Tácticas para tratar con personas problemáticas en las reuniones

En casi todas las reuniones, una o dos personas causan problemas a los demás y tratar con ellas suele ser un asunto delicado. El facilitador de la reunión debe mantener un equilibrio entre proteger al grupo de las actitudes individuales y, al mismo tiempo, proteger a los individuos del resto del grupo. Por tanto, debes intentar emplear todo tipo de tácticas que beneficien a todos antes de recurrir a otras que puedan hacer que unos ganen y otros pierdan.

Las personas problemáticas suelen coincidir en algunos tipos básicos. Si los conoces de antemano, te será mucho más fácil tratar con ellos cuando se presente la ocasión. A continuación se describen algunos de estos tipos junto con algunas técnicas para lidiar con ellos:

 

El impuntual

Siempre llega tarde a las reuniones y causa cierta conmoción, ya que detiene en seco el desarrollo de la reunión y a menudo quiere ponerse al día. Normalmente no conviene enfrentarse a él durante la reunión, delante del resto de los asistentes, ya que eso no ayudará y sólo servirá para dar lugar a una situación embarazosa.Ten en cuenta que hay muchos motivos por los que una persona impuntual llega siempre tarde: porque piensa que la reunión no es importante, porque cree que no empezará a tiempo, porque ha ajustado demasiado su agenda o, simplemente, porque siempre va tarde a todas partes. Por tanto, es mejor que esperes hasta el final de la reunión y entonces le preguntes por la causa del retraso.

Pregúntale también qué podría hacerse para que la reunión tenga la suficiente importancia para que llegue a tiempo. Asimismo, puede que resulte conveniente que le encargues algún papel activo para la siguiente reunión.

Todos los miembros de un equipo llegarán tarde a una reunión alguna vez, por lo que tampoco es necesario hacer un drama de la cuestión cada vez que ocurre. Cuando alguien llegue tarde, salúdalo y pídele que tome asiento; no repitas aquello de lo que ya se ha hablado y deja que se incorpore tranquilamente y que se vaya enterando de lo que se ha tratado hasta ese momento. Si se trata de una persona clave para el desarrollo de la reunión, haz un pequeño descanso y repasa con ella lo que se ha dicho, sin hacer que los demás pierdan su tiempo.

La única forma de conseguir que las reuniones empiecen a tiempo es precisamente comenzarlas a tiempo. Si te esperas cinco minutos en una reunión, prepárate para que la siguiente tarde diez en comenzar. Con el tiempo, las personas acomodarán su llegada al momento en el que creen que comenzará la reunión. Si acostumbras a los demás a que las reuniones comiencen a la hora programada, verás cómo en lo sucesivo todos llegan a tiempo.

 

El desertor

Estas personas reducen el grado de energía de las reuniones al abandonarlas antes de tiempo. Del mismo modo que ocurre con los impuntuales, no conviene llamarles la atención delante del resto; es mejor que esperes hasta que haya terminado la reunión y trata de observar si ese comportamiento se repite. En caso de que así sea, pregúntale el motivo de su abandono.

Quizá las reuniones sean demasiado largas o demasiado inconcretas, por lo que es posible que aprendas algo al hablar con esa persona.

Cuando comiences una reunión, pregunta si todos pueden quedarse hasta el final. Si todos se comprometen a quedarse, a un "desertor" potencial le resultará más difícil abandonar la sala pasando desapercibido. Si algunos asistentes dicen que tienen que irse antes, pregúntales cuándo y decidan en ese momento si la reunión seguirá sin esos participantes. Recuerda que no hay nada peor para el rendimiento que seguir una reunión de la que van saliendo personas poco a poco.

 

El pesado

Estas personas siguen dando vueltas al mismo punto una y otra vez. Ante ellas, emplea el registro de lo que se ha dicho en la reunión para demostrarles que el grupo se interesa por su preocupación, que han sido escuchadas y que se ha tomado nota de la cuestión varias veces.

Si ves que la persona en cuestión sigue preocupada por su tema y no va a dejar que la reunión se desarrolle adecuadamente, ofrécele cinco minutos de tiempo para que se exprese y muestre preocupación por lo que lleva dentro.

 

El negativo

Este tipo de personas pone pegas a todo lo que dicen los demás. Su actitud siempre es negativa y, ante ellas, uno está equivocado hasta que demuestre lo contrario. A pesar de que siempre es conveniente tener cerca a un escéptico o a alguien que haga de "abogado del diablo", el negativismo agresivo es una barrera para la creatividad. La táctica para superarlo es sencilla: llegua a un acuerdo con todo el equipo para no evaluar las ideas hasta que pase un tiempo; cuando alguien emita un juicio negativo, apela a este acuerdo y sigue el rumbo de la reunión.

 

El escandaloso y el murmurador

Estos dos tipos son opuestos en sus formas, pero el fondo de su actitud es el mismo: molestan a los demás y perturban el correcto desarrollo de la reunión. Uno se dedica a susurrar a sus vecinos y el otro habla mucho y muy alto, domina la conversación y no deja hablar a los demás.

En el caso de los que murmuran, una táctica suave puede consistir en pasearse cerca de ellos en el transcurso de la reunión. Si los murmullos son más generalizados, puedes pedir a todo el grupo en voz alta que se concentre en el objetivo.

Después, pregunta a los que cuchicheaban qué era lo que estaban comentando. En último extremo, puedes colocar a los murmuradores crónicos separados al principio de la reunión.

En cuanto a los que hablan demasiado y avasallan a los demás, normalmente suelen ser personas con experiencia y con capacidad de decisión dentro de la empresa, lo cual suele hacer un poco más complicado el trato con ellas. La táctica más sutil para enfrentarse a un participante así tiene que ver con el lenguaje corporal.

Acércate a él poco a poco sin perder el contacto con sus ojos, hasta que te encuentres justamente frente a él. La situación, con tú de pie y él sentado, bastará en la mayoría de las situaciones para que abandone su actitud. En ese momento, cambia el centro de atención y dirígete a otra persona. En caso de que esta táctica no funcione, de nuevo lo más adecuado es tratar el tema con esa persona individualmente, fuera de la reunión.

 

El agresivo

Este tipo de personalidad negativa ataca sistemáticamente a los demás asistentes a la reunión o a ti mismo como facilitador.

Si dos personas se están enzarzando en una discusión, intenta interrumpirla colocándose entre ellas físicamente y pidiéndoles que te hablen a ti en lugar de hablar entre ellas. Pregunta qué es lo que está pasando y recuerda a todos que están allí en una reunión de trabajo, con una labor por cumplir, y que no es momento de que aireen cuestiones personales.

Utiliza el orden del día para centrarte en los asuntos más que en las personas. Si el atacado eres tú, intenta reprimir la tendencia natural de defenderse; si lo que se critica es tu labor en la reunión, da un paso atrás, agradece al atacante su crítica y devuélvele la pelota pidiéndole sugerencias positivas.

 

El sabelotodo

Este tipo de participante emplea su edad, su experiencia o su estatus profesional para argumentar un punto de vista. Para tratar con ellos, primero reconoce sus conocimientos una vez, pero después hazle notar que esa cuestión debe ser tratada por todo el grupo. Si persiste en su actitud, sé más duro en la expresión y consigue que se coloque en una actitud más humilde.

 

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