5 consejos para mejorar la productividad en equipos virtuales

La organización es la clave del éxito de un equipo que trabaja de forma virtual. ¿Cómo reforzar la productividad en este contexto profesional? En este artículo te damos cinco consejos para avanzar.

Tips para reforzar la productividad profesional:

1. Breve reunión al inicio del día

¿Por qué es recomendable comenzar la jornada con esta rutina de lunes a viernes? Para poner en común los objetivos, plazos y proyectos. De este modo, es posible clarificar las tareas previstas en el calendario para esta fecha. A través de esta puesta en común, cada trabajador concreta las labores que debe realizar y, también, obtiene la retroalimentación de otros compañeros.

2. Roles perfectamente definidos

Las bases del trabajo en equipo en el ámbito digital son las mismas que en el entorno presencial. El líder debe guiar y motivar al grupo. Pero, a su vez, cada uno de los participantes ocupa un rol que no debe confundirse con el de otro profesional. En caso contrario, si las competencias de un puesto de empleo no están claras, esta confusión afecta de manera negativa a la productividad porque genera interrupciones en el proyecto.

3. Crear un calendario compartido con datos actualizados

Es importante que los colaboradores comprendan cuál es la situación de cada proceso. Por ello, conviene crear un calendario compartido con el fin de que cada uno tenga la posibilidad de consultar en cualquier momento este documento. Los trabajadores leen esta fuente de información siempre que lo necesitan. Esta herramienta resulta esencial para mantener el foco de atención en la etapa actual de un plan de acción.

También es útil para simplificar la búsqueda del horario ideal de una próxima reunión virtual o cualquier otro evento. Aunque las metas a alcanzar ocupan una posición relevante en la organización del tiempo, la empresa no debe perder de vista un itinerario que se concreta de forma visual con un calendario. Este soporte sirve para realizar un seguimiento adecuado de los asuntos finalizados.

4. Lluvia de ideas en remoto

Conviene crear experiencias de equipo para fortalecer el vínculo profesional y mantener un clima de confianza. Una dinámica que está muy presente en las empresas es el brainstorming. Una fórmula creativa que se realiza en la distancia a través de la tecnología. Una lluvia de ideas se completa con las aportaciones de quienes añaden sugerencias en torno al tema principal de este ejercicio. Este proceso puede estar alineado con el deseo de añadir múltiples alternativas de solución sobre el problema analizado.

5. Normas para trabajar

Es necesario que los colaboradores se familiaricen con el contexto corporativo del que forman parte. Los principios que rigen el trabajo en equipo tienen el objetivo de mejorar la comunicación y la coordinación. Por ejemplo, el responsable debe especificar cuáles son los canales de comunicación habilitados para potenciar el diálogo. ¿En qué casos y situaciones es adecuado elegir cada medio? Los colaboradores deben saber la respuesta para no actuar desde la improvisación en cada momento.

Mejorar la productividad en equipos virtuales es un reto que ocupa a aquellas empresas que evolucionan al compás de la tecnología.