comerciales. En ella, una de las dos partes realiza la solicitud de un servicio o producto a fin de conseguirlo en un corto período de tiempo. Al igual que otros tipos de carta comercial (actas, memorándum, circular, informe, etc.), la carta comercial de pedido se diferencia del resto de cartas por hacer uso de un tono más formal, oficial o confidencial que vaya en concordancia con la negociación.

Sin embargo, también posee una serie de características que la diferencian del resto de cartas comerciales. La principal y más importante, radica en el énfasis que pone sobre la formulación de la solicitud y los términos de la misma. ¿Cómo redactar una carta comercial de pedido de manera eficaz? ¿Qué elementos se deben tener en cuenta antes de su escritura? ¿Cuáles son sus partes?

 

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Qué es la carta comercial y ejemplo sencillo

El concepto de carta comercial engloba muy distintos tipos de misivas en función de su objetivo. Básicamente, se trata de una comunicación documental que pueden estar dirigidas a clientes, proveedores o diferentes entidades con los que la empresa establezca o quiera tratar temas comerciales o establecer una relación de compra-venta. Pese a sus diversos contenidos, por lo general se utilizan para ponerse en contacto con el destinatario con el fin de tratar algún aspecto de índole comercial.

Así, en caso de que se traten temas fuera de estas coordenadas, no sería una carta comercial, si bien caben un sinfín de casos dentro de la temática relacionada con el aludido intercambio de productos o servicios. El contenido de la carta comercial, por lo tanto, versará sobre compromisos comerciales, la realización de pedidos, la obtención de un crédito u otras solicitudes, demandas de pagos, ofrecimiento de productos o cualquier otro fin promocional. Es decir, su contenido variará en función de su motivo, por ejemplo desde la solicitud de un listado o catálogo de unas determinadas mercancías, un crédito, una invitación para acudir a una inauguración o recepción o, pongamos por caso, una solicitud de reunión para tratar temas relacionados con la empresa en un sentido amplio.

Su redacción no debería suponer ninguna dificultad, pues su estructura es similar a la de una carta estándar. Además, se puede personalizar, ya que se dirige a un destinatario concreto, bien sean los representantes de una empresa, del departamento de la misma, un cliente o varios de ellos.

Como en cualquier otra carta, deberán figurar aspectos básicos, como los siguientes: el asunto y motivo de la carta, a quién va dirigido, su cargo si lo tuviera, la fecha, la firma por la persona responsable, así como incluir el membrete de la empresa, nombre, dirección y datos de contacto.

(Nombre de la empresa, fecha, datos de contacto y logo o membrete)

A la atención de: (Nombre y, en su caso, también el cargo)

Asunto: (tipo de evento o motivo de la misiva)

Estimado cliente: (o nombre y cargo del destinatario)

Por medio de la presente nos complace invitarlo a la presentación de (tipo de evento, día, mes, hora y lugar de celebración). Asímismo le animamos a que acuda acompañado de amigos o de sus familiares más próximos.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente,

(Nombre, cargo y firma)

Antes de redactar la carta: aspectos básicos

La carta comercial de pedido tiene su origen en el interés de una de las partes por el producto o servicio que ofrece la otra. De ahí que, antes de su escritura, la parte que emite el documento deba tener claros tres aspectos básicos:

  • El producto: es la esencia del documento. Generalmente, a esta altura del proceso el emisor de la carta ya sabe las características del producto y procede a la formulación del pedido de manera directa.
  • La empresa: corresponde al proveedor o vendedor al que se dirige la comunicación. Si se conoce el nombre del responsable del área que atenderá la solicitud (algo que generalmente sucede tras las primeras tomas de contacto), el documento producirá cercanía y confianza.
  • La forma de envío: se refiere al medio de transporte que se emplea para el traslado del producto a manos del solicitante.

Las claves para su redacción

La sencillez y concreción son aspectos clave para que una carta comercial sea efectiva. Pero, además de su mayor o menor eficacia comunicativa, contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda en las actividades comerciales, por lo que es importante una redacción correcta para no acabar provocando un efecto negativo en relación a cualquiera de los aspectos mencionados. La redacción de las cartas comerciales puede ser tan creativa como deseemos, pero siempre de lo razonable y sin dejar que la improvisación acabe arruinando el resultado. Para evitarlo, pueden sernos de utilidad los siguientes recomendaciones:

  • Concreción: la carta debe responder a un objetivo claro que se resaltará con negritas y figurará de forma expresa en el asunto: una invitación, la solicitud de un crédito, la presentación de una persona, etc.
  • Documentación: puede ser necesario buscar datos para tratar adecuadamente determinados temas que desconozcamos, así como para adaptarse al destinatario en la medida de lo posible.
  • Borradores: al principio puede ayudarnos hacer un borrador con las ideas que queramos incluir y, una vez adquiramos soltura, con el tiempo éste acabará siendo innecesario.

Una vez redactada, corregida y revisada, la carta debe elegir la tipografía adecuada, optando por un tipo de letra legible (arial, verdana, etc.) y mejorarse con las correspondientes sangrías, negritas y subrayados (de forma comedida, sin sobrecargar), cuidando cada detalle para resultar fácilmente legible y trasladar una imagen de la empresa positiva.

Descubre los diferentes tipos de carta comercial

La carta comercial es un documento empleado para la comunicación con fines empresariales. Esta comunicación puede darse de dos maneras: por un lado, entre dos compañías o grupos económicos; por otro, o entre una empresa y un particular. La diferencia entre las cartas empresariales y las cartas personales es que las primeras están elaboradas con un esquema definido y un tono más objetivo, estableciendo de esta manera el papel de los dos interlocutores. De ahí que, en la mayoría de los casos, su contenido sea oficial o confidencial.

Cartas comerciales según acuerdo de objetivos

Las cartas comerciales varían de acuerdo a los objetivos planteados por el interlocutor, el tipo de destinatario del mensaje, la solicitud que se realice e, incluso, el contexto en el que se realiza. Entre las más comunes encontramos:

  • Compraventa: hace manifiesta una operación de venta o compra.
  • Reclamación: eleva una queja o un reclamo.
  • Oferta: hace explícita una promoción de un bien o servicio concreto.
  • Solicitud de información: requiere ciertos datos relacionados con la actividad comercial.
  • Publicidad: hace pública una promoción.
  • Notificación: pone en conocimiento una decisión o medida adoptada.

Tipos de cartas comerciales:

Uno de los tipos de carta comercial más usados por las empresas es el de compraventa. Las más comunes son las que redactan las dos partes involucradas en la operación; es decir, el que solicita (cliente) y el que vende (empresa). Sin embargo, la compraventa de un producto o un servicio específico generalmente incluye otro tipo de comunicaciones escritas que van marcando las distintas fases del proceso. Esto se realiza sobre todo en solicitudes de materiales en grandes cantidades o en aquellas que se realizan bajo un marco legal más complejo, como por ejemplo las operaciones internacionales. Algunas de estas comunicaciones son:

  • Carta de presupuesto: aquella en la que la empresa da respuesta a la persona o compañía que ha realizado una consulta previa en relación con un producto, servicio o promoción. Por lo general, está compuesta por un texto corto, de uno o dos párrafos, en el que se detallan las características del producto y las formas de pago. Es importante, además, que se genere interés en el cliente. Esto último se logra haciéndole saber que la empresa estará dispuesta a facilitar el proceso de compra en todo momento. Al final, es recomendable incluir una despedida cordial.
  • Carta de pedido: este tipo de documento se emplea cuando el objetivo es solicitar el envío de un producto o mercancía. En este caso, el texto debe adquirir un tono descriptivo para hablar de las características del artículo, tales como color, cantidad, número de catálogo, tamaño y precio. Además, es importante incluir las formas de pago y los plazos para el mismo.
  • Carta de envío: se trata básicamente de una nota corta, de no más de dos párrafos, en la que la compañía notifica a su cliente el envío de la mercancía solicitada y detalla las condiciones en que ha sido realizado. A menos que el producto requiera cuidados específicos o que la entrega se realice en situaciones excepcionales, el texto debe evitar detalles innecesarios.
  • Carta de recepción: aquella en la que el cliente confirma la recepción de la mercancía que había solicitado a la compañía. En caso de que el producto llegue a manos del cliente en malas condiciones o haya sufrido desperfectos durante el envío, el cliente deberá registrar los incidentes en una carta de reclamación, la cual enviará acto seguido al proveedor.
  • Carta de reclamo: son las que presentan quejas formales por alguna situación o motivo. Su texto debe demostrar claridad en la exposición y jerarquía en los detalles. La parte afectada debe tener en cuenta que este tipo de documentos debe basarse en una situación de justicia y ética comercial y no, por el contrario, en razones personales ajenas a la operación. Si es posible, se recomienda adjuntar facturas, recibos y testimonios que refuercen la queja.

La comunicación, tanto oral como escrita, es vital para una empresa. Necesitas mantenerte informado, e informar a los demás, sobre determinados temas relativos a tu negocio para su correcto funcionamiento. Para mantener este tipo de comunicaciones se pueden utilizar diferentes instrumentos, como las redes sociales o el correo electrónico o el correo ordinario, imprescindible en ciertas circunstancias, como reclamaciones. Independientemente de la forma de envío de la carta comercial, nadie puede dudar de su importancia. Saber redactar correctamente este tipo de documentos beneficiará a la imagen de tu empresa. Es necesario que potencies tus habilidades y destrezas comunicativas y adquieras conocimientos diversos sobre estrategias de comunicación y negociación, entre otros, para alcanzar el éxito profesional.

Estructura de una carta comercial

Toda carta comercial, independientemente de su fin, debe respetar una estructura lógica y contener una serie de elementos imprescindibles.

  • Encabezamiento: se compone de una serie de elementos que presentan tanto a la entidad que emite la carta como a la persona a la que se dirige.
  • Membrete: incluye el logotipo de tu empresa con los datos de ésta.
  • Fecha y lugar: no te olvides de señalar el lugar y la fecha completa de emisión, el día, mes y año. Por norma general se coloca a la derecha del papel. Recuerda que los meses se escriben en minúscula.
  • Saludo: personaliza tu carta lo máximo posible. Escribe el nombre de la persona a la que te diriges siempre que lo conozcas. Puedes utilizar expresiones como “Estimado/a …”.
  • Cuerpo del mensaje: aquí debes exponer el motivo de tu carta de manera clara y ordenada.
  • Introducción: comienza con una breve presentación de tu empresa para poner en situación al lector, salvo que se trate de una respuesta a otra carta o de una carta de cobro.
  • Exposición: después expón el propósito de tu comunicación de manera clara y concisa, con los argumentos necesarios.
  • Conclusión: finaliza tu exposición con una breve conclusión o resumen de los motivos y la solicitud pertinente.
  • Cierre de la carta.
  • Despedida: concluye tu escrito con una frase de despedida. Ésta puede variar en función del motivo o destinatario. Las frases más utilizadas son “Atentamente” o “Saludos cordiales”.
  • Firma: en toda carta debe aparecer tu nombre y puesto junto a tu firma.
  • Anexos: si tu carta va acompañada de algún anexo debes hacer referencia a él, aunque esté señalado en el cuerpo de la misma. Es una buena estrategia de información, para recordarles que los documentos que acompañan a tu carta son importantes.

 

 

Consejos para redactar una carta comercial

La carta comercial tiene un esquema y lenguaje propios. Al margen de su contenido, y de cómo éste influye en su estructura, se emplean una serie de formalidades que varían para adaptarse a la idiosincrasia de la empresa, pero en realidad lo hacen de forma mínima. Saber redactar correctamente este tipo de documentos, por lo tanto, requiere de un pequeño aprendizaje, práctica y aplicar unos cuantos consejos prácticos como los que incluimos en este post.

Su tono formal y cortés, su brevedad  y profesionalidad, la información que contiene tanto del remitente como del destinatario, la inclusión del membrete, de la fecha completa, la obligada frase de despedida, la firma... y, en suma, todo ese conjunto de datos comunes se consideran requisitos imprescindibles prácticamente en todos los casos. No en vano, hacerlo funciona. Incluirlos dentro de un esquema también determinado es un modo eficaz de aplicar una fórmula que busca establecer una comunicación directa y clara, que finalmente permite transmitir aquello que deseemos hacer saber a clientes, proveedores, socios, entidades o cualquier otro destinatario. Que ese formato establecido de forma estándar sea común a todas ellas significa, por un lado, que para llegar a escribirlas nosotros simplemente hemos de seguir una serie de pasos y adquirir un poco de práctica, sin más complicaciones.

En efecto, escribir una carta comercial exige respetar una estructura determinada (encabezamiento, cuerpo del mensaje y cierre de la carta) y contener una serie de elementos que puedes adaptar a cualquier tipo de contenido.

  1. Adapta el modelo a las necesidades de tu empresa y dispón de una plantilla propia o, aún mejor, de varias de ellas para distintos tipos de comunicación o destinatario, pues el contenido varía de forma significativa en función de su motivo. No sólo ahorrarás tiempo al redactarlas, sino que además conseguirás a la par uniformidad y personalización. Antes de lo que imaginas te será fácil escribirlas sin necesidad de ellas.
  2. Sé claro y considerado: La eficacia comunicativa sólo se logra con claridad se consigue de muchas maneras, no descuides ninguna, desde las más obvias, como el empleo de un lenguaje claro (huir de tecnicismos y clichés), frases cortas y división en párrafos, hasta en brevedad, sin por ello tener que renunciar a incluir la información que consideres necesaria, lenguaje, las sangrías, el interlineado. Sobre todo, intenta ser breve, sencillo y claro.
  3. Utiliza un tono formal y cortés: La cortesía comunicativa no sólo está en el tono amable, sino en cuidar todos estos detalles formales para que el destinatario no pierda el tiempo leyéndola. En todo caso, utiliza siempre un tono cortés y respetuoso. Evita el estilo demasiado directo, la agresividad y también el exceso de confianza, busca el acuerdo, destaca los puntos que se tienen en común, muestra interés por el receptor y ante un conflicto da razones y demuestra optimismo. De otro modo, podemos perjudicar la imagen de la empresa, o todo lo contrario, demostrar habilidad comunicativa es clave para el éxito de los negocios.
  4. No descuides la documentación: En algunas ocasiones será necesario hacer un borrador previo y recabar la documentación necesaria para que la carta pueda incluir datos rigurosos u otra información.  A su vez, intenta adaptar su contenido y tono al perfil del destinatario, lo que también puede exigirte recabar datos, en especial cuando hay diferencias culturales.
  5. Aprende a ser sutil: Mostrar interés por el destinatario no significa tener exceso de confianza. Bastará con la utilización de adverbios, como "realmente", o completamente, pongamos por caso, ofreciendo beneficios (bonos o descuentos) o demostrando consideración al acordar una cita en un lugar que le venga bien. Aprendamos también estrategias comunicativas para que las relaciones comerciales fluyan mejor, como evitar el desacuerdo buscando el acuerdo o, pongamos por caso, dejando libertad de acción al receptor reflejando en la misiva que entenderíamos que este no pueda satisfacer nuestra petición.

Recuerda que la carta comercial es parte de la imagen de tu empresa, por lo que debes cuidar su apariencia, estructura y contenido.