Todo sobre la matriz de Eisenhower

Si quieres invertir tu tiempo para que puedas realizar todas las tareas que tienes pendientes, la matriz de Eisenhower te ayudará. Es cierto que el tiempo es caro porque no vuelve, pero sí que puedes aprender a gestionarlo y optimizarlo. Tengas o no una empresa, esto te interesa.

 

 

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower se trata nada más y nada menos que de una herramienta para gestionar el tiempo.

El nombre de la misma proviene del presidente número 34 de Estados Unidos. Dwight D. Eisenhower se caracterizaba por ser un hombre muy productivo que estableció las acciones necesarias para optimizar el tiempo y conseguir todos los objetivos propuestos. Covey, uno de los muchos hombres que estudió sobre sus acciones, fue quien recopiló las ideas de dicho presidente y las unió para crear la matriz de Eisenhower.

Esta es uno de los instrumentos más utilizados en el mundo de las ventas y cumple con distintas tareas: prioriza, planifica, divide las tareas mensuales o semanales… Además, organiza las tareas de menos a más importante. ¿Quieres saber mucho más acerca de esta herramienta? ¡Quédate a leer!

¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower?

No hace falta gestionar un negocio para utilizar esta matriz, también puedes ayudarte de ella para realizar tus tareas diarias.

La matriz de Eisenhower se organiza en cuatro cuadrantes: dos de ellos son importantes y urgentes y los otros dos no son ni importantes ni urgentes (si no te ha quedado del todo claro, no te preocupes, te lo especificamos todo en el siguiente apartado).

Cuando tengas la lista de tareas a realizar, deberás clasificarlas en el apartado correspondiente, empezando así a realizar las acciones urgentes e importantes y continuando por las urgentes y no importantes.

Gracias a la matriz de Eisenhower, podrás tener una visión de águila de todas las acciones, las cuales además estarán ordenadas por orden de prioridad. ¡Conseguirás todo lo que te propongas!

Cuadrantes de la matriz de Eisenhower

Como te hemos comentado anteriormente, la matriz de Eisenhower tiene 4 elementos o cuadrantes. Deberás colocarlos de forma que el cuadrante 1 esté situado a la izquierda, el 2 debajo del 1, el cuadrante 3 al lado del 1 y el cuadrante 4 en la esquina que queda libre, la inferior derecha.

1: Urgente e importante

Se trata del cuadrante más importante. Es en este donde deberás ubicar las acciones que no pueden esperar a ser realizadas y tampoco pueden delegarse a una segunda persona.

2: Urgente pero no importante

Las acciones no importantes no siempre son aquellas que no deben realizarse cuanto antes. Las tareas que hay aquí pueden delegarse a una segunda persona, ya que no son importantes y, por lo tanto, no es esencial que se lleven a cabo a la perfección. Gracias a ello, podrás ahorrar tiempo y dedicarte a otras tareas pendientes.

3: No urgente pero importante

En este espacio irán las tareas que son importantes, pero no tienen fecha de entrega, por lo que no son urgentes y pueden realizarse más adelante.

4: Ni urgente ni importante

Las tareas que pertenecen a este grupo son aquellas que se suelen realizar cuando no hay nada más por hacer. Estas tareas no te ayudan a avanzar, pero su realización no se califica como ‘’no hacer nada’’, sino más bien como a lo que muchos llaman procrastinar.

Pasos para crear la matriz de Eisenhower

Paso 1: Crea los cuadrantes

Empieza por crear los cuadrantes a mano o en ordenador. Aunque las variables son urgente e importante, tú puedes cambiarlas y poner las que se te ocurran.

Paso 2: Haz una lista de tareas y organízala

Ahora que ya tienes el cuadrante creado, deberás hacer una lista de todos los quehaceres semanales o mensuales (te recomendamos que al lado de cada uno pongas una fecha máxima para que te sea más fácil de ordenar). Una vez hayas acabado la lista, ves acción por acción colocándolas en cada cuadrante y táchalas de la lista para evitar confusiones.

Paso 3: Delega las tareas

Delegar las tareas no siempre es fácil, hay muchas personas de hecho que prefieren trabajar el doble antes que responsabilizar a otras personas. Si tú eres una de ellas, debes aprender que delegar tareas es una forma de optimizar el tiempo y de ser más productivo. Además, contribuye a motivar a los empleados, ya que sentirán que confías en ellos.

Paso 4: Implementa la matriz

Una vez finalizado el paso anterior, llega el momento de poner en marcha la matriz de Eisenhower. Empieza a realizar las tareas por orden de preferencia. Si la vas a utilizar en una empresa, es una buena forma de ver como vais avanzando y qué os queda pendiente por hacer. ¡Ánimo!

Paso 5: Mide la eficacia

Mira aquellas tareas que faltan por realizar cuando se acerque el momento de la fecha de caducidad establecida para la matriz. ¿Te faltan muchas por acabar? Eso puede significar que no las has organizado de forma correcta, o bien que el equipo al que has asignado las acciones no ha trabajado todo lo que podría. Puede ser que esto ocurra si es la primera vez que realizas la matriz, pero ya verás que en las siguientes aprenderás a gestionarlo de mejor forma. Sea como sea, intenta que en la próxima matriz que realices no vuelva a ocurrir.

Ventajas y desventajas de la matriz de Einsehower

La matriz de Einsehower destaca por tener un gran abanico de ventajas, entre las que destacan las que siguen a continuación:

• Fácil de implementar.
• Coste 0.
• No se necesita mucho tiempo para elaborarla.
• Permite establecer prioridades claras.
• Útil para todo tipo de personas.
• Optimización del tiempo.

Aunque hay muchas ventajas, también existen ciertos inconvenientes que hay que tener en cuenta a la hora de realizar esta matriz:

• Puede ser difícil determinar la importancia.
• Posibilidad de experimentar pérdida de calidad.

Si quieres evitar que te sucedan algunos de estos problemas y aprender sobre el mundo de los negocios, te aconsejamos que te especialices en uno de los cursos que te ofrecemos en EAE. ¡Tenemos mucho que ofrecerte!