¿Qué es un PMO Manager y cuál es su rol?

Antes de contestar a la doble pregunta que plantea el título del post sobre la definición del PMO Manager y sus funciones se hace necesario entender el término Oficina de Gestión de proyectos o Project Management Office (PMO, por sus siglas en inglés).

Qué es un PMO Manager

No en vano, el profesional que nos ocupa, un PMO Manager, es un gerente de PMO, el departamento dentro de la organización que, como su propio nombre indica, tiene encomendada la misión de centralizar y coordinar la dirección y/o gestión de los proyectos.

Puesto que responde a una necesidad permanente o puntual de la empresa, también su creación, diseño y mantenimiento puede diferir según sean los requerimientos y planteamiento realizado en cada organización. Al margen de sus peculiaridades, la casuística no impide que todas las PMO tengan un único objetivo.

Su meta común es lograr una exitosa implementación de los proyectos de la organización para reforzar la estrategia de la empresa y generar valor económico de una forma directa o indirecta. Por lo tanto, solo cuando el PMO se plantea como un departamento de alto valor estratégico, conectado directamente con la dirección corporativa, será posible sacar el máximo partido de los proyectos.

De este modo, si el valor añadido de los mismos en buena parte depende de la política empresarial y de su vínculo con los planes estratégicos de la organización, en la misma medida podemos valorar la trascendencia del profesional que está a su cargo, conocido como PMO Manager.

La importancia clave del PMO Manager

La figura del PMO Manager, en efecto, tendrá una dimensión muy distinta en función del planteamiento que realice la organización a la hora de conceder una mayor o menor importancia a los proyectos. Sin duda, la casuística repercutirá al diseñar un departamento específico o PMO, y también al concretar el rol del PMO Manager.

Desde aquellas empresas que se dedican a la realización de proyectos y enfocan su organigrama como un PMO o que, sin ser necesariamente así, las consideran una prioridad, hasta aquellas otras que los crean de forma temporal o les asignan una función secundaria, todas y cada una de ellas determinará un perfil distinto para su PMO Manager.

Por lo tanto, el rol del PMO Manager dependerá del significado que tenga el departamento de proyectos que dirige para la organización. Su ubicación en el organigrama será decisiva para concederle un grado determinado de autoridad y autonomía, sin duda, pero también hay una serie de funciones más técnicas que comparten estos profesionales, sin importar tanto estas cuestiones.

Como manager de un PMO, una de sus principales funciones será definir estándares a la hora de llevar a cabo proyectos dentro de la empresa, así como velar por su cumplimento durante su desarrollo. También definirá los métodos de gestión y su implementación, en función de un análisis previo que tenga en cuenta puntos clave como riesgos, recursos, plazos y otros aspectos relacionados con su planificación y exitosa ejecución. En este punto, sus funciones pueden ser similares a las de un jefe de proyecto, en caso de responsabilizarse de uno o de varios de ellos.

Diferencias entre un PMO y un Project Manager

Aunque están relacionados funcionalmente, un Project Manager y una PMO son diferentes. Mientras que un gestor de proyectos es una persona que se ocupa de un proyecto concreto de principio a fin, una PMO es un equipo de especialistas que trabajan a nivel organizativo.

Las funciones de un gestor de proyectos incluyen la definición de los objetivos del proyecto, la recopilación de datos, la programación de las tareas y la gestión de los costes, presupuestos y recursos del proyecto.

La PMO es más grande en cuanto a su alcance y aplicación. Se trata de un equipo multidisciplinar de especialistas en IT, planificación, finanzas, gestión de riesgos y recursos que colaboran para garantizar que todos los proyectos de la organización se realicen con alta calidad y alcancen los resultados definidos. Esto se consigue trazando los objetivos del proyecto y definiendo los procesos, los flujos de trabajo, las metodologías, las limitaciones de recursos y el alcance del proyecto.

¿Quién necesita un PMO?

No todas las empresas tienen una PMO, ni todas las empresas lo necesitan. Sin embargo, los PMO son beneficiosos a medida que el número de proyectos crece en una organización, lo que aumenta el riesgo de fracaso a medida que los recursos se estiran y surgen prioridades que compiten entre sí. Una PMO actúa como conductor, entendiendo cómo encaja cada proyecto propuesto en la estrategia empresarial más amplia. El PMO ayuda a garantizar que los recursos se asignen adecuadamente para minimizar el fracaso del proyecto. Puedes necesitar una PMO si:

• Los proyectos terminan repetidamente más tarde de lo previsto o por encima del presupuesto
• Los proyectos no están correctamente alineados con los objetivos empresariales
• Las partes interesadas no tienen visibilidad sobre el progreso del proyecto
• No tienes un proceso estandarizado para iniciar y ejecutar proyectos
• No eres capaz de hacer un seguimiento preciso del éxito del proyecto

Diferentes tipos de PMO

Existen diferentes tipos de estructuras organizativas de PMO, en función de la cultura de cada empresa y de su evolución. No obstante, las más usuales son las que siguen:

• PMO Directivo: gestiona los proyectos aportando su experiencia en la gestión de los mismos y la supervisión práctica. Establece las normas de gestión de proyectos en la organización. Los gestores de proyectos dependen directamente del PMO directivo.
• PMO de Control: su nivel es algo más moderado que el anterior. Se encargan de crear documentación, metodologías, plantillas y marcos para que los Project Managers los sigan y garanticen los estándares de la organización para una gestión y ejecución de proyectos totalmente exitosa.
• PMO de apoyo: esta figura actúa como repositorio de proyectos de la organización. Tiene poco control y su papel es básicamente consultivo. Sus funciones incluyen compartir experiencia, plantillas, formación e información para ayudar a los Project Managers a alcanzar sus objetivos.