5 consejos prácticos para escribir una carta comercial

carta comercial

La carta comercial tiene un esquema y lenguaje propios. Al margen de su contenido, y de cómo éste influye en su estructura, se emplean una serie de formalidades que varían para adaptarse a la idiosincrasia de la empresa, pero en realidad lo hacen de forma mínima. Saber redactar correctamente este tipo de documentos, por lo tanto, requiere de un pequeño aprendizaje, práctica y aplicar unos cuantos consejos prácticos como los que incluimos en este post.

Su tono formal y cortés, su brevedad  y profesionalidad, la información que contiene tanto del remitente como del destinatario, la inclusión del membrete, de la fecha completa, la obligada frase de despedida, la firma... y, en suma, todo ese conjunto de datos comunes se consideran requisitos imprescindibles prácticamente en todos los casos. No en vano, hacerlo funciona. Incluirlos dentro de un esquema también determinado es un modo eficaz de aplicar una fórmula que busca establecer una comunicación directa y clara, que finalmente permite transmitir aquello que deseemos hacer saber a clientes, proveedores, socios, entidades o cualquier otro destinatario. Que ese formato establecido de forma estándar sea común a todas ellas significa, por un lado, que para llegar a escribirlas nosotros simplemente hemos de seguir una serie de pasos y adquirir un poco de práctica, sin más complicaciones. En efecto, escribir una carta comercial exige respetar una estructura determinada (encabezamiento, cuerpo del mensaje y cierre de la carta) y contener una serie de elementos que puedes adaptar a cualquier tipo de contenido.

¿Qué tener en cuenta a la hora de escribir una carta comercial?

Una vez dominada su estructura básica -sería aconsejable tomar como referencia un sencillo ejemplo-, podremos empezar a introducir leves modificaciones y a imprimirle nuestro sello personal. Muy probablemente, nos será más fácil hacerlo teniendo en cuenta estos 5 consejos prácticos:

  1. Adapta el modelo a las necesidades de tu empresa y dispón de una plantilla propia o, aún mejor, de varias de ellas para distintos tipos de comunicación o destinatario, pues el contenido varía de forma significativa en función de su motivo. No sólo ahorrarás tiempo al redactarlas, sino que además conseguirás a la par uniformidad y personalización. Antes de lo que imaginas te será fácil escribirlas sin necesidad de ellas.
  2. Sé claro y considerado: La eficacia comunicativa sólo se logra con claridad se consigue de muchas maneras, no descuides ninguna, desde las más obvias, como el empleo de un lenguaje claro (huir de tecnicismos y chichés), frases cortas y división en párrafos, hasta en brevedad, sin por ello tener que renunciar a incluir la información que consideres necesaria, lenguaje, las sangrías, el interlineado. Sobre todo, intenta ser breve, sencilloy claro.
  3. Utiliza un tono formal y cortés: La cortesía comunicativa no sólo está en el tono amable, sino en cuidar todos estos detalles formales para que el destinatario no pierda el tiempo leyéndola. En todo caso, utiliza siempre un tono cortés y respetuoso. Evita el estilo demasiado directo, la agresividad y también el exceso de confianza, busca el acuerdo, destaca los puntos que se tienen en común, muestra interés por el receptor y ante un conflicto da razones y demuestra optimismo. De otro modo, podemos perjudicaremos la imagen de la empresa, o todo lo contrario, demostrar habilidad comunicativa es clave para el éxito de los negocios.
  4. No descuides la documentación: En algunas ocasiones será necesario hacer un borrador previo y recabar la documentación necesaria para que la carta pueda incluir datos rigurosos u otra información.  A su vez, intenta adaptar su contenido y tono al perfil del destinatario, lo que también puede extigirte recabar datos, en especial cuando hay diferencias culturales.
  5. Aprende a ser sutil: Mostrar interés por el destinatario no significa tener exceso de confianza. Bastará con la utilización de adverbios, como "realmente", o completamente, pongamos por caso, ofreciendo beneficios (bonos o descuentos) o demostrando consideración al acordar una cita en un lugar que le venga bien. Aprendamos también estrategias comunicativas para que las relaciones comerciales fluyan mejor, como evitar el desacuerdo buscando el acuerdo o, pongamos por caso, dejando libertad de acción al receptor reflejando en la misiva que entenderíamos que este no pueda satisfacer nuestra petición.