La nómina electrónica: ventajas para las empresas

Actualmente, la gestión de documentos puede llevarse a cabo con total confiabilidad mediante soportes electrónicos, sin necesidad de tener que contar con un documento paralelo en soporte físico para poder trabajar con ellos, almacenarlos o, llegado el caso, hacerlos valer ante la administración correspondiente. En un entorno como el actual, cada vez más informatizado, el escaneo de archivos y la digitalización de los mismos a través de su generación directa nos ayudan a ser más eficientes en la gestión documental, habida cuenta de que, además, la información que manejan las empresas no deja de aumentar. La generación de la nómina electrónica nos ayuda a avanzar en la idea de la "oficina sin papel", con la que se pretende la implantación de sistemas de gestión documental cada vez más eficientes en las empresas, englobando tanto a los documentos como a los datos, desde el mismo escaneo de archivos hasta la informatización de la contabilidad o, entre otros, también la factura y las nóminas electrónicas.

¿Qué es la nómina electrónica?

Pero, antes de desgranar sus ventajas, es necesario que definamos el concepto de "nómina electrónica" para disipar posibles dudas y mejorar la comprensión de sus numerosas ventajas. Básicamente, una nómina electrónica se define como un archivo electrónico generado mediante un software que contiene la nómina firmada digitalmente por la empresa, y tiene la misma validez que la nómina convencional. Puede tener cualquier formato, máxime teniendo en cuenta la evolución continua de la tecnología, que brinda soluciones cambiantes, si bien lo más habitual es el PDF.

Las ventajas de la nómina electrónica

La tendencia de avanzar hacia un mundo digitalizado está imponiéndose a pasos agigantados gracias a los muchos beneficios que tiene para la empresa, desde la optimización de los procesos hasta una significativa reducción costes. En concreto la nómina electrónica supone ventajas como las siguentes:

• Ayuda a ganar tiempo: por la mayor facilidad y rapidez en su generación, que podemos automatizar, envío y también gracias al autoarchivado, pues reduce el tiempo de consulta drásticamente.
• Mayor accesibilidad: su generación digital facilita la recuperación de documentos.
• No ocupa espacio: sustituir el papel en documentos electrónicos evita tener que destinar un espacio físico para su archivado, pues no es necesario generarla ni guardarla en papel.
•  Es segura: la creación de la nómina electrónica mediante digitalización certificada la convierte en un documento con la misma validez. Legalmente, la firma "recibí" del trabajador puede sustituirse por el justificante bancario de la transferencia.
• Minimizamos la posible pérdida: los mismos programas de generación de nóminas y su archivado digital hacen de la nómina electrónica un documento imposible de extraviar, pues además podemos hacer copias de seguridad de forma automatizada.
• Ahorro económico: como alternativa a las nóminas convencionales, las electrónicas evitan gastar en papel, tóner, sellos, sobres, archivadores, y también ahorramos horas de personal.
• Acceso desde cualquier lugar: mediante su envío a través de correo electrónico, accediendo a un área provada, el usuario puede acceder a ella de forma inmediata y, para hacerlo, simplemente necesitará un lector de PDFs.

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