Los ocho objetivos de los sistemas de flujo de trabajo (workflow)

¿Has oído hablar de los sistemas de flujo de trabajo (workflow)? También llamados BPMS (Business Process Management Systems), permiten acercar personas, procesos y máquinas con el fin de reducir tiempo y acelerar la ejecución de cualquier trabajo. De hecho, tal y como afirman en el artículo “BPM y Workflow para la gestión de procesos” del blog de R2 Sistemas, son muchos los beneficios que aportan: mejora del seguimiento y el control de los procesos; mejora de la productividad general y la eficiencia entre departamentos; los problemas se pueden conocer por adelantado y, por tanto, se pueden anticipar los fallos; facilita la circulación de la información de la propia empresa… Para que conozcas un poco mejor este sistema, hoy vamos a contarte sus objetivos apoyándonos en la información que hemos encontrado en Wikipedia.

Métodos y organización en el sistema de información

Uno de los principales objetivos de los sistemas de flujo de trabajo es reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y la organización en el sistema de información. Y es que hay que tener en cuenta que hoy en día es esencial poder acceder a la información de forma fácil y eficaz y lo normal es que ésta esté en diferentes formatos, lo que puede provocar un problema de accesibilidad.

Procedimientos organizativos

El segundo objetivo de este tipo de sistemas es establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos, algo que se consigue gracias a una normalización en la metodología de trabajo.

Método y flujo de trabajo

Por otro lado, los sistemas de flujo de trabajo tienen el objetivo de independizar el método y el flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

Movilidad del personal

El cuarto objetivo de los sistemas de flujo de trabajo es facilitar la movilidad del personal. De hecho, permiten trabajar en equipo desde distintos lugares físicos.

Reingeniería de negocio

Otro de los objetivos es soportar procesos de reingeniería de negocio que, tal y como explican en el artículo “¿Qué es la reingeniería de negocios?” de Zeus Management, “es un método mediante el cual, en función de las necesidades del cliente, se rediseñan radicalmente los procesos principales de negocios, de principio a fin, con el objetivo de alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez.”

Toma de decisiones

El sexto objetivo es agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una empresa, organización o institución. De hecho, con la implementación de este tipo de sistemas las decisiones son rápidas, ágiles y oportunas.

Servicio

También es importante tener en cuenta que con este tipo de sistemas se optimiza el servicio. En este sentido, hay que señalar que supone dar una respuesta más rápida a los clientes, además de transmitir una sensación de apuesta por la tecnología, lo que contribuye a motivar a los trabajadores.

Gestión del conocimiento

El último objetivo que señalan desde Wikipedia es la mejora de la gestión del conocimiento, una nueva cultura empresarial que se basa en gestionar las organizaciones situando los recursos humanos como el principal activo.

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