Documentación que se utiliza en las compraventas internacionales

Los incoterms 2010 regulan las obligaciones del comprador y del vendedor, las condiciones de entrega de mercancía y los costes que asume cada parte.  

Businessmen shaking hands in the conference room

En la parte de las obligaciones, tanto compradores como vendedores deben de proporcionar toda la información necesaria para la obtención de documentos y permisos para gestionar los trámites de exportación e importación necesarios para que se permita su transporte. La aportación de la documentación no estaba regulada en los incoterms 2000, de manera que es importante atender a la documentación como parte de las obligaciones de ambas partes, pues en caso de que el vendedor no aportara la documentación, el comprador podría negarse al pago.

Conviene tener en cuenta todos los tipos de documentación que se puede exigir en una operación de compraventa.

Factura comercial

  • Es un documento administrativo cuya función es contable. Será necesaria para operaciones con países no comunitarios para la tramitación de las gestiones aduaneras.
  • No está sujeta a ningún formato específico.
  • Debe contener las siguiente información: fecha, nombre y razones comerciales del comprador y vendedor, descripción precisa y cantidades, precio unitario y total en la divisa convenida, forma y condiciones de pago, términos de entrega (incoterm).
  • Otros datos a incluir son el número de identificación fiscal a efectos del IVA, referencia al pedido o factura proforma, origen de la mercancía o medio de transporte.
  • Es aconsejable utilizar la partida estadística según codificación del Arancel Aduanero Comunitario (TARIC).

Lista de contenido o packing list (en el supuesto de que la expedición esté compuesta por más de un bulto)

  • Debe ser emitida por el vendedor y sirve para facilitar las inspecciones en la aduana y para hacer las comprobaciones correspondientes en el almacén para valorar posibles daños y faltas.
  • El contenido de un packing list debe incluir:
    • Indicación de la factura a la que corresponde.
    • Fecha, nombre y razón social del vendedor y comprador.
    • Cantidad, denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía, con identificación de marcas.
    • Numeración del tipo de embalaje y el contenido de cada uno de ellos.
    • Peso bruto y neto y cubicación

Otros documentos dependiendo de las características del producto

  • Certificado Sanitario.
  • Certificado de Metrología.
  • Certificado de Pesos.
  • Certificado CITES.

Otras ertificaciones relativas al producto a tramitar en el país de origen

  • Documento de transporte marítimo (Bill of Lading Master de B/L o House de B/L). Póliza o certificado de seguro.

En función del Régimen Comercial de Exportación, el vendedor podrá precisar para el despacho Aduanero de Exportación algunos de los siguientes documentos:

  • Licencia de Exportación.
  • Autorización Administrativa de Exportación.
  • Documento de Vigilancia Comunitaria.
  • Notificación Previa de Exportación.