Qué es un Office Manager

Un director de oficina, conocido en el sector como office manager, es una persona que se encarga de las actividades administrativas de una empresa u organización. A veces llamamos a esa persona director de servicios administrativos o director de oficina comercial. En pocas palabras, la persona se encarga de dirigir una oficina.

Este trabajo incluye la asignación de recursos físicos, como suministros y espacio de oficina, así como la programación de eventos internos. Los directores de oficina también supervisan al personal operativo, como el personal administrativo, los técnicos y los contables. En otras palabras, deben asegurarse de que el personal de apoyo de la empresa u organización funciona correctamente y sin problemas.

Puede que tengas que trabajar con proveedores, analizar el consumo de energía y asegurarse de que las instalaciones son seguras y están limpias.

Funciones de un director de oficina

Las funciones de los directores de oficina varían en función del tamaño de la organización que los emplea, por lo que puede significar organizar, planificar y supervisar un gran grupo de asistentes administrativos, o trabajar con una o dos personas en una oficina más pequeña. Independientemente del tamaño de la organización, un director de oficina debe ser capaz de motivar y animar a los empleados para aumentar tanto la productividad como la calidad del trabajo. Entre sus principales funciones y responsabilidades, destacan las que siguen a continuación:

• Organizar reuniones y concertar citas
• Mecanografiar y gestionar la correspondencia, las quejas y las consultas
• Reservar transporte y alojamiento
• Pedir material de papelería y mobiliario
• Preparar cartas, presentaciones e informes
• Supervisar y controlar el trabajo del personal de secretaría, de oficina y administrativo
• Gestionar los presupuestos de la oficina
• Relacionarse con el personal, los proveedores y los clientes
• Aplicar y mantener los procedimientos/sistemas administrativos de la oficina
• Delegar tareas en los empleados más jóvenes
• Organizar programas de iniciación para los nuevos empleados
• Garantizar la actualización de las políticas de salud y seguridad
• Utilizar una serie de programas informáticos
• Gestionar la contratación y las evaluaciones del personal
• Asistir a reuniones con la alta dirección
• Llevar los registros de personal

Trayectoria profesional y habilidades

El puesto de director de oficina suele requerir un diploma o certificado de dos años en una escuela de negocios o de secretariado. En las organizaciones más grandes, pueden exigirse diplomas superiores (de tres a cinco años de formación) para los puestos de alta responsabilidad y muy administrativos (como la contabilidad). Las experiencias anteriores como asistente administrativo o recepcionista también son habilidades valiosas a los ojos de los reclutadores.

Es importante, a su vez, que los directores de oficina tengan ciertas habilidades que les servirán para desempeñar sus funciones y que los reclutadores de recursos humanos tendrán en cuenta a la hora de hacer procesos de selección de personal. Como este perfil realiza una gran variedad de tareas, es probable que sean personas muy organizadas y capaces de realizar varias tareas a la vez. Tienen un buen sentido de la interacción y la comunicación personal, y deben estar disponibles y listos para actuar, ya que las peticiones de ayuda pueden llegar en cualquier momento. Los jefes de oficina son devotos y conocen a cada uno de los empleados, por lo que pueden asumir un poco el papel de padres a través de los trabajos que realizan para la empresa.

Importancia de un office manager en una organización

A estas alturas debería estar muy claro por qué los directores de oficina son tan esenciales. Tienen el poder de establecer, comunicar y construir el tono del ambiente y la cultura de la oficina de una empresa. Suelen estar en comunicación con la dirección, con el equipo ejecutivo, y transmiten información desde la primera línea. Son los primeros en saber cómo están los empleados, en cuanto a felicidad y salud, y se adaptan para satisfacer (y superar) las necesidades de todos.