Crear un Organigrama en una Empresa Familiar

Un organigrama es un instrumento básico para el funcionamiento de cualquier empresa, aunque en las organizaciones de pequeño tamaño a menudo ni siquiera existen, ya sea porque se considera innecesario o porque simplemente no se conoce su utilidad. Sea como fuere, lo cierto es que toda empresa que aspire a una profesionalización mínima precisa organizarse siguiendo un esquema que señale cuáles son las diferentes áreas o departamentos y los roles asignados, dispuestos mediante líneas de autoridad.

Aunque un organigrama puede definirse como el esquema que plasma de forma clara la estructura de la organización, permitiendo visualizarla de forma gráfica, en realidad su significado y utilidad van más allá. Es precisamente por ello, por la declaración de funciones implícita que subyace a la fotografía formal, por lo que su carencia deriva en problemas relacionados con la ausencia de una organización interna definida.

 

 

La importancia del consenso

Al contrario de lo que sucede en compañías no familiares, donde el organigrama es impuesto a los trabajadores desde la dirección general – entras a trabajar en un puesto de un departamento concreto, sin cuestionarte mucho más – en las empresas familiares consensuar el organigrama es una tarea delicada. Como en él aparecen las jerarquías, nadie quiere verse dibujado en un escalafón inferior que el resto de los miembros de la familia, por lo que para eludir estas sensibilidades a veces los resultados son una verdadera oda a la creatividad.

Ahora bien, cuanto mejor definido esté el organigrama, más transparentes y fáciles de gestionar serán los conflictos relacionados con los centros de poder de la compañía.

Un organigrama ayuda a las relaciones familiares

Además, esta transparencia ayuda en gran medida a que los conflictos de poder en la empresa no se trasladen al ámbito familiar. Cuando todos los miembros de la familia conocen en qué lugar de la escala empresarial están colocados, pueden debatir esta situación abiertamente y solucionar sus diferencias o subsanar injusticias a través del protocolo familiar.

A la hora de elaborar el organigrama de tu negocio familiar, tendrás que dibujar los puestos existentes, sus dependencias jerárquicas y el nombre de la persona que ocupa cada uno de esos puestos.

• La primera posición residirá en la Dirección general, ocupada normalmente por el fundador o sus sucesores si la empresa tiene más de una generación de vida.
• Las distintas direcciones de negocio, ocupadas o no por miembros de la familia, donde se tendrán en cuenta, por ejemplo, la dirección de recursos humanos, comercial y marketing, producción y financiera.
• El tercer escalón jerárquico corresponde a la gestión operativa, compuesta por una o varias personas que ejecutan las líneas de actuación definidas por la dirección
• Por último, la cuarta fila de esta estructura está compuesta por las posiciones más técnicas y administrativas, personas especialistas que dan soporte a la gestión.

La estructura suele tener forma piramidal o de árbol. Un error que ocurre habitualmente en las empresas familiares de varias generaciones es un exceso de puestos directivos, creados ad hoc para miembros de la familia pero que no tienen un contenido específico real. Así, la estructura comienza a transformarse en una forma ovalada, como un melón. Cuando esto suceda en tu organigrama, revísalo porque de lo contrario estarás permitiendo situaciones de ineficacia que van en contra del beneficio general de la compañía.

¿Cómo diseñar el organigrama de una empresa familiar?

Como es bien sabido, el organigrama de una empresa es la representación gráfica de la estructura de la organización. En él se refleja información útil para la gestión, como por ejemplo las distintas áreas de la organización, sus interdependencias, las líneas de jerarquía o la división del trabajo.

Crear un organigrama no sólo implica seguir determinadas pautas o indicaciones técnicas. Si pretendemos que resulte funcional y al tiempo obedezca a los principios de la organización deben tenerse en cuenta las particularidades de la misma, es decir, contextualizarse también dentro de la visión estratégica y de la cultura de la empresa, armonizando con el protocolo familiar y con otros documentos esenciales de la organización.

Creación del organigrama

El organigrama será más o menos elaborado en función de la complejidad de la misma empresa. La simplicidad, por lo tanto, puede ser operativa, siempre y cuando la organización también tenga una estructura simple, aunque dentro de su sencillez, como todo organigrama, se ha de incluir una información mínima. Con el fin de servir de referencia a los trabajadores y ser igualmente útil para la labor directiva, todo organigrama estructural ha de reflejar de forma clara y fácilmente entendible a simple vista los siguientes conceptos:

• La división del trabajo
• Las posiciones dentro de la organización
• Las distintas áreas o departamentos
• Las relaciones entre áreas o departamentos
• Los flujos de información y autoridad

Por lo tanto, aunque es una instantánea, una fotografía de la organización interna de la empresa, en cierto modo su esquema refleja también la dinámica de la organización, por lo que también se hace necesario estar pendientes de los cambios para ir adaptándolo a las nuevas realidades y necesidades. La importancia de equilibrar la información incluida con la funcionalidad aconseja una representación gráfica minimalista, que no añada sino lo necesario para transmitir información sobre los roles, las distintas áreas y las relaciones formales de autoridad.

Los pasos esenciales

Su elaboración siempre será más sencilla si se siguen una serie de pasos lógicos:

• Determinar las necesidades de la empresa y concretar las funciones.
• Asignar las funciones a los trabajadores más idóneos, lo que puede exigir una evaluación previa de aptitudes del personal e incluso nuevas contrataciones.
• Organizar las funciones en áreas funcionales o departamentos que, a su vez, pueden estar divididos en secciones.
• Disponer de forma jerárquica los distintos departamentos, típicamente ramificados de arriba a abajo a partir del Gerente, situado en la parte superior.

La relación lineal determinará la transmisión de autoridad o subordinación entre las figuras rectangulares de distinto tamaño, dentro de un esquema de flujo del trabajo vertical interconectado. Por un lado, todas las unidades conectadas por una sola línea continua dependen de un mismo superior, al que están subordinados, si bien puede haber otros tipos de relación de autoridad como la funcional o la de asesoría, que repersentaremos con líneas cortas discontinuas.

La representación de las relaciones de coordinación o colaboración se pueden establecer entre áreas del mismo o distintos niveles y pueden reflejarse mediante líneas largas discontinuas. De este modo, conseguiremos una representación gráfica, normalmente dispuesta de forma vertical, de la estructura general de la empresa en un momento dado: la gerencia general y directivos de las distintas áreas, los niveles de los puestos, departamentos y secciones de la empresa, sus principales funciones y líneas de autoridad y, en suma, una información que tendrá como principal finalidad propiciar una gestión más eficiente.

Diferenciar entre el proyecto de empresa y las cuestiones personales

Cada tipo de puesto no solo está vinculado con una responsabilidad específica, sino también con la especialidad de quien está más preparado para ocuparse de esas tareas con profesionalidad. En una empresa familiar se produce la circunstancias de que distintos seres queridos que comparten momentos en su vida personal y forman parte de una misma historia familiar integrada por distintas generaciones, también participan de un proyecto común a nivel profesional.

Sin duda, es importante establecer una diferenciación entre cuestiones personales y asuntos propios del negocio para potenciar la resiliencia de la empresa. El organigrama debe clarificar esta cuestión al mostrar la estructura del proyecto. Cuando una persona desea conocer más información sobre su historia familiar, se adentra en su propio árbol genealógico que presenta los nombres de distintas generaciones.

Pero cuando esta persona quiere saber cuál es su posición en la empresa, consulta el organigrama para aclarar sus dudas. Esta es una de las principales funcionalidades de esta representación gráfica de la entidad. Y el Consejo de Administración ocupa un lugar destacado en este espacio.

Cómo establecer los roles en la empresa familiar

En una empresa familiar no solo es importante establecer una diferenciación entre el propio proyecto y otras circunstancias personales, sino que también es importante sentar las bases para que la gestión del negocio fluya en armonía con los propios vínculos afectivos (la confianza puede romperse cuando un asunto de empresa se convierte en una barrera para mantener el contacto durante el tiempo libre del fin de semana).

¿Cómo establecer los roles en la empresa familiar? Dando prioridad a la formación y la experiencia de cada uno poniendo en perspectiva el proyecto en común como una responsabilidad compartida.

 

 

Consejo de Administración, pieza clave en el organigrama de la empresa familiar

Cualquier organización puede sufrir una mala gestión directiva, pero en el caso de las empresas familiares cometer fallos en este sentido constituye ser un serio problema, entre otras razones, porque se trata de un modelo de negocio que difícilmente supera la segunda generación.

En las empresas de pequeño tamaño los órganos de gobierno no tienen el peso específico que sería deseable por lo que no consiguen desarrollar unas funciones y actividad que en realidad son vitales para el éxito del negocio. En el caso de la estructura de las empresas familiares, se consideran de máxima importancia el Consejo de Administración y la Junta General. Mientras la Junta General es el lugar donde ejercen sus derechos los propietarios en la fijación de valores y objetivos, el Consejo de Administración tiene la misión de orientar a la dirección de la empresa sobre cómo alcanzar esas metas. Por lo tanto, al margen de que haya una o varias personas que tengan responsabilidades importantes en el gobierno de la misma, a su vez es recomendable que éste ejerza sus funciones con el fin de ayudar a lograr esos objetivos, y al tiempo evite también que se tomen decisiones equivocadas.

Uno de los principales objetivos de este órgano de gobierno es estar pendiente de la marcha de la empresa e influir orientando la toma de decisiones, lo que puede suponer una mejora significativa y, en determinadas ocasiones, incluso garantizar su supervivencia y, en suma, constituir una ventaja competitiva gracias a sus valiosas aportaciones.

Una pieza fundamental

La decisión de crear un Consejo de Administración supone dar un gran paso en la profesionalización de la empresa, en especial cuando se incluyen expertos entre sus miembros. Las funciones de este órgano de gobierno son distintas y numerosas, pero todas ellas se orientan a ganar competitividad y lograr un crecimiento sostenido. Entre sus principales cometidos destacamos los siguientes:

• Alcanzar las metas fijadas por la empresa.
• Conseguir que la empresa sea competitiva.
• Conseguir que no derroche en el uso de recursos.
• Ayudar y orientar a los directivos en la toma de decisiones.
• Los consejeros externos aportan una visión objetiva.
• Los consejeros externos potenciarán el negocio gracias a su experiencia.
• Ejercer una labor de control mediante sus orientaciones.
• Mejorar la independencia de la empresa del emprendedor con el desarrollo de recursos y capacidades.
• Mejorar la calidad de la gestión y conseguir que se mantenga en el tiempo.
• Los consejeros de la familia serán competentes y representativos del Consejo de Familia.
• Poner límites a los directivos y a la familia para corregir disfuncionalidades.

Su importancia es clave como parte de la estructura institucional, aunque su buen funcionamiento será decisivo para que la gestión de la empresa familiar consiga una gestión más profesional, dentro de un conjunto de órganos de gobierno colegiados y reglados a través del protocolo familiar. De este modo, la responsabilidad de la gestión de la empresa no recae únicamente sobre el empresario.

Como parte del organigrama, cuyo diseño también deberá seguir criterios profesionales, el funcionamiento del Consejo de Administración contribuye a una mayor funcionalidad y sistematización de procesos en la gestión de la empresa, por lo que se ha de establecer una conexión funcional entre la Junta General, el Consejo de Familia y Consejo de Administración.

Cómo crearlo

Pese a que no existe un acuerdo sobre composición ni sobre el número ideal de miembros que debe tener el Consejo de Administración, es habitual que el tamaño oscile entre 5 y 11 personas, cifras impares para facilitar los acuerdos en las votaciones. En todo caso, si se decide una composición par, el voto de calidad correspondería al presidente del Consejo.

Como hemos apuntado, la elección de sus miembros ha de obedecer a cuestiones puramente empresariales, en función de su experiencia y/o competencia, además de tenerse en cuenta la representatividad de los miembros familiares para evitar posibles conflictos. Por su parte, los consejeros profesionales pueden no ser necesarios en un principio, pero siempre resultan deseables, y se elegirán también en función de las necesidades de la empresa para que sus contribuciones sean provechosas.

Problemas por la falta de organigrama en la empresa familiar

La falta de organización

Desde un punto de vista práctico, puesto que es una herramienta de gestión, el organigrama señala qué debe hacer cada integrante de la empresa dentro de la organización, así como la relación entre los departamentos. Ello no significa que una empresa familiar que no lo tenga, que disponga de uno inadecuado, desactualizado o informal, no pueda llevar a cabo sus respectivos roles o que los departamentos no realicen su desempeño sin problemas. Sin embargo, esa falta de una organización definida puede traer serios problemas cuando la empresa tiene empleados y realiza procesos que implican a distintas áreas, lo que determinaría la necesidad de un organigrama más o menos complejo, en función del tipo de empresa y de la cantidad de procesos que se efectúen en la misma.

En general, a mayor número de empleados y dificultad que entrañan los diferentes procesos e interrelación, también más complejo o elaborado será el organigrama. La falta de organización, de un engranaje que funcione de forma fluida y eficiente, es el principal problema derivado de la ausencia de organigrama o de un mal diseño, quizá desfasado.

Los cambios que afectan a esta falta de funcionalidad también puede derivar en problemas de inadaptación y pérdida de competitividad, en especial cuando se producen situaciones de cambio.

Solucionar problemas

Una empresa organizada y, en fin, profesionalizada, realiza su actividad dentro de un marco en el que se engloban documentos esenciales, entre los que destaca, además del organigrama, las declaraciones estratégicas contenidas de forma general en el protocolo de familia. De este modo, la cultura de la empresa se plasma tanto en esa visión de negocio y valores propios como en el diseño del organigrama, por lo que su aprobación y posibles renovaciones siempre han de ser consensuadas. Esta importancia fundamental del organigrama como instrumento para la gestión y óptimo funcionamiento del negocio cobra su verdadera dimensión cuando los roles y tareas se llevan a cabo siguen fielmente la dinámica que refleja la representación gráfica.

El organigrama mostrará el cometido a todo el personal de la organización, su nivel de responsabilidad y aportación realizada al conjunto de la empresa, que trabaja de forma coordinada. El reparto formal de tareas y responsabilidades acabará con los típicos problemas de una empresa que no cuenta con organigrama o que aplica uno de forma espontánea o informal, como el solapamiento de tareas, dobles mandos, tiempos muertos, tareas duplicadas o sin realizar, desaprovechamiento de recursos humanos y, en fin de ventaja competitiva. Por contra, una organización inmersa en un proceso de profesionalización y mejora constante se beneficiará del organigrama en la toma de decisiones, en los cambios, relevos, sustituciones o en establecer planes que mejoren la efectividad o rendimiento de trabajadores o procesos. Los cambios que afectan a esta falta de funcionalidad también puede derivar en problemas de inadaptación y pérdida de competitividad, en especial cuando se producen situaciones de cambio.