Cómo redactar correctamente una carta comercial de pedido

  carta comercial de pedido

La carta comercial de pedido sigue siendo uno de los medios más efectivos para la comunicación entre empresas o particulares con fines comerciales. En ella, una de las dos partes realiza la solicitud de un servicio o producto a fin de conseguirlo en un corto período de tiempo. Al igual que otros tipos de carta comercial (actas, memorándum, circular, informe, etc.), la carta comercial de pedido se diferencia del resto de cartas por hacer uso de un tono más formal, oficial o confidencial que vaya en concordancia con la negociación.

Sin embargo, también posee una serie de características que la diferencian del resto de cartas comerciales. La principal y más importante, radica en el énfasis que pone sobre la formulación de la solicitud y los términos de la misma. ¿Cómo redactar una carta comercial de pedido de manera eficaz? ¿Qué elementos se deben tener en cuenta antes de su escritura? ¿Cuáles son sus partes?

Antes de redactar la carta: aspectos básicos

La carta comercial de pedido tiene su origen en el interés de una de las partes por el producto o servicio que ofrece la otra. De ahí que, antes de su escritura, la parte que emite el documento deba tener claros tres aspectos básicos:

  • El producto: es la esencia del documento. Generalmente, a esta altura del proceso el emisor de la carta ya sabe las características del producto y procede a la formulación del pedido de manera directa.
  • La empresa: corresponde al proveedor o vendedor al que se dirige la comunicación. Si se conoce el nombre del responsable del área que atenderá la solicitud (algo que generalmente sucede tras las primeras tomas de contacto), el documento producirá cercanía y confianza.
  • La forma de envío: se refiere al medio de transporte que se emplea para el traslado del producto a manos del solicitante.

Partes de una carta comercial de pedido

Saludo:

El tono debe ser formal pero, a la vez, que confirme la cercanía entre las partes. Está claro que si la negociación ha llegado hasta este punto, es porque existe una buena relación comercial entre comprador y vendedor. El saludo, de una o dos líneas, debe insistir brevemente en ello y abrir el camino para el resto del documento.

Introducción:

Es recomendable que sea breve y directa. El remitente debe presentarse en calidad de particular, empresa, grupo o sociedad.

Cuerpo:

Inmediatamente después, el remitente debe hacer referencia al producto seleccionado y la cantidad que se requiera en casa caso. Esto puede hacerse a través de una lista en vertical o en el mismo párrafo, siendo preferible la primera opción en los casos en que sean varios productos; la idea es evitar cualquier confusión a la hora del pedido.

Confirmación:

Realizada la descripción del pedido, en algunas ocasiones el remitente solicita una confirmación de los precios, las formas de pago, el medio de envío que se empleará para el transporte de la mercancía o producto y, por supuesto, el tiempo que tardará en llegar a sus manos.

Anexos:

En este párrafo, el remitente de la carta de pedido debe agregar todos aquellos aspectos que crea convenientes para el proceso de entrega del producto: cambios de dirección, horarios y otras variantes.