¿Qué son los cronogramas como pueden ayudarnos a ser más productivos ?

Que son los cronogramas como pueden ayudarnos a ser mas productivos

Los cronogramas son una herramienta gráfica de gran ayuda para planificar proyectos de muy distinto tipo, organizar sus distintos factores y visualizarlos de forma práctica.

El cronograma nos permite visualizar las fases, hitos y tareas que hemos de realizar en el día, así como su grado de ejecución. Con independencia del tamaño y sector de la empresa, los cronogramas se revelan como valiosas herramientas  para plasmar de manera gráfica las actividades de un proyecto, las relaciones entre ellas, calcular su inicio y fin, así como realizar un seguimiento y control de su desarrollo. Una representación típica de los cronogramas nos muestra un el eje de abcisas que representa el tiempo, mientras que en el de ordenadas se distribuyen las actividades, detallando descripción y duración para cada puesto. Sin embargo, existen muy diferentes métodos y herramientas para elaborar cronogramas, algunos de ellos perfectamente complementarios. Utilizaremos unos u otros (Diagrama de Gantt, diagrama de PERT o el método CPM están entre los más populares) en función de las características del proyecto. Mientras el diagrama de Gantt se caracteriza por su versatilidad e idoneidad para realizar un seguimiento de las tareas y la toma de decisiones, otros métodos, como el diagrama PERT (Project Evaluation and Review Techniques) nos brinda información sobre sus relaciones y se nos revela como una herramienta complementaria. Si bien el diagrama de Gantt es la más popular para administrar las tareas de en función de su duración estimada, el método de la ruta crítica o CPM (Critical Path Method) es un complemento adecuado para conseguir simplificar proyectos complejos y mejorar su control.  

La importancia de administrar el tiempo

Al margen del método o métodos elegidos, a la hora de elaborar un cronograma será necesario tener en cuenta el tipo y alcance del proyecto, la información que plasmaremos en el cronograma, así como su utilidad. Una vez elaborados, se deben someter a una revisión constante para introducir mejoras o con el objetivo de adaptarlos a nuevas circunstancias. Su mejora y adaptación regulares los convierte en instrumentos muy efectivos para mejorar la productividad laboral. La buena administración del tiempo permite realizar cambios positivos en la manera de trabajar, establecer rutinas más efectivas y establecer objetivos ambiciosos a nivel individual, de grupo y organizacional. Se trata, en suma, del logro de una mayor productividad en funciones administrativas y de producción. Entendiendo la productividad como el resultado del aprovechamiento eficiente de los recursos materiales, ecónomicos y humanos, ser efectivos significará el logro de objetivos empresariales gracias a un máximo aprovechamiento del tiempo. Será esta planificación que nos proporciona el cronograma las que nos ayudará a administrarlo de forma óptima para atender prioridades o simplemente poder adaptarlo al ciclo de trabajo. Su uso nos ayudará a medir y mejorar nuestra productividad.  

Diseño de sistemas productivos eficientes

Además de la gestión de proyectos, el diseño de sistemas productivos es uno de los campos más relevantes en el uso de los cronogramas dentro de las organizaciones empresariales. En particular, los cronogramas se utilizan junto con otras herramientas gráficas, como los diagramas de equilibrado, para maximizar la eficiencia y productividad. Ya sea aplicando unos u otros procedimientos para el diseño de sistemas productivos, el uso de cronogramas facilita una mejor planificación en la asignación de tareas a los puestos de trabajo, así como la ordenación, conformación de ciclos productivo o, pongamos por caso, el reparto de las mismas de forma sistemática.