¿Por qué es importante el presupuesto de ventas para tu empresa?

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Todos los empresarios han elaborado alguna vez un pronóstico de su labor comercial. Ya sea de forma consciente o no, en algún momento se han planteado la necesidad de consignar en un documento los plazos de entrega de sus productos. A este documento se le llama presupuesto de ventas. No se debe confundir con el presupuesto que registra la venta de un artículo concreto. El presupuesto de ventas es un documento más amplio, en el que caben tanto plazos como estimaciones de usos de materias primas, insumos y maquinaria. Por ejemplo, en él se suele detallar la entrega progresiva de productos o bienes a los clientes y las fechas de estas entregas. Es una especie de hoja de ruta que responde a un período específico, el cual puede ser quincenal, mensual, trimestral o incluso anual. O dicho de otro modo, un cronograma con estimaciones financieras que sirve para medir el potencial de ventas de una compañía. Las ventas, recordemos, es un área que no puede estar desvinculada de aspectos como la dirección general, las estrategias de marketing y los estudios del público objetivo y del mercado. Entre las ventajas más significativas que supone la elaboración de un presupuesto de ventas encontramos las siguientes:

  • Organiza las metas específicas. Las ventas sin un plan de acción tienden a la dispersión. La ausencia de un presupuesto no permite establecer metas ni objetivos en este campo. Tampoco realizar cálculos sobre los beneficios que esas ventas pueden traerle a nuestra empresa.
  • Garantiza el cumplimiento de los pedidos. Un presupuesto, tal como lo hemos dicho antes, es ante todo un cronograma. Ordenar las ventas en función de los plazos de entrega nos ayuda a cumplir con los compromisos adquiridos con nuestros clientes y optimiza los tiempos de producción.
  • Evita sobrecostes. Cuando las ventas se improvisan, lo más común es que se inviertan más recursos de los necesarios. El presupuesto también contribuye a calcular el tipo de inversión que requerimos en cada ocasión. El caso contrario es cuando los recursos resultan insuficientes, otro de los principales errores de no elaborar un documento específico de ventas.
  • Facilita las labores financieras. Tan pronto ha finalizado el período de ventas presupuestado, el documento puede ser de gran ayuda para las labores contables o los balances financieros.

Pasos para elaborar un presupuesto de ventas

Para elaborar de manera eficaz un presupuesto de ventas, es preciso seguir una serie de pasos esenciales:

  1. Fijar los objetivos del presupuesto. Cada empresa tiene un interés a la hora de elaborar el documento. Es el origen de todo el proceso.
  2. Pronóstico preliminar. Los presupuestos de ventas no surgen de la nada. La referencia inmediata suele ser el registro de ventas histórico o la evaluación de períodos anteriores.
  3. Tener en cuenta factores internos. El pronóstico debe incluir aspectos internos de la empresa que puedan influir a la hora de las ventas: aumento del número de vendedores, nuevas estrategias, etc.
  4. Evaluar factores externos. El presupuesto de ventas no puede olvidarse de factores externos como la competencia, los precios y la economía.
  5. Ajustar el presupuesto a la empresa. Por último, se debe ajustar el plan a la realidad de la empresa, sin olvidar, claro está, que no se trata de un texto estático, sino que puede modificarse según sea el caso.