La ley de Pareto: Cómo hacer más en menos tiempo

¿Estás cansado de pasarte la vida tirando de ti en cien direcciones? Tu también puedes alcanzar el éxito en el trabajo y en la vida: el principio de Pareto es el secreto para conseguirlo. También conocido como la regla del 80/20, puede simplificar tu vida cuando tienes un número abrumador de tareas.

El principio de Pareto ayuda a la gente a eliminar el ruido identificando las tareas que suponen el 20% del total. Tienes que seguir un proceso paso a paso para determinar qué elementos son verdaderamente importantes y cuáles no merecen la mayor parte de tu tiempo o atención. 

¿Qué es la Ley de Pareto?

El principio de Pareto (también conocido como la regla del 80/20) afirma que el 20% de tus entradas, acciones o actividades son responsables del 80% de tus salidas o resultados en cualquier situación. Y lo contrario también es cierto: el 20% de tus productos o resultados proceden del 80% de tus entradas, acciones o actividades.

La regla de Pareto debe su nombre a un economista italiano llamado Vilfredo Pareto. Vilfredo observó por primera vez este principio en su propio jardín. Se dio cuenta de que el 20% de las vainas de guisantes producían el 80% de los guisantes sanos. Siguiendo investigando, descubrió más tarde que el 80% de la tierra italiana pertenecía al 20% de la población.

Este principio es sorprendentemente aplicable a todos los aspectos de nuestra vida cotidiana. He aquí algunos ejemplos generales del principio de Pareto:

• Normalmente, nos ponemos el 20% de la ropa el 80% del tiempo
• El 20% de un libro de no ficción contiene el 80% de la información más importante
• El 80% de los ingresos de una empresa los genera el 20% de sus clientes potenciales.

En consecuencia, el principio 80/20 se basa en el precepto de que trabajar menos puede producir mejores resultados. Por tanto, la clave de la productividad y de una mejor gestión del tiempo sería "hacer más haciendo menos", algo que se suele trabajar en diferentes cursos para aplicarlo a los departamentos empresariales, como el máster en recursos humanos online, por ejemplo.

¿Cómo usar el principio de Pareto?

1. Prioriza tus tareas en función de su impacto

La regla del 80/20 afirma que el 80% de los resultados se obtienen a partir del 20% de las aportaciones, lo que significa que si priorizas las tareas por orden, emplearás la mayor parte de tu tiempo en completar las más importantes.

Para conseguir el máximo rendimiento, identifica las tareas que más afectan a su productividad y céntrate en ellas. El 20% de las tareas se traducirá en el 80% de tu rendimiento.

Una de las cosas que más me ayudan es hacer una lista de las tareas del día y clasificarlas según su impacto. Prioriza las tareas en función de su impacto preguntándote si lo que tienes que hacer ese día implica colaborar con otras personas en un proyecto. Una vez clasificadas las tareas, haz primero las de mayor impacto para permitir que los proyectos sigan avanzando.

1.Mejora tu toma de decisiones decidiendo las cosas impactantes

El principio de Pareto te ayuda a priorizar soluciones cuando tienes un problema con muchas causas. Mejora el proceso de toma de decisiones ayudándote a identificar estos problemas. 

Empieza por agrupar tus problemas en categorías. Si la mayoría de estos problemas entran en una categoría, puede que tengan una solución. Hacerlo así te ayudará a resolver varios problemas a la vez. Ordena los problemas asignándoles un valor en función de su impacto en tu empresa. Puedes hacerlo con un número entre uno y diez o con un valor monetario.

Céntrate en el 20% de los problemas que más afectan a tu trabajo. A continuación, desarrolla un plan para centrarte en una solución que te permita obtener el 80% de los resultados.

Imagina que una empresa de comercio electrónico te contrata como responsable del Servicio de Atención al Cliente. Revisas las reclamaciones más recientes y descubres que la mayoría de las solicitudes de reembolso están relacionadas con la recepción de productos dañados.

En este caso, tu empresa debe dar prioridad a este problema y encontrar una solución para evitar la tramitación de devoluciones. Un nuevo embalaje puede ayudar a proteger los productos durante el envío y evitar que se dañen durante el tránsito. Y solo con identificar un único problema, habrá ahorrado muchos pedidos perdidos.

Ese es el poder de tomar las decisiones correctas sobre las cosas que crean el mayor impacto.

2.Dedicar tiempo al control de calidad

La Metodología Six Sigma de control de calidad, utiliza un diagrama de Pareto y un análisis de Pareto. Six Sigma es una metodología que intenta eliminar las variaciones para aumentar la producción. Los diagramas de Pareto pueden ayudar a visualizar los datos y a identificar qué acción priorizar.

Los diagramas de Pareto permiten visualizar los distintos elementos o procesos que intervienen en un proyecto concreto. Si queremos mejorar nuestra eficacia, debemos centrarnos en cambiar las partes de nuestro proceso que causan más problemas.

Una forma de utilizar la ley de Pareto es crear un diagrama de Pareto que muestre cuántas tareas diferentes intervienen en un proyecto. Esto te ayudará a identificar las tareas que requieren más tiempo y las que pueden eliminarse sin afectar significativamente al calendario del proyecto.

Una vez identificados los cuellos de botella, puedes empezar a introducir cambios para reducir su impacto. Por ejemplo, puedes reducir el número de pasos necesarios para una tarea o trasladarla a una franja horaria más eficiente.

3.Aprovéchalo para gestionar la productividad del tiempo y los recursos

Puedes utilizar este principio para gestionar tu tiempo y trabajar de forma eficiente. Intenta completar el 20% de tus tareas de forma rápida y sencilla. Esto te ayudará a hacer más en menos tiempo.

La regla 80-20 se basa en la idea de que la mayoría de las tareas son relativamente fáciles y pueden ser realizadas por el 20% de los trabajadores. Las tareas más difíciles o que requieren más esfuerzo suelen representar sólo un pequeño porcentaje de los resultados. Aplicar la regla 80-20 te permite concentrar tus limitados recursos en las tareas más importantes, y poder alcanzar así tus objetivos más rápidamente y con menos estrés.