Manual de Protocolo Familiar. Que es y cómo aplicarlo

Regular la gestión de la empresa familiar es uno de los retos más complejos a los que se enfrentan los miembros de una familia empresaria. Existen muchas situaciones que pueden dar lugar a conflictos; distintas visiones del negocio, formas diferentes de trabajar, niveles de tolerancia al riesgo desiguales...  Algunos de ellos son comunes a todas las empresas sean o no familiares. En cambio, otros aparecen muy específicamente en el ámbito familiar.

Conservar las relaciones familiares y garantizar la supervivencia de la empresa son los dos objetivos por los que se plantea el inicio de un proceso para elaborar y mantener un protocolo familiar. Es imprescindible porque, gracias a su capacidad de anticipación, evita tener que emplear esfuerzos extra en solucionar algo que se podría haber evitado. En la gerencia de las compañías familiares se mezclan muchos sentimientos personales dentro de la realidad profesional y el protocolo ayuda precisamente a separar estos dos ámbitos.

Gracias al protocolo familiar los conflictos se resuelven antes de que se produzcan, porque permite a la familia reflexionar racionalmente ante una hipotética situación en lugar de hacerlo cuando la situación ya es real y los sentimientos están a flor de piel.

 

 

¿Qué es el protocolo familiar?

El protocolo familiar es un instrumento que ayuda a las familias que gestionan empresas a mantener sus relaciones de forma fluida porque:

• Aporta tranquilidad, al facilitar la transparencia sobre aspectos como la sucesión, el reparto de dividendos, la incorporación de perfiles ajenos a la familia o la gestión de las crisis.
• Describe su visión de futuro y permite el compromiso de los miembros de la familia con ella.
• Anticipa los problemas y facilita una solución antes de que se produzcan.
• Facilita la gestión de expectativas, en el sentido en que cada miembro de la empresa tendrá claro qué puede esperar del resto, cuál es su grado de compromiso y de qué manera se está garantizando la continuidad del negocio.

Es un mecanismo que expresa la voluntad siempre consensuada de todos los miembros de la familia para regular las situaciones conflictivas que puedan suceder en la compañía. Ante todo, se destaca la importancia del consenso de todos los miembros de la familia, ya que no es posible su imposición por una parte al resto, ni tampoco se debe alcanzar por votación. Solamente puede ser negociado y aceptado por todos los miembros.

Las fases para realizarlo pasan por un diagnóstico de la situación tanto empresarial como familiar, la búsqueda de acuerdos, la redacción del documento final y su implantación así como su revisión continuas. En cuanto a los contenidos, al tratarse de un acuerdo privado, no existe un modelo generalizado, sino que cada compañía incluye los aspectos que estima oportunos. Generalmente no faltan los detalles relacionados con la creación y gestión de los órganos de gobierno de la empresa, las normas de conducta, los derechos de entrada y salida, las políticas de remuneración y dividendos y el aspecto de la sucesión.

Ayuda experta para crear un protocolo familiar

La ayuda experta es una garantía de que se siguen los pasos adecuados a lo largo de todas las fases, además de suponer una gran ayuda para culminar el proceso y, además, hacerlo con éxito. Son muchos los obstáculos que hay que superar a nivel técnico y emocional, con el consiguiente riesgo de prolongarlo en exceso o incluso de bloquearnos. El apoyo de expertos nos ayudará a cumplir cada uno de los puntos necesarios a lo largo del proceso de elaboración del protocolo familiar. Su asistencia puede ser muy valiosa, en especial en lo que respecta a cuestiones de gran importancia como las siguientes:

• Realizar un diagnóstico sobre su conveniencia.
• Aportar conocimientos necesarios a la hora de debatir y tomar decisiones.
• Analizar la situación de la empresa en términos legales, económicos, etc.
• Servir de mediador y aportar un punto de vista objetivo en las reuniones.
• Aportar su experiencia en solución de conflictos para ayudar a superarlos.
• Dar forma legal a aquellos acuerdos que lo requieran.

La ayuda experta en ningún caso suple la necesidad de intercambio de opiniones, debates y, en fin, de llegar a un acuerdo familiar en las cuestiones esenciales. Las reuniones familiares son imprescindibles y no podrán sustituirse por cuestionarios o entrevistas, ni por encuentros aislados o unilaterales con expertos. Sólo un acuerdo bien cimentado permitirá llegar al fondo de las cuestiones críticas y abrir canales de comunicación que faciliten la convivencia entre la empresa y la familia. No en vano, el contenido del protocolo familiar debe reflejar este amplio consenso, imprescindible para una implementación posterior exitosa.

¿Qué pasa si tu empresa no cuenta con un protocolo familiar?

Las familias empresarias se enfrentan a numerosos retos, que aumentan cada vez que se añade una generación más a la gestión de la compañía. De un socio fundador y visionario se pasa a una segunda generación en que la gestión recae en una sociedad de hermanos, en el momento en que el fundador decide traspasar el testigo a sus hijos. Con suerte existirá una tercera generación en que la sociedad pasará a ser de primos, estos son los hijos de los hijos, es decir, los nietos del primer dueño de la compañía.

Cuantas más generaciones, más dificultad entrañan las relaciones familiares y mayor es la necesidad de un protocolo. Cuando éste no existe, se pueden producir situaciones como las siguientes:

• Los miembros de la familia no tendrán claro quién gestionará la empresa y el patrimonio familiar cuando el cabeza de familia no pueda continuar con su labor.
• Será más difícil encontrar acuerdos y mantener la armonía familiar en el caso de conflictos. Los asuntos familiares y personales se llevarán al terreno empresarial y los conflictos laborales estarán impregnados de otros lastres que dificultarán su resolución.
• Existirá mucha mayor incertidumbre sobre aspectos como la distribución de dividendos, la continuidad familiar, la incorporación de nuevos familiares y su remuneración… es posible que un contexto de este tipo haga que las nuevas generaciones eviten formar parte de la empresa y prefieran trabajar para terceros o montar sus propias compañías, con lo que la continuidad se pondrá en entredicho.
• Se ocuparán puestos de responsabilidad por parte de miembros de la familia que no están preparados para asumirlos, solo por el hecho de sus vínculos familiares. Esto irá en perjuicio de la propia empresa y ocasionará conflictos cuando el núcleo familiar es grande y está compuesto por varios sub-núcleos. Es el caso, por ejemplo, de dos hermanos que lideran una compañía en la que sus respectivos hijos ocupan determinados puestos de responsabilidad.
• Se producirán conflictos de comunicación y toma de decisiones, habrá decisiones cruzadas, donde uno de los miembros de la familia opta por un camino mientras que otro decide que el camino adecuado es el contrario. Los empleados podrán estar confusos y no tener claros sus objetivos, lo que afectará a los resultados y a la productividad general de la compañía.
• La llegada de nuevos miembros a la familia sin vínculos de sangre, a través de matrimonios, ocasionará conflictos de intereses. Estos nuevos miembros de la familia pueden creerse con el derecho de tomar decisiones. Si esta situación no está regulada a través del protocolo, será muy difícil hacerles ver cuál es su grado de responsabilidad en la gestión de la empresa.
• Cuando la crisis es muy grave, puede llegar a acabar con la disolución de la empresa, su división en partes o su venta, especialmente cuando en casos de sucesión son varios los hermanos que se hacen cargo de una empresa que hasta ese momento lideraba el padre y fundador.

 

Claves para elaborar un protocolo familiar

Aunque en un principio pueda parecernos que para confeccionarlo basta con seguir un modelo que nos sirva de ejemplo, la experiencia contrastada demuestra que su realización es bastante más compleja. A continuación, expondremos algunas de las principales claves para elaborarlo con acierto:

• Contar con ayuda experta: la ayuda de un profesional externo a la empresa puede garantizar la tan necesaria objetividad a la hora de realizarlo y guiar los pasos a seguir a lo largo de todas las fases, desde el diagnóstico inicial hasta su desarrollo, firma e implementación.
• Adaptarlo a cada empresa: cada empresa debe elaborar su propio protocolo, lo que significa que hay que huir tanto de los procesos sistematizados como de cualquier otro método que no se base en la implicación de la familia para el logro de un consenso que luego garantice una fácil y provechosa aplicación.
• Buscar el consenso: un protocolo familiar ha de buscar el diálogo y lograr un amplio consenso, lo que significa que el espíritu de unidad y compromiso es un punto de equilibrio necesario a partir del que deberá confeccionarse. A mayor implicación y acuerdo alcanzados más útil resultará para lograr la armonía familiar y empresarial, así como el éxito del negocio. Incluir los temas críticos: es necesario llegar a consensos sobre los temas realmente críticos que pueden afectar tanto a la familia como a la empresa, ya que las decisiones que se tomen al respecto serán la parte fundamental del contenido del protocolo. Aunque el protocolo familiar no fija un plan estratégico del negocio, por ejemplo, sí es fundamental para establecer un marco general de actuación.
• Incluir los valores: el protocolo es un conjunto de reglas sobre aspectos muy diversos, como la incorporación de los miembros o su marcha, normas de conducta, etc., pero también incluye principios familiares y empresariales comunes que deben reconocerse como propios, y que han de estar presentes tanto en su contenido como a la hora de actuar y tomar decisiones.
• Componente motivador: llegar a un consenso unánime a partir del debate y el diálogo no siempre es posible pero, en todo caso, no ha de perderse de vista que el objetivo del protocolo es ayudar a profesionalizar y motivar a la familia, fomentando la comunicación y mejorando la convivencia entre ésta y el negocio. A este respecto, suelen incluirse órganos de gobierno como el Consejo de Administración, la Asamblea Familiar y el Consejo de Familia, y además éste suele elaborar el protocolo.
• Momento de la aplicación: la implementación del protocolo será posterior a su firma, última fase de la elaboración. Sólo una vez desarrollado, -lo que incluye también la inclusión de algunos documentos legales-, y firmado, por lo tanto, habrá llegado el momento de aplicarlo.

Por lo tanto, no existen protocolos generales que sirvan de modelo. Cada protocolo se elabora a la medida, de forma confidencial, pues además de constituir una herramienta acaba convirtiéndose en documentación privada, de uso interno. Para su realización se necesita tanto asistencia técnica como predisposición por parte de los miembros para acercar posturas y trazar un camino que permita caminar juntos para el beneficio general.

Reglas de protocolo familiar

Este es el apartado que realmente tiene el contenido del protocolo. Aquí se establecen las reglas para los distintos ámbitos de la gestión y del trabajo diario, como pueden ser:

• Las normas de conducta y la forma en que se resolverán los posibles conflictos de intereses
• La creación de los órganos de gobierno y cómo se regulan: estos órganos son la Asamblea Familiar y Consejo de Familia.
• La creación y regulación de la Junta General y Consejo de Administración: de manera que se separa la propiedad de la empresa y su gestión y se decide dónde recae la toma de decisiones.
• Finanzas: en este apartado se establecen las normas relacionadas con el ámbito financiero y contable de la compañía.
• Sucesión: capítulo que trata de resolver una de las cuestiones más trascendentales de la empresa familiar, y que es cómo y en qué momento se realizará el cambio de generación de padres a hijos.
• Los derechos de salida individual y cómo se producirá.
• Las políticas de remuneración y dividendo
• Responsabilidad Social: donde se define el comportamiento ético de la empresa y su relación con el resto de la sociedad, la política de recursos humanos, de trato con los proveedores y de impacto en el medioambiente, entre otras.
• Otras reglas: es el espacio destinado a incorporar el resto de demandas y peticiones que los miembros de la familia puedan tener, una vez llegado al acuerdo con el resto de la unidad familiar.

 

 

Lo que dice la ley sobre el protocolo familiar

El funcionamiento de las empresas familiares está regulado como parte del derecho societario en la Ley de Sociedades de Capital. Sin embargo, en esta ley no encontramos ninguna referencia al protocolo familiar. A pesar de ello, el protocolo familiar, aunque por su naturaleza es un acuerdo privado, está protegido por ley. Funciona como un contrato entre los distintos miembros de la familia. La primera referencia legal al protocolo aparece en el Apartado 3 de la Ley 7/2003, de 1 de abril, de la sociedad limitada Nueva Empresa. Esta ley dispone que «reglamentariamente se establecerán las condiciones, forma y requisitos para la publicidad de los protocolos familiares, así como, en su caso, el acceso al registro mercantil de las escrituras públicas que contengan cláusulas susceptibles de inscripción».

Por su parte, el Real Decreto 171/2007, de 9 de febrero, define el protocolo como un “conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que se guardan vínculos familiares con respecto de una sociedad no cotizada en la que se tiene un interés común”.

Cómo se aplica la ley

En el día a día, el protocolo familiar se crea en el ámbito privado, y solo voluntariamente se puede registrar en el Registro Mercantil y en la página web de la empresa bajo ciertas condiciones. El acceso al Registro mercantil del protocolo se produce a instancia del órgano de administración de las sociedades y bajo su responsabilidad, quedando simplemente para dentro de la empresa la relación de éste con la propiedad BOE núm. 65 Viernes 16 marzo 2007 11255 y en general, con los firmantes del protocolo y sin perjuicio del recurso de éstos a la autoridad judicial en el supuesto de que no se halle autorizada su publicidad y se discuta el interés de la publicación.

Qué pasa cuando el protocolo contiene datos personales

Si el protocolo incluye datos relativos a la intimidad de los familiares y se pretende una publicidad de los mismos (por ejemplo, pactos sobre el régimen personal de la familia, prohibiciones u obligaciones personales, casarse en régimen de separación de bienes o que el consorte pueda o no ser socio, o bien que los hijos deban estudiar en una universidad determinada…), el acceso a la publicidad de estas cláusulas concretas debe claramente contar con el consentimiento expreso y cualificado al que se refiere la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, con el alcance y efectos que dicha ley atribuye a dicho consentimiento.

Excepciones

El real decreto no es de aplicación a las sociedades anónimas cotizadas. Cuando la sociedad es cotizada, su marco normativo de aplicación es la Ley 26/2003, de 17 de julio que viene a modificar dos textos legales anteriores (la Ley 24/1988, de 28 de julio, del mercado de valores, y el texto refundido de la Ley de sociedades anónimas, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre). En este sentido, se establece que puede constar en el Registro mercantil mediante inscripción la escritura pública de elevación de acuerdos sociales que contenga, en ejecución del protocolo y con mención expresa del mismo. Esto significa que se favorece la visualización del protocolo al que puede responder el acuerdo social y permite con ello una más adecuada interpretación de los acuerdos adoptados a nivel legal si fuera necesario.