Qué es el RGPD: reglamento general de protección de datos

¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos define cómo deben manejarse los datos personales dentro de la Unión Europea. 

No se queda en una explicación teórica: determina cuándo puede recogerse un dato, para qué, quién puede verlo, cómo debe protegerse, y qué ocurre si alguien hace un uso indebido.

En la práctica, el RGPD impone trazabilidad. Si entregas tu correo, tu número de teléfono o cualquier dato que pueda identificarte, la empresa debe justificar por qué lo necesita, cuánto tiempo lo conservará y quién tendrá acceso. Tú decides si aceptas ese uso.

¿Cuándo entró en vigor el RGPD?

El texto se aprobó en abril de 2016, pero su aplicación obligatoria comenzó el 25 de mayo de 2018. Desde ese día, cualquier empresa que trate datos personales en la UE (sea europea o no) debe cumplir esta normativa.

¿Cómo te beneficia el RGPD?

El RGPD te da herramientas reales para controlar tu información. Estos son casos habituales:

• Saber qué datos tuyos conserva una empresa. Puedes solicitar un informe detallado, desde formularios hasta historiales de compra.
• Corregir o borrar lo que no sea necesario. Si un dato es incorrecto o ya no tiene una base legal válida, puedes exigir su eliminación.
• Mover tus datos a otro proveedor. Por ejemplo, exportar información de un servicio para usarlo en otro.
• Ser avisado si tus datos se filtran. La empresa debe notificarte sin retrasos injustificados; en la mayoría de casos, en un máximo de 72 horas desde que detecta la brecha.

Derechos y obligaciones según el RGPD

Tus derechos como persona

• Acceso: solicitar el detalle de todo lo que guardan sobre ti.
• Rectificación o supresión: pedir cambios o eliminación de datos que no correspondan.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato reutilizable o transferirlos.
• Notificación de brechas: saber rápidamente si tu información ha sido comprometida.

Obligaciones para las organizaciones

• Justificar cada tratamiento. Consentimiento, contrato, obligación legal… no vale un uso indefinido ni “por si acaso”.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas reales. Ejemplos: cifrar bases de datos, limitar accesos, registrar actividad, revisar proveedores externos.
• Transparencia absoluta. Explicar de forma clara para qué se usarán los datos y con quién se compartirán.
• Designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) cuando el tipo de actividad lo exige.
• Documentarlo todo. No basta con cumplir; debe demostrarse ante una auditoría.

Implementación del RGPD en empresas

Las empresas que manejan datos personales deben adaptar su operativa diaria. Los puntos más relevantes son:

• Analizar qué datos recopilan, por qué y durante cuánto tiempo.
• Revisar políticas de privacidad, contratos con proveedores y formularios de consentimiento.
• Establecer protocolos de respuesta ante brechas: cómo se detectan, cómo se notifican y qué responsables intervienen.
• Aplicar la legislación complementaria. En España, el RGPD convive con la Ley Orgánica 3/2018 (LOPD-GDD), que añade directrices sobre derechos digitales.

En muchas pymes, la principal dificultad está en documentar correctamente los tratamientos: quién accede, para qué, y cómo se protegen.

¿Qué ocurre si una empresa no cumple el RGPD?

El incumplimiento tiene consecuencias directas:

• Multas elevadas: hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación global anual, aplicándose el mayor de los dos.
• Limitaciones en el uso de datos: la autoridad puede prohibir temporal o permanentemente tratar información personal.
  Daño reputacional: pérdida de confianza de clientes, reclamaciones internas y posibles litigios.

En la práctica, muchas sanciones se producen por errores aparentemente sencillos: consentimientos mal recabados, formularios poco claros, o falta de medidas de seguridad básicas.

Conclusiones

El RGPD no es solo una ley: es una forma de trabajar con datos basada en responsabilidad y transparencia. Para las personas, significa poder decidir sobre su información. Para las empresas, implica justificar cada acción, proteger los sistemas y documentar procesos.

Consejo de Marta Solano, graduada en Marketing

Si gestionas datos personales, revisa tus flujos internos sin aplazarlos. Documentar tratamientos, actualizar consentimientos y ofrecer vías claras para solicitar acceso o supresión no solo evita sanciones: también reduce reclamaciones y mejora la confianza de tus clientes.