5 Programas de contabilidad para Pymes

La elección de un buen programa de contabilidad es una cuestión importante para emprendedores, pequeñas y medianas empresas que deciden llevar la contabilidad de su propio negocio de forma independiente o, como también es habitual, con la ayuda de una asesoría, pues además de ser necesaria, una gestión contable que resulte ágil y eficaz ahorrará tiempo y también permitirá reducir gastos. Determinar cuál es el mejor programa de contabilidad empresarial es una tarea poco menos que imposible, ya que la idoneidad de unas y otras aplicaciones depende de factores muy diversos, especialmente de las necesidades del usuario,  preferencias de usabilidad, de que sea un software gratuito o de pago o, por ejemplo, de compatibilidad con otros programas.

Obligación de facturación PYMES

Todas las pymes tienen ciertas obligaciones comunes, a pesar de que se dediquen a sectores diferentes o su tamaño y estructura no sean iguales. Una de estas obligaciones es la de llevar al día la facturación de su negocio. La obligación de facturar viene regulada por ley, concretamente a través de los artículos:

• Artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
• Artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido
• Artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre

Acorde a esta normativa, los empresarios están obligados no solo a expedir sus facturas y una copia de las mismas que deberán conservar. También deben conservar las facturas recibidas y todos aquellos recibos, justificantes y documentos que acrediten el cumplimiento de sus facturas, las operaciones que realiza y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

Llevar al día la facturación de un negocio es una tarea compleja, que se va complicando a medida que las empresas tienen un mayor volumen de negocios, e incrementa el número de facturas que hay que emitir y controlar para que cuadre sin problemas la contabilidad anual. Son muchas las pymes que no cuentan con la ayuda de un departamento especializado que se encargue de gestionar esta facturación, siendo el propio empresario, o alguno de sus empleados, el que se ocupe de tal fin.

Por fortuna, las nuevas tecnologías se han aliado con el mundo empresarial y han hecho posible que esta ardua tarea sea más fácil, rápida y precisa, gracias a la creación de programas software que se encargan de simplificar este tipo de gestión. En el mercado conviven una gran variedad de herramientas softwares de facturación diferentes, sin embargo, no todas te serán igual de útiles ni te facilitarán la labor del mismo modo. Por eso, es importante analizar e identificar las necesidades concretas de tu pyme y seleccionar la herramienta que mejor se adapte a tus requerimientos.

 

 

Importancia programas de gestión comercial

El software de gestión comercial nos ayuda a realizar distintas tareas de forma mucho más fácil y rápida que recurriendo a sistemas tradicionales basados en anotaciones manuales. También es tremendamente útil para llevar la contabilidad, controlar el inventario, personalizar los documentos, mejorar la atención al cliente, sacar el máximo partido a los datos gracias las estadísticas o, por ejemplo, poder confeccionar planificaciones que nos ayudan a gestionar distintas áreas de la empresa con mayor eficiencia.

La variedad, sencillez de uso y versatilidad, en efecto, son algunos de los principales puntos positivos de este tipo de software, si bien la gran cantidad de opciones de pago y gratuitas que existen pueden hacer dudar sobre cuál pueda convenir. Sin embargo, su oferta representa una ventaja a la hora de elegir el programa o programas que mejor se adapten a nuestras preferencias y necesidades.

Criterios para seleccionar tu Software de Facturación

A la hora de elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, es importante que tengas en cuenta los siguientes criterios:

• Facilite la emisión de diferentes tipos de facturas. Por otro lado, la aplicación que elijas, debe permitirte emitir, además de las facturas ordinarias, otros tipos de facturas, como las rectificativas, recapitulativas, simplificadas, proforma, copias y duplicados, según las condiciones que marca la ley.
• Adaptado a la Ley. Comprueba que tu software de facturación cumple con los requisitos mínimos establecidos por la normativa vigente. La herramienta debe permitirte incluir los siguientes datos:
  • El número correlativo de factura, de manera automática.
  • La fecha de expedición de factura.
  • Incluir y modificar los datos completos tanto de tu empresa como de los clientes, receptores de la factura.
  • Insertar el concepto de factura.
  • Seleccionar el tipo de IVA y el IRPF.
  • Calcular, de forma automática, la cuota tributaria y el importe total a pagar.
  • Incluir otros datos necesarios, como el número de cuenta u otros recordatorios.
• Manejo sencillo. Selecciona una herramienta que sea intuitiva, con una interfaz de diseño sencillo, agradable y fácil de manejar. Muchas veces se cree que cuanto más compleja es una herramienta, más eficaz será, sin embargo, la realidad confirma que esto no siempre es así. Si seleccionas un software complejo tendrás que dedicarle un tiempo extra para aprender a dominar la herramienta. Además, puede que nunca exprimas todas sus ventajas, por no estar suficientemente preparado.
• Ajustado a tus necesidades. Tu programa de facturación debe ajustarse a tus necesidades reales. Identifica estas necesidades y busca un software que posea las funciones que necesitas. Lo ideal, es que tu herramienta software posea, como mínimo, las siguientes funciones básicas:
  • Configurar una base de datos para gestionar tus clientes y proveedores.
  • Realizar y modificar tus facturas.
  • Emitir presupuestos y albaranes.
  • Gestionar y controlar tus gastos, cobros y vencimientos.
  • Guardar tus facturas en pdf y crear e-facturas.
• Diseño personalizado. Asegúrate de que tu nuevo programa te permite personalizar el formato de tus facturas, para que puedas crear un diseño acorde a la imagen de tu empresa. Modificar la apariencia de la factura e incorporar en ella los colores y el logotipo de tu Empresa, hará que tu negocio adquiera una imagen más profesional.
• Que crezca contigo. Tu empresa, al igual que tus necesidades, pueden cambiar y crecer. Por eso, es conveniente que te decidas por un software modular, que sea capaz de crecer contigo y te facilite nuevas funcionalidades y herramientas cuando lo necesites.
• Servicio. Aprovecha los últimos avances y elige un programa de facturación en la nube, que te permita emitir, rectificar y enviar tus facturas desde cualquier lugar y dispositivo. Estos programas de facturación online, además de ser más flexibles, también son más económicos y fáciles de implementar en tu empresa. Además, te ofrecen la ventaja de no tener que depender de un ordenador concreto.
• El precio. El valor del software también debe ser un criterio de decisión. Puedes elegir entre programas gratuitos o de pago. Además, dentro de los de pago, existen herramientas que permiten un abono mensual, anual, o que te facilitan el pago sólo por aquello que utilizas.

Contabilidad en la nube o cloud computing

El cloud computing es una realidad incontestable. Su uso y aplicaciones son tantas y tan variadas para profesionales, particulares y empresas de todo tipo que no es de extrañar el imparable crecimiento de software y demás soluciones hasta ahora inéditas en este entorno, incluyendo los programas de facturación y contabilidad para pymes y autónomos.

Innovación, facilidad de uso, ahorro de costes y funcionalidades que ofrecen soluciones completas para llevar la contabilidad de las pymes o de autónomos resulta una oferta atractiva que hace que muchos se animen a probar este tipo de soluciones.

 

 

Los mejores programas de facturación para PYMES

Facturadirecta

Es un software de facturación online muy completo y sencillo. La herramienta te permite crear y personalizar tus facturas, guardarlas como pdf o en formato electrónico, generar remesas bancarias o buscar y visualizar, de forma rápida y sencilla, tus facturas, entre otras funciones. Además, puedes crear, modificar y consultar tus facturas sin conexión a internet, gracias a su App.  Facturadirecta, también cuenta con otras funcionalidades que te permiten controlar tus gastos y cobros, llevar al día tu contabilidad o gestionar tus pedidos.

Kubbos

Esta segunda herramienta se compone de diferentes módulos para gestionar la facturación, ventas, compras o la gestión de clientes, entre otros. El módulo de facturación te permite gestionar la facturación de clientes y proveedores, generar remesas, emitir facturas electrónicas y controlar tus pagos, tus vencimientos, tus cobros y tus gastos, entre otras funciones. El programa cuenta con diferentes planes y precios según tus características y necesidades.

Nuevo Sage ContaPlus Flex

El más completo software de contabilidad del mercado, dispone de varias versiones y paquetes integrables para gestionar nóminas (Nuevo Sage NominaPlus Flex) y facturación (Nuevo Sage FacturaPlus Flex), idónea para pymes y autónomos, incluyendo funciones para la presentación telemática de cuentas anuales. También hace un seguimiento del inmovilizado, contabilidad analítica, integración de hojas de cálculo, Excel y sincronización con Sage ContaPlus en la nube.

SeniorConta

Una solución eficiente de contabilidad, de fácil uso y diseñada para responder prácticamente a todo tipo de necesidades, si bien acceder a opciones secundarias puede resultar algo complicado. Permite llevar varias empresas y ejercicios a la vez, presentación de informes, detección de irregularidades y acceso rápido a información relevante a través la barra de herramientas, como las facturas, proveedores,  los listados de clientes, etc. También irregularidades en las cuentas. Es multiusuario, con acceso personalizado.

ContaClub

Aplicación de gestión contable gratuita, multiusuario, que permite llevar la contabilidad de hasta 3 empresas. Satisface las necesidades de las pymes y está diseñado para que emprendedores o contables de la empresa puedan llevar la contabilidad sin problemas.

Peachtree

Veterano software de contabilidad, uno de los pioneros en la era de la computación personal, que ha ido renovándose hasta ofrecer actualmente una solución de contabilidad de Windows para uso personal y corporativo. Existe una versión de prueba y existen distintos paquetes de  software, desde el Basic al Quantum, el paquete más completo, que puede ser utilizado por un máximo de 30 usuarios con licencia.

QuickBooks

QuickBooks de Intuit es el programa de contabilidad para pequeñas empresas más utilizado en Estados Unidos, que ha evolucionado hasta ofrecer soluciones de todo tipo. Existe una versión en español y pueden adquirirse distintos paquetes, con periodos de prueba gratuitos. Es multiusuario, muy sencillo de usar y eficaz.

Contamoney

Programa de facturación y contabilidad online diseñado como una plataforma donde almacenar y elaborar las facturas y llevar la contabilidad más básica desde cualquier lugar y momento, pues Contamoney se puede conectar desde cualquier dispositivo.

Contasimple

La aplicación Contasimple es una herramienta web para la facturación, la contabilidad y la presentación de impuestos diseñada para autónomos y empresas. Permite crear facturas rápidamente aplicando plantillas, llevar los libros de registros oficiales, gestionar los gatos, hacer presupuestos y albaranes. También genera los impuestos a través de los modelos de IVA (303, 390), IRPF (130, 100), Retenciones Alquileres (115, 180), Retenciones F.Recibidas (111, 190), entre otros.

Gespymes

Programa de facturación y contabilidad en la nube para Mac y Windows. Una solución completa que almacena los datos en la nube y hace que estén disponibles las 24 horas, con acceso multidispositivo y multiusuario. Está disponible una demo gratuita. Además de las funciones básicas de contabilidad, Gespymes nos permite generar detallados informes económicos y financieros, abarcando entre otros apartados de facturación, contabilidad online, proveedores, control de costes, cartera de clientes, gestión de obras y proyectos, presupuestos y productos. Como el resto de los programas, basta con tener acceso a internet para poder acceder a la aplicación, sin tener que hacer instalaciones de ningún tipo.

Anfix

Una suite online que permite crear facturas, llevar la contabilidad, conectar con bancos, presentar impuestos o digitalizar tickets con total homologación de la Agencia Tributaria. Además, al contar con app, es posible recibir notificaciones cuando, por ejemplo, recibes el cobro de una factura. Tiene una versión de prueba de 15 días.

Contabilidad Serrato PyME

Programa de facturación que facilita la contabilidad de las pymes. Potente y sencilla, Contabilidad Serrato PyMe incluye un motor de búsqueda y divide sus múltiples funciones en módulos que dividen las tareas en secciones, entre otras: contabilidad, bancos, cuentas por cobrar, ventas, facturación por lotes, balance general, inventarios, producción, administración, centros de costes, impuestos, retenciones, presupuestos, control de series de productos, estados financieros mensuales. Su descarga es gratuita.

Los mejores programas de gestión comercial para PYMEs

Gestpymes

Un programa de gestión comercial personalizable, de uso intuitivo, que da respuesta a muy distintas necesidades en las áreas de dirección, compras, ventas, financiera o logística, compatible con Mac y Windows.

Visionwin

Software con versiones contable y de gestión, ambas adaptados a las necesidades de las pymes en gestión de clientes, realización de pedidos, inventarios y albaranes, facturas o, por ejemplo, la organización de documentación.

Factusol

Un software para crear facturas que pueden enviarse por correo electrónico o imprimirse y controlar todo lo relacionado con compras y ventas, realización de informes o, entre otros, conocer tu stock  o hacer un seguimiento de cuentas atrasadas, impuestos y evolución del equipo de ventas.

SockBase POS

Un software gratuito de gestión comercial diseñado para pymes. Permite controlar el stock, las listas de precios y costes, hacer transacciones bancarias, registrar datos sobre cuentas bancarias, proveedores o clientes, generar informes, hacer facturas, recibos y puede instalarse en modo usuario o multiusuario.

Ganttproject

Muy útil para planificar tus proyectos y distribuir tareas diseñando organigramas de actividades basados en el diagrama de Gantt. Idóneos para asignar recursos, coordinar a tu equipo y hacer un seguimiento y control más eficaces gracias a su facilidad de uso y presentación visual.

SumaCRM

Está pensado para pymes y pequeñas empresas con funcionalidades adecuadas para ser sencillo y útil a la vez. Es innovador y en español. Facilita el control de la operativa comercial y su embudo de ventas da información detallada sobre la etapa en la que se encuentra cada negociación. Además, se pueden realizar campañas de email marketing, con su respectivo tracking para así obtener confirmación de lectura de cada envío.