Matriz RACI: cómo hacerla y para qué sirve

A la hora de gestionar proyectos, la organización es vital. Pero no solo es importante que los equipos y personas que forman parte de la empresa tengan claro su cometido, sino también que sea fácil para el resto identificar quién es el responsable de cada tarea. Para lograrlo, existen muchas herramientas, y una de las más útiles es la matriz RACI.

En inglés, RACI es el acrónimo de Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Esto hace referencia a la forma de gestión de los proyectos, que se divide en estas cuatro fases. 

Si estás pensando en empezar a utilizar la matriz RACI, ¡este post es para ti! Aquí te contamos cómo hacerla y para qué sirve. 

¿Qué es una matriz RACI y para qué sirve? 

Básicamente, una matriz RACI, también llamada matriz de asignación de responsabilidades, es una herramienta que sirve para asignar funciones y responsabilidades dentro de equipos. Se trata de un gráfico muy visual que permite identificar rápidamente a quién le debemos de comunicar o reportar algo en cualquier momento, maximizando la productividad laboral y el cumplimiento de tareas específicas. 

Los gráficos pueden diseñarse de distintas formas e incluir muchas personas y tareas de diferentes proyectos, pero en general estos cuatro puestos se mantienen: 

• R - Responsable: quienes realizan el trabajo o tarea en sí. 
• A - Aprobador: es quien se asegura de que el trabajo se realice y la persona responsable de determinar si está finalizado o no, es decir, es quien aprueba la entrega. 
• C - Consultado: personas que dan su opinión sobre el trabajo, es decir, que son consultadas sobre el proyecto por verse afectados de alguna forma o por ser expertos en ese tema en concreto. 
• I - Informado: quienes necesitan conocer las decisiones que se tomaron y cuándo se terminó la tarea, ya sea porque les afecta la finalización del proyecto como tal o el resultado en sí. 

¿Cómo hacer una matriz RACI?

Para hacer una matriz RACI, primero es necesario asegurarse de que el proyecto necesite una, ya que al final es un proceso más y aquí lo que nos interesa es optimizar tiempo y resultados. La matriz RACI es perfecta para proyectos complejos que requieren el trabajo de varias personas para ser llevados a cabo. 

Generalmente, se realizan en 4 pasos.

1. Identificación de roles

Antes de realizar una matriz RACI, es necesario saber qué personal necesitas y quienes serán parte del proyecto de forma concreta. Debes incluir tanto a los encargados de realizar las tareas como a los que deban estar informados del proceso.

2. Planificación de tareas

Para ejecutar la matriz de responsabilidades, hay que detallar las tareas a realizar y cuándo deben entregarse. No es necesario que estén super detalladas, pero sí que sea un listado claro y conciso, ya que será el eje de la matriz. 

3. Asignación de roles

Una vez tienes claras las tareas y los roles, debes relacionarlos entre sí. El responsable no tiene por qué ser el mismo para cada tarea, sino que puedes organizarlo de la forma que consideres más productiva. 

4. Comparte la matriz

Cuantas más personas tengan acceso a la matriz, más clara será la gestión del proyecto. El equipo debe tener acceso en todo momento y, si se comparte con antelación, podrás resolver posibles malentendidos. También es importante enviarla a los grupos de interés, para que den su aprobación y estén al tanto del proyecto.

Ventajas de utilizar una matriz RACI

Como ya hemos dicho, utilizar una matriz RACI aporta claridad y facilita mucho la ejecución del proyecto. Los beneficios de utilizarla son evidentes, pero aquí te dejamos un resumen de los principales: 

• Mejora la productividad laboral. 
• Aumenta la efectividad y la rapidez de trabajo.
• Ayuda a reducir tareas innecesarias o repetitivas. 
• Se evitan muchos problemas de comunicación.
• Los objetivos están más claros y es más fácil cumplirlos.
• Reduce la competitividad y aumenta el bienestar laboral.
• Asegura la distribución justa y equitativa de tareas. 
• Produce expectativas realistas.

En conclusión, la matriz RACI tiene múltiples ventajas, pero para que sea útil hay que desarrollarla correctamente y asegurarse de que todo el equipo la entienda. Es especialmente útil en empresas con equipos grandes o en aquellas que tienen un alto nivel de rotación, porque así las nuevas incorporaciones tendrán un documento por el que guiarse. Por tanto, si se hace bien y cuándo debe hacerse, los resultados son indiscutibles.