Las 4 etapas del proceso administrativo

Los procesos administrativos contribuyen sustancialmente a los costes de una empresa. Obviamente, depende de la empresa, pero las estimaciones suelen atribuir el 60-80% de los gastos a los procesos administrativos. Pero, ¿sabes exactamente en qué consiste y cuáles son sus 4 etapas? Te lo contamos todo en el siguiente artículo.

¿Qué es el proceso administrativo?

Los procesos administrativos son las tareas de oficina necesarias para que una empresa siga funcionando. Los procesos administrativos incluyen recursos humanos, marketing y contabilidad. Básicamente, todo lo que implica la gestión de la información que sustenta una empresa es un proceso administrativo.

Importancia de los procesos administrativos

Los procedimientos administrativos son importantes porque proporcionan un conjunto objetivo de normas por las que se rige una organización. También ayudan a establecer la legitimidad de la acción de la dirección al garantizar que la aplicación de las normas y decisiones de la dirección se hace de forma objetiva, justa y coherente. Por último, ayudan a garantizar que los directivos sean responsables de las decisiones que se desvían de los procedimientos.

Beneficios de los procesos administrativos

Los procesos administrativos ofrecen varios beneficios a las organizaciones, algunos de los cuales son los siguientes:

• Claridad en los objetivos: los procesos administrativos ayudan a establecer objetivos claros y precisos para la organización y proporcionan una guía para alcanzarlos.
• Mayor eficiencia: al implementar los procesos administrativos adecuados, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia y reducir los costos al optimizar el uso de los recursos.
• Mayor efectividad: los procesos administrativos bien diseñados pueden ayudar a las organizaciones a ser más efectivas en la realización de sus objetivos y metas.
• Mejora de la toma de decisiones: los procesos administrativos proporcionan información precisa y oportuna para ayudar a los líderes y gerentes a tomar decisiones informadas.
• Aumento de la productividad: los procesos administrativos adecuados pueden aumentar la productividad de los empleados y la organización en general.
• Reducción de errores: los procesos administrativos bien definidos pueden ayudar a reducir los errores y las inconsistencias en la realización de las tareas diarias.

En resumen, los procesos administrativos son fundamentales para el éxito y la eficiencia de cualquier organización, ya que proporcionan un marco para la planificación, la organización, la dirección y el control de las actividades empresariales.

¿Cuál es el papel de la administración?

La principal responsabilidad de un administrador es garantizar el funcionamiento eficaz de todos los departamentos de una organización. Actúan como nexo de unión entre la alta dirección y los empleados. Proporcionan motivación a los trabajadores y hacen que se cumplan los objetivos de la organización.

¿Cuál es la función de un oficial administrativo?

Un oficial administrativo con éxito actuará como punto de contacto para todos los empleados, proporcionando apoyo administrativo y gestionando sus consultas. Entre sus principales funciones se encuentran la gestión de las existencias de la oficina, la preparación de informes periódicos (por ejemplo, los gastos y los presupuestos de la oficina) y la organización de los registros de la empresa.

En general, un oficial administrativo es responsable de realizar tareas administrativas y de oficina, como el procesamiento de documentos, la organización de archivos, la gestión de calendarios, la atención al cliente, la gestión de la correspondencia y la realización de tareas contables y financieras básicas. También puede ser responsable de supervisar el trabajo de otros empleados administrativos y de ayudar en la coordinación de proyectos y eventos. En resumen, la función de un oficial administrativo es mantener la eficiencia y la efectividad de las operaciones administrativas de una organización.

El proceso administrativo puede dividirse en cuatro grandes etapas. Veamoslas con más detalle:

1.   Planificación

A partir de la descripción realista del punto de partida y el de llegada, este plan permite recorrer la distancia que separa el comienzo y el cierre. Por ejemplo, identifica de qué medios dispones, qué podrías hacer para adquirir nuevas herramientas y habilidades, así como también cuáles te faltan. No existe una preparación sin el criterio realista de una meta a alcanzar. De entre todos los propósitos posibles, tienes que priorizar cuáles son los más relevantes ahora mismo para la compañía. Es decir, diferencia entre aquello que es principal y aquello que es secundario.

Este es un momento de mucha responsabilidad en donde razón y emoción tienen que estar alineadas para asegurar decisiones efectivas. Todas las elecciones tomadas en este momento tienen una razón de ser y un para qué. Esta doble justificación respalda el valor del criterio correcto. Diseña un guión para dar forma práctica a esa visión teórica que tienes en mente.

2.   Organización

Por medio de este apartado pones en relación la estructura integral de tu empresa con la realidad particular de cada departamento. Por ejemplo, describe cuál es el mapa de los distintos puestos de empleo, detallando cuáles son las competencias y responsabilidades de cada uno.

En este momento, busca el modo de hacer posible aquel plan previamente establecido al coordinar los recursos humanos y técnicos en relación con el fin. El esfuerzo individual adquiere sentido en su vinculación con la suma de talento del grupo.

3.   Dirección

Esta labor subraya el interés de los puntos previos, puesto que si la planificación y la organización no van acompañadas de una correcta dirección, derivan en caos y en pérdida de tiempo. El empresario tiene la autoridad de armonizar todos los agentes de este proceso administrativo para lograr los resultados.

Especialmente importante es el papel de quien adopta un rol de liderazgo, porque desde su posición actúa como un medio de unión en la plantilla. Sin embargo, no existe un único estilo de influencia. Cada empresa debe decidir aquel con el que quiere motivar a sus empleados.

4.   Seguimiento

Las etapas previas admiten un examen a posteriori por medio de la evaluación de los pasos presentes en el calendario administrativo, con el fin de acreditar el esfuerzo y los recursos invertidos. La finalidad de este control es reforzar los aciertos y hacer cambios allí donde sea necesario garantizando la sabia inversión de las horas, los medios y el dinero. Por ejemplo, es posible identificar aquellas acciones que han resultado ser totalmente improductivas para agilizar la administración a partir de ahora gracias a la confrontación de la experiencia. Este control refleja el poder del aprendizaje centrado en el ensayo y en el error.

¿Por qué es tan efectivo realizar un buen cumplimiento de estas cuatro etapas? Porque los recursos no son ilimitados sino cuantitativos. Su propia naturaleza invita a realizar un buen uso.