El Timebox para la gestión de proyectos

Dicen que el tiempo es oro. Cuando no lo gestionas bien, corres el riesgo de malgastar este precioso recurso en actividades improductivas que apenas aportan valor empresarial (y dinero). Entonces, ¿qué puedes hacer para sacar el máximo partido a tus actividades y eliminar la palabrería de tu vida profesional (y personal)? Puedes probar una poderosa técnica de gestión del tiempo llamada "timeboxing". Esto es lo que es y cómo funciona.

¿Qué es el Timebox?

El Timebox es un término que se utiliza para describir un período de tiempo específico en el que se lleva a cabo un trabajo o tarea. Es una técnica de gestión de proyectos que se utiliza para ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente y efectiva. El Timebox se utiliza comúnmente en metodologías ágiles como Scrum y Kanban. 

La idea detrás del Timebox es establecer un marco de tiempo limitado para una tarea o un conjunto de tareas. Esto ayuda a los equipos a concentrarse en las tareas más importantes y a garantizar que se completen en un período de tiempo definido. El Timebox puede ser utilizado para cualquier tarea o proyecto, desde reuniones diarias hasta grandes proyectos de desarrollo de software.

Cómo utilizar el timeboxing

Cuando se mira una larga lista de tareas pendientes, es fácil sentirse abrumado, lo que puede conducir al estrés o a la procrastinación. El timeboxing puede ayudarte a programar tu día para maximizar tu productividad y eliminar tareas de tu lista de la forma más eficiente posible. 

Prueba estos cuatro pasos para empezar a organizar tu día con un timebox:

1. Establece un calendario para cada tarea

Empieza calculando cuánto tiempo tardarás en completar cada tarea de tu lista. Debes ser realista: en la mayoría de los casos, las tareas tardan más de lo previsto y es importante dejar margen para los descansos y las interrupciones inesperadas. Es posible que quieras experimentar con la duración de tus cajas de tiempo: tal vez 15 minutos no te den tiempo suficiente para entrar en ritmo, pero después de 35 minutos empiezas a perder la concentración.

2. Establece un temporizador

Una vez que hayas asignado tiempo a cada tarea, pon un temporizador para saber cuándo es el momento de pasar a la siguiente tarea y ponerte a trabajar. Establecer un periodo de tiempo específico no solo te motivará a trabajar de forma eficiente, sino que también garantizará que no se descuiden otros proyectos importantes.

3. Tómate un descanso

Entre cada intervalo de tiempo, asegúrate de dejar espacio para pequeños descansos. Puede resultar tentador seguir trabajando durante las pausas asignadas, pero alejarse unos minutos puede ayudarte a volver al trabajo con una nueva perspectiva.

4. Revisar, aclarar, repetir

Al final de cada intervalo de tiempo, o al final del día, revisa tus progresos. Si has completado todas las tareas, ¿qué puedes aprender y aplicar a tus futuras programaciones? Si no, hazte preguntas sinceras. ¿Te has tomado el tiempo suficiente para completar la tarea? ¿Dónde te has despistado o distraído?

Ventajas del timeboxing en la gestión de proyectos

El timeboxing ofrece una serie de ventajas en la gestión de proyectos. Algunas de las más importantes son las siguientes:

• Priorización: el timeboxing permite a los miembros del equipo centrarse en las tareas más importantes y completarlas en el plazo establecido. Esto ayuda a garantizar que el proyecto se complete en tiempo y forma.
• Enfoque en el objetivo: obliga a los miembros del equipo a concentrarse en el objetivo principal y a trabajar para alcanzarlo dentro del marco de tiempo establecido. Esto ayuda a evitar distracciones y a mantener el equipo enfocado en lo que es importante.
• Mejora de la productividad: puede mejorar la productividad del equipo, ya que les permite trabajar de manera más eficiente y efectiva. Al establecer un marco de tiempo limitado, los miembros del equipo pueden ser más conscientes del tiempo que están dedicando a una tarea en particular y ajustar su enfoque en consecuencia.
• Identificación temprana de problemas: puede ayudar a identificar problemas temprano en el proceso de gestión de proyectos, ya que el equipo está trabajando en un marco de tiempo limitado. Si una tarea se está retrasando o no se está completando según lo previsto, el equipo puede tomar medidas para abordar el problema de manera oportuna.
• Mayor eficiencia en las reuniones: el timeboxing puede ser una herramienta útil para mejorar la eficiencia en las reuniones de equipo. Al establecer un tiempo límite para cada tema de discusión.

¿Cómo se utiliza el Timeboxing en Scrum y Agile?

El Timeboxing en los equipos ayuda a los miembros a resolver o reducir la procrastinación, evitar la multitarea, mantenerse dentro del horario y aumentar la productividad.

También es una buena manera de ayudar a las personas que tienen una tendencia a pensar demasiado o sobre-ingeniería de trabajo. Es importante que todo el mundo esté de acuerdo con la duración del horario, así que toma nota de los comentarios de los demás. 

Deben compartirse las estrategias para organizar la jornada laboral. El proceso completo debe revisarse al final. ¿Se ha terminado la tarea? ¿Ha sido adecuada la duración de la caja de tiempo? 

Los marcos Agile y Scrum incluyen el timeboxing como componente esencial de los sprints de trabajo.

Un timebox en el método Agile determina cuándo un equipo debe alcanzar un objetivo. El timeboxing en Agile minimiza el riesgo de incumplir los plazos .

En Scrum, todas las tareas tienen una caja de tiempo. El timeboxing se utiliza para definir la duración del Sprint, que suele ser de un mes o menos. Dentro de un Sprint, el equipo tiene que cumplir sus objetivos.

El ritual del Scrum diario es en sí mismo una caja de tiempo de 5, 10 o 15 minutos. Otros eventos, como la revisión del Sprint o las retrospectivas, también tienen un límite de tiempo. 

El valor del timeboxing dentro y fuera del trabajo

Los expertos en productividad han llegado a la conclusión de que cuando las tareas se abordan en trozos de tiempo en lugar de centrarse en ellas hasta su finalización, el tiempo bruto dedicado a una tarea puede reducirse considerablemente.

Sin embargo, las limitaciones de tiempo por sí solas no son semillas potentes para un trabajo fructífero. La concentración enérgica, cuando se encuentra con un límite de tiempo designado y oscila con un descanso significativo, es una combinación poderosa para la productividad.

Algunos expertos sugieren trabajar en "trozos de tiempo", prestando atención concentrada a una tarea durante 25 minutos seguidos, seguidos de un descanso de cinco minutos. Esta técnica, llamada técnica Pomodoro, es un ejemplo de timeboxing.