Todo sobre el Diagrama De Gantt
Los proyectos pequeños pueden planificarse y ejecutarse a menudo con una simple lista de tareas. Sin embargo, los proyectos más grandes o complejos requieren un proceso de gestión de proyectos más sólido.
Si te encuentras siempre respondiendo a las preguntas de los clientes sobre los plazos o explicando quién es responsable de cada tarea, es hora de utilizar un diagrama de Gantt para tus proyectos. Los diagramas de Gantt te ayudan a crear un plan de acción detallado que mantiene informados a todos los miembros del equipo. Descúbrelo todo a continuación.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se utiliza en la gestión de proyectos para representar visualmente el plan de un proyecto a lo largo del tiempo. Los diagramas de Gantt suelen mostrar el calendario y el estado, así como el responsable de cada tarea del proyecto.
A continuación te mostramos los detalles que un diagrama de Gantt te permite captar de un vistazo:
- Cómo se divide un proyecto en tareas
- Cuándo empezará y terminará cada tarea
- Cuánto durará cada tarea
- Quién está asignado a cada tarea
- Cómo se relacionan las tareas entre sí y cómo dependen unas de otras
- Cuándo deben celebrarse reuniones, aprobaciones o plazos importantes.
- Cómo avanza el trabajo en un proyecto
- El calendario completo del proyecto, de principio a fin
En otras palabras, un diagrama de Gantt es una forma muy sencilla de comunicar lo que se necesita para entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Esto significa que es mucho más fácil mantener al equipo del proyecto y a las partes interesadas en la misma sintonía desde el principio.
Cómo crear un diagrama de Gantt
Para crear un diagrama de Gantt, puedes utilizar un software de gestión de proyectos con una función de Gantt o el clásico Microsoft Excel. Ambos tienen ventajas e inconvenientes, como verás enseguida. Elijas el que elijas, los pasos para crear el diagrama son prácticamente los mismos:
- Haz una lista de todas las tareas del proyecto.
- Estima la duración de cada tarea y asígnalas a los miembros del equipo.
- Decide qué tareas son independientes y cuáles dependen de otras
El siguiente paso es identificar el "camino crítico". Aunque algunos creen que el camino crítico contiene las tareas más importantes, en realidad no es más que la secuencia más larga de tareas dependientes de un proyecto: éstas representan el tiempo mínimo necesario para que el proyecto se complete.
La forma más sencilla de trazar el camino crítico es crear primero un diagrama de red. Puede hacerlo dibujando en papel cada tarea del proyecto y su duración y enlazando las tareas entre sí, o utilizando algún tipo de herramienta de mapas mentales.
Una vez identificado el camino crítico, puedes empezar a añadir tareas, una a una, en orden cronológico. Al terminar, añade las tareas independientes o "flotantes" que pueden completarse independientemente del estado de las demás tareas. Las tareas flotantes deben agruparse en la parte inferior, y la ruta crítica debe permanecer en la parte superior. Así será más fácil supervisar y ajustar el proyecto.
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