Aprende a redactar con criterio una carta comercial

Aprende a redactar con criterio una carta comercial
Índice

Qué es la carta comercial y ejemplo sencillo

El concepto de carta comercial engloba muy distintos tipos de misivas en función de su objetivo. Básicamente, se trata de una comunicación documental que pueden estar dirigidas a clientes, prooveedores o diferentes entidades con los que la empresa establezca o quiera tratar temas comerciales o establecer una relación de compra-venta. Pese a sus diversos contenidos, por lo general se utilizan para ponerse en contacto con el destinatario con el fin de tratar algún aspecto de índole comercial.

Así, en caso de que se traten temas fuera de estas coordenadas, no sería una carta comercial, si bien caben un sinfín de casos dentro de la temática relacionada con el aludido intercambio de productos o servicios. El contenido de la carta comercial, por lo tanto, versará sobre compromisos comerciales, la realización de pedidos, la obtención de un crédito u otras solicitudes, demandas de pagos, ofrecimiento de productos o cualquier otro fin promocional. Es decir, su contenido variará en función de su motivo, por ejemplo desde la solicitud de un listado o catálogo de unas determinadas mercancías, un crédito, una invitación para acudir a una inauguración o recepción o, pongamos por caso, una solicitud de reunión para tratar temas relacionados con la empresa en un sentido amplio.

 

Máster en Dirección de Marketing y Ventas
Adquiere una formación integral en marketing y potencia tus habilidades directivas

 

Su redacción no debería suponer ninguna dificultad, pues su estructura es similar a la de una carta estándar. Además, se puede personalizar, ya que se dirige a un destinatario concreto, bien sean los representantes de una empresa, de del departamento de la misma, un cliente o varios de ellos.

Como en cualquier otra carta, deberán figurar aspectos básicos, como los siguientes: el asunto y motivo de la carta, a quien va dirigido, su cargo si lo tuviera, la fecha, la firma por la persona responsable, así como incluir el membrete de la empresa, nombre, dirección y datos de contacto.

Las claves para su redacción

La sencillez y concreción son aspectos clave para que una carta comercial sea efectiva. Pero, además de su mayor o menor eficacia comunicativa, contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda en las actividades comerciales, por lo que es importante una redacción correcta para no acabar provocando un efecto negativo en relación a cualquiera de los aspectos mencionados. La redacción de las cartas comerciales puede ser tan creativa como deseemos, pero siempre de lo razonable y sin dejar que la improvisación acabe arruinando el resultado. Para evitarlo, pueden sernos de utilidad los siguientes recomendaciones:

  • Concreción: la carta debe responder a un objetivo claro que se resaltará con negritas y figurará de forma expresa en el Asunto: una invitación, la solicitud de un crédito, la presentación de una persona, etc.
  • Documentación: puede ser necesario buscar datos para tratar adecuadamente determinados temas que desconozcamos, así como para adaptarse al destinatario en la medida de lo posible.
  • Borradores: al principio puede ayudarnos hacer un borrador con las ideas que queramos incluir y, una vez adquiramos soltura, con el tiempo éste acabará siendo innecesario.

Una vez tengamos claro su contenido será fácil redactarla siguiendo una estructura simple y lógica, similar a la de este sencillo ejemplo de carta comercial, en esta ocasión orientada a la invitación a una presentación de productos:

(Nombre de la empresa, fecha, datos de contacto y logo o membrete)

A la atención de:(Nombre y, en su caso, también el cargo)

Asunto: (tipo de evento o motivo de la misiva)

Estimado cliente: (o nombre y cargo del destinatario)

Por medio de la presente nos complace invitarlo a la presentación de (tipo de evento, día, mes, hora y lugar de celebración). Asímismo le animamos a que acuda acompañado de amigos o de sus familiares más próximos.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente,

(Nombre, cargo y firma)

Una vez redactada, corregida y revisada, la carta debe elegir la tipografía adecuada, optando por un tipo de letra legible (arial, verdana, etc.) y mejorarse con las correspondientes sangrías, negritas y subrayados (de forma comedida, sin sobrecargar), cuidando cada detalle para resultar fácilmente legible y trasladar una imagen de la empresa positiva.

Descubre los diferentes tipos de carta comercial

La carta comercial es un documento empleado para la comunicación con fines empresariales. Esta comunicación puede darse de dos maneras: por un lado, entre dos compañías o grupos económicos; por otro, o entre una empresa y un particular. La diferencia entre las cartas empresariales y las cartas personales es que las primeras están elaboradas con un esquema definido y un tono más objetivo, estableciendo de esta manera el papel de los dos interlocutores. De ahí que, en la mayoría de los casos, su contenido sea oficial o confidencial.

Cartas comerciales según acuerdo de objetivos

Las cartas comerciales varían de acuerdo a los objetivos planteados por el interlocutor, el tipo de destinatario del mensaje, la solicitud que se realice e, incluso, el contexto en el que se realiza. Entre las más comunes encontramos:

  • Compraventa: hace manifiesta una operación de venta o compra.
  • Reclamación: eleva una queja o un reclamo.
  • Oferta: hace explícita una promoción de un bien o servicio concreto.
  • Solicitud de información: requiere ciertos datos relacionados con la actividad comercial.
  • Publicidad: hace pública una promoción.
  • Notificación: pone en conocimiento una decisión o medida adoptada.

Tipos de cartas comerciales:

Uno de los tipos de carta comercial más usados por las empresas es el de compraventa. Las más comunes son las que redactan las dos partes involucradas en la operación; es decir, el que solicita (cliente) y el que vende (empresa). Sin embargo, la compraventa de un producto o un servicio específico generalmente incluye otro tipo de comunicaciones escritas que van marcando las distintas fases del proceso. Esto se realiza sobre todo en solicitudes de materiales en grandes cantidades o en aquellas que se realizan bajo un marco legal más complejo, como por ejemplo las operaciones internacionales. Algunas de estas comunicaciones son:

 

  • Carta de presupuesto: aquella en la que la empresa da respuesta a la persona o compañía que ha realizado una consulta previa en relación con un producto, servicio o promoción. Por lo general, está compuesta por un texto corto, de uno o dos párrafos, en el que se detallan las características del producto y las formas de pago. Es importante, además, que se genere interés en el cliente. Esto último se logra haciéndole saber que la empresa estará dispuesta a facilitar el proceso de compra en todo momento. Al final, es recomendable incluir una despedida cordial.
  • Carta de pedido: este tipo de documento se emplea cuando el objetivo es solicitar el envío de un producto o mercancía. En este caso, el texto debe adquirir un tono descriptivo para hablar de las características del artículo, tales como color, cantidad, número de catálogo, tamaño y precio. Además, es importante incluir las formas de pago y los plazos para el mismo.
  • Carta de envío: se trata básicamente de una nota corta, de no más de dos párrafos, en la que la compañía notifica a su cliente el envío de la mercancía solicitada y detalla las condiciones en que ha sido realizado. A menos que el producto requiera cuidados específicos o que la entrega se realice en situaciones excepcionales, el texto debe evitar detalles innecesarios.
  • Carta de recepción: aquella en la que el cliente confirma la recepción de la mercancía que había solicitado a la compañía. En caso de que el producto llegue a manos del cliente en malas condiciones o haya sufrido desperfectos durante el envío, el cliente deberá registrar los incidentes en una carta de reclamación, la cual enviará acto seguido al proveedor.
  • Carta de reclamo: son las que presentan quejas formales por alguna situación o motivo. Su texto debe demostrar claridad en la exposición y jerarquía en los detalles. La parte afectada debe tener en cuenta que este tipo de documentos debe basarse en una situación de justicia y ética comercial y no, por el contrario, en razones personales ajenas a la operación. Si es posible, se recomienda adjuntar facturas, recibos y testimonios que refuercen la queja.

La comunicación, tanto oral como escrita, es vital para una empresa. Necesitas mantenerte informado, e informar a los demás, sobre determinados temas relativos a tu negocio para su correcto funcionamiento. Para mantener este tipo de comunicaciones se pueden utilizar diferentes instrumentos, como las redes sociales o el correo electrónico o el correo ordinario, imprescindible en ciertas circunstancias, como reclamaciones. Independientemente de la forma de envío de la carta comercial, nadie puede dudar de su importancia. Saber redactar correctamente este tipo de documentos beneficiará a la imagen de tu empresa. Es necesario que potencies tus habilidades y destrezas comunicativas y adquieras conocimientos diversos sobre estrategias de comunicación y negociación, entre otros, para alcanzar el éxito profesional. 

¿Cómo redactar una carta comercial?

La carta comercial es una herramienta de comunicación entre tu empresa  y tus clientes o público potencial, proveedores, entidades y otra serie de personas o instituciones con las que necesites ponerte en contacto. Ésta se utiliza con fines muy diversos:

  • Ofrecer los productos o servicios de tu empresa.
  • Informar de promociones, eventos.
  • Notificar pedidos.
  • Solicitar información o colaboración.
  • Demandar los impagos.
  • Reclamaciones.
  • Etc.

Estructura de una carta comercial

Toda carta comercial, independientemente de su fin, debe respetar una estructura lógica y contener una serie de elementos imprescindibles.

  • Encabezamiento: Se compone de una serie de elementos que presentan tanto a la entidad que emite la carta como a la persona a la que se dirige.
  • Membrete. Incluye el logotipo de tu empresa con los datos de ésta.
  • Fecha y lugar. No te olvides de señalar el lugar y la fecha completa de emisión, el día, mes y año. Por norma general se coloca a la derecha del papel. Recuerda que los meses se escriben en minúscula.
  • Saludo. Personaliza tu carta lo máximo posible. Escribe el nombre de la persona a la que te diriges siempre que lo conozcas. Puedes utilizar expresiones como “Estimado/a …”.
  • Cuerpo del mensaje. Aquí debes exponer el motivo de tu carta de manera clara y ordenada.
  • Introducción. Comienza con una breve presentación de tu empresa para poner en situación al lector, salvo que se trate de una respuesta a otra carta o de una carta de cobro.
  • Exposición. Después expón el propósito de tu comunicación de manera clara y concisa, con los argumentos necesarios.
  • Conclusión. Finaliza tu exposición con una breve conclusión o resumen de los motivos y la solicitud pertinente.
  • Cierre de la carta.
  • Despedida. Concluye tu escrito con una frase de despedida. Ésta puede variar en función del motivo o destinatario. Las frases más utilizadas son “Atentamente” o “Saludos cordiales”.
  • Firma. En toda carta debe aparecer tu nombre y puesto junto a tu firma.
  • Anexos. Si tu carta va acompañada de algún anexo debes hacer referencia a él, aunque esté señalado en el cuerpo de la misma. Es una buena estrategia de información, para recordarles que los documentos que acompañan a tu carta son importantes.

Consejos para redactar una carta comercial

  • Realiza un modelo tipo para utilizarlo como base, de esta forma ahorrarás tiempo.
  • Cuida el diseño de tu carta. Debe ser atractiva, que invite a su lectura.
  • La extensión no debe ser muy larga. Nunca más de una cara de folio.
  • Utiliza un lenguaje claro, conciso y directo.
  • Escribe frases y párrafos cortos. Hacen más atractiva, comprensible y fácil su lectura.
  • Selecciona una tipografía que sea legible, de fácil lectura.
  • Resalta en negrita aquellos palabras o contenidos más importantes que deseas destacar, pero sin abusar.
  • Deja espacio entre las líneas y párrafos, para hacer más fluida la lectura del documento.
  • En función del objetivo de tu carta el tono puede variar. Se cortés; utiliza un tono formal, nunca agresivo, irrespetuoso ni ordinario.
  • Cuida tu ortografía. Repasa el texto varias veces para comprobar que no hay errores ortográficos ni gramaticales.

Recuerda que la carta comercial es parte de la imagen de tu empresa, por lo que debes cuidar su apariencia, estructura y contenido.