Modelo de ficha cliente: ¿Qué datos debemos incluir?

Aunque la información contenida en la ficha de cliente dependerá de cada empresa, se caracteriza por ser breve y completa, por lo que hay una serie de datos que todas ellas deberían incluir para resultar útiles. Así,  si bien por lógicas limitaciones de espacio no contiene demasiada información para así resultar fácil de utilizar, pero ésta ha de ser la adecuada y estar muy bien resumida.

Que dstos incluir en una ficha de cliente

Ya se visualice en la pantalla del ordenador o en soporte impreso, la ficha de cliente ha de reunir una información base muy completa que puede extraerse del expediente o historial del cliente, así como de las observaciones que realicen los comerciales o demás personal que esté en contacto directo con la clientela, normalmente en el sector de ventas o en el informativo. A la hora de hacer nuestro modelo de ficha de cliente tengamos en cuenta que normalmente las consultaremos en la pantalla del ordenador, por lo que deberá poderse visualizar fácilmente, a ser posible sin necesidad de utilizar en exceso la rueda del ratón, idealmente sin tener que hacerlo.

Ello no significa que debamos renunciar a incluir datos que consideremos relevantes, sino más bien que éstos deben incluirse en suficiente cantidad, sin dejar de reflejar ningún dato clave pero en muchos casos éstos habrán de aparecer resumidos. La ventaja de trabajar con un modelo de ficha rápido y sencillo de consultar, es decir, fácil de utilizar y realmente útil por la información que nos proporciona lo convierte en una práctica herramienta de trabajo, en una fuente de información que ayudará a organizar el trabajo sin improvisaciones ni errores que repercutan negativamente en la gestión del negocio. No en vano, no disponer de un archivo con las fichas de los clientes o la falta de actualización pueden ser perjudiciales para la empresa y repercutir  en los procesos operativos en la toma de decisiones, las ventas y en el mismo trato con el cliente.

¿Qué debería incluir un modelo de ficha cliente?

Teniendo en cuenta todos estos aspectos, además de requerir una actualización constante, un modelo de ficha cliente debería estar planteada para que en ella tengan cabida los datos básicos de nuestra clientela de forma personalizada como pueden ser su nombre, NIF , dirección, correo electrónico, teléfono fijo y móvil, datos bancarios, productos comprados, servicios que ha contratado,  pagos y deudas o detalles prácticos que queramos destacar.

Estos últimos pueden ser muy variados, y dependerán del tipo de negocio de que se trate. En general, suele ser útil anotar las mejores horas para contactar, cuáles son las mejores horas para hacerlo, si prefiere el contacto a través del correo electrónico algún aspecto a destacar de contactos anteriores o cualquier otro dato relevante. No se trata de crear un complejo sistema de información: basta con ser sistemático y reflejar datos que puedan sernos útiles para ventas potenciales o para una relación fluida con el cliente.

A la hora de diseñar un modelo de ficha cliente para nuestro negocio, recordemos que ha de ser un documento breve, pero al mismo tiempo no dejar afuera ningún dato relevante. Su estructura también ha de ser clara, muy visual, para facilitar tanto la consulta como la actualización, pues sólo nos interesa la información veraz.

Si hemos de elegir una aplicación informática intentemos que sea lo más personalizable posible para así poder adaptarla a nuestras necesidades. En muchos casos, se necesita compatibilidad entre dispositivos para poder realizar consultas tanto desde el ordenador como utilizando el smartphone o la tableta digital, pongamos por caso. Y, por supuesto, no debemos olvidar hacer copias de seguridad y tenerlo bien protegido, pues se trata de una valiosa información.

¿Para qué sirve la ficha del cliente?

La ficha del cliente constituye una información muy valiosa para la empresa, pues en ella se incluyen datos de interés sobre éste de un modo breve o resumido, con el fin de que su contenido sea el adecuado para ayudarnos a mantener una relación fluida con el cliente, personalizar el trato y, en suma, fidelizarlo y conseguir ventas potenciales. Para ser realmente útil, nuestro banco de datos relacionado con la clientela debe estar bien organizado y seguir un modelo adaptado a las necesidades de la empresa, por lo que además de incluir una serie de datos, su estructura ha de ser clara y fácilmente accesible.

Funciones de la ficha de cliente

De hecho, una consulta ágil es clave en el día a día, en realidad la mejor prueba de que esa información relevante que guardamos y actualizamos de forma sistemática llega a buen puerto y resulta útil. Por lo tanto, un primer requisito para maximizar la utilidad de las fichas del cliente consiste en llevar a cabo buenas prácticas, es decir, básicamente en combinar relevancia, sencillez, actualización y accesibilidad, incluso en un entorno multidispositivo si se precisara. A partir de este punto, sacarle partido a la ficha del cliente puede traducirse en muy distintas ventajas.

Fidelizar como ventaja competitiva

Fidelizar es una de ellas, tanto a los clientes habituales como a los nuevos o más recientes gracias a esa disposición de datos que se registran en una ficha individual, idóneos para personalizar descuentos y otras iniciativas promocionales, para incluirlos en campañas de marketing de un modo individualizado y apra serles útiles en función de sus necesidades. En efecto, la personalización es el secreto para una óptima relación con un cliente, tanto a nivel publicitario como para ofrecerle un trato adaptado a sus características, preferencias y perfil como consumidores o usuarios.

Dar más de lo que esperan de nosotros, demostrar un interés por el cliente de un modo inteligente, que resulte estratégico, nos ayudará a marcar la diferencia. Con este tipo de gestión del cliente se logra una importante ventaja competitiva, que no sólo se traducirá en una mayor actividad comercial sino en una toma de decisiones y eficiencia laboral. Es así que, gracias a un uso efectivo de la ficha cliente, no sólo se potenciarán las ventas sino también la imagen de la empresa, beneficiando igualmente a las funciones directivas y hasta a las administrativas que no están de cara al público. No en vano, esa interacción puede llegar a mejorar muchos aspectos de los mismos procesos operativos.

Adelanterse a las necesidades del cliente

Además de saber responder con profesionalidad a las necesidades de un cliente tras una venta o en el transcurso de la misma, la ficha del cliente puede ayudarnos a tener un buen conocimiento sobre cuáles son los productos que demandan más, lo que nos ofrecerá una información privilegiada sobre clientes potenciales. Datos como periodo de compras, preferencias y demás información nos ayudará a anciciparnos a sus necesidades y poder proponerles unos determinados productos o servicios. Pero, al margen de ser una práctica herramienta que nos facilita un trabajo sin improvisaciones ni errores que repercutan negativamente en la empresa y en el trato con el cliente, algunos de sus datos también pueden ser legalmente obligatorios, otra de sus utilidades.