Comunicación externa: qué es y qué tipos hay

Cuidar a los agentes externos de la empresa y saber cómo, cuándo y con qué medios dirigirnos a ellos es casi tan importante como cuidar a los agentes internos. La comunicación externa es la que se encarga de establecer una relación de dentro hacia fuera de la empresa. Si quieres saber todo acerca de la comunicación externa como: características, sus tipos y canales, quédate a leer este artículo.

 

 

¿Qué es la comunicación externa?

La comunicación externa es propia de la comunicación corporativa de la empresa. El objetivo de esta es mejorar la imagen de la empresa, a la vez que se vincula con consumidores, accionistas y proveedores. Para que esta comunicación funcione, debe ser bidireccional. En otras palabras, la comunicación externa (a diferencia de la interna) es la forma en la que la empresa se comunica con el exterior mientras transmite mensajes coherentes y eficaces.

Pero, ¿quién es el encargado de la comunicación externa de la empresa? Pues bien, los encargados de realizar esta comunicación de forma efectiva son el departamento de Marketing y Relaciones Públicas.

Características principales de la comunicación externa

En el momento en el que queramos lanzar un mensaje dirigido a una persona o un grupo de personas que se encuentran fuera de la empresa (como por ejemplo los proveedores), debemos hacerlo teniendo en cuenta una serie de características a cumplir. De lo contrario, lo más seguro es que el mensaje llegue, pero no se entienda.

1.   Mensaje uniforme

Un mensaje uniforme es aquel que, antes de ser lanzado, ha sido estipulado: el tono, lenguaje a utilizar y elementos a comunicar. Gracias a estas pautas, los receptores del mensaje serán capaces de identificar, entre otros aspectos, si se trata de un comunicado oficial o no y si se identifican con el mensaje (esto dependerá del tono o lenguaje utilizado).

2.   Oportuno y claro

Se recomienda que la comunicación externa solo tenga lugar en ocasiones determinadas, como por ejemplo: el lanzamiento de un producto, la inauguración de una tienda, para compartir cambios en la dirección de la empresa… Si hay algo claro es que el público objetivo debe entender lo que dice nuestro mensaje.

3.   Plan

Antes de lanzar un mensaje debemos tener un plan y unos objetivos claros. Sin ellos, los responsables de comunicar el mensaje no podrán trabajar de forma uniforme. Identificar el mensaje y el público objetivo es algo esencial antes de transmitir un mensaje.

4.   Mensaje adaptable a distintos canales

Un mensaje que sea capaz de adaptarse a distintos canales es oro. Sin embargo, en la mayoría de los casos esto es muy complicado de conseguir, por lo que antes de lanzar un mensaje en distintos canales deberemos adaptarlos a ellos.

Hay que tener en cuenta los formatos y diseños que cada plataforma exige para conseguir una comunicación efectiva. Un ejemplo de ello se encuentra en la plataforma TikTok, la cual se destaca por vídeos cortos (de 15 segundos aproximadamente) y en formato vertical. Por otro lado, si lo que queremos es transmitir un mensaje en prensa, entonces sí que podremos realizar un contenido escrito más extenso.

Para saber cómo transmitir el mensaje, primero deberemos estudiar las plataformas y sus formatos correspondientes.

5.   Ayuda a que los objetivos de la empresa se cumplan

El mensaje que queremos transmitir, siempre debe estar enfocado en mejorar la empresa y llevarla hacia el éxito. Para conseguirlo, primero deberemos saber a qué tipo de público queremos llegar. De esta manera, sabremos qué tipo de mensaje lanzar, así como también dónde y cómo hacerlo.

 

 

Tipos de comunicación externa en una empresa

Dependiendo de los objetivos que se quieran conseguir, el departamento de marketing deberá escoger un tipo de comunicación u otra a realizar. Si todavía no sabes todos los tipos que hay, te los contamos a continuación.

Fortalecer la relación con los proveedores

Tener una correcta comunicación con los proveedores de la empresa es muy importante. Sin los proveedores la empresa se iría a pique y aunque muchas veces no se les considera ni como influyentes en la empresa, lo son mucho más de lo que pensamos. Imagina que tienes una empresa de fabricación de coches y te has peleado con los proveedores de los neumáticos. ¿Cómo vas a fabricar coches para posteriormente venderlos? Exacto, no puedes.

Generar confianza con los proveedores ayuda a que el producto final que vendemos sea de mayor calidad. Además, si tienes una buena relación con ellos, seguramente cumplirán todos los tiempos estipulados y habrá menos probabilidad de que en alguna ocasión te dejen ‘’colgado’’.

Aumentar la relación con los clientes

Una buena comunicación entre empresa y clientes debe ser fundamental para cualquier empresa. Sin los clientes, las empresas no obtendrían ventas ni beneficios, lo que causaría que tuvieras pérdidas significativas y tuvieras que optar por cerrar la empresa.

La relación con los clientes debe ser transparente y clara para que estos confíen en la empresa y se conviertan en clientes leales.

Relacionarse con los medios de comunicación

Los medios de comunicación tienen un papel muy significativo en el mercado. Quizá hace años, cuando los medios de comunicación no estaban tan masificados, no era esencial mantener una buena relación con ellos. Sin embargo, a día de hoy, si ocurre algún tipo de problema en la empresa, los medios pueden jugar a nuestra contra y causarnos grandes problemas, ya no solo con los clientes, sino también con los trabajadores y proveedores.

Mantener una relación sana con los medios de comunicación significa que tenemos un comodín que, en caso de necesitarlo, puede ahuyentar los rumores y noticias negativas de la empresa.

Mejorar la relación con el público

El público de una empresa es muy extenso. Comprende desde clientes, trabajadores, proveedores, inversionistas o grupos de opinión, entre otros.

Conseguir que todo el mundo tenga una opinión de la empresa positiva no es nada fácil, pero puede conseguirse con tiempo y dedicación. Si todo lo que engloba a la empresa son opiniones positivas, el prestigio subirá como la espuma y será muy difícil que nos bajen de ese podio imaginario.

Canales de comunicación externa

Existen muchos canales que puedes utilizar a la hora de lanzar un comunicado externo. A continuación, los más comunes:

• Notas de prensa
• Blog
• Web corporativa
• Redes sociales
• Llamadas telefónicas
• Publicidad

Sea cual sea el canal que escojas, no olvides tener en cuenta las características que este debe tener antes de ser lanzado.