¿Qué información tienes que incluir en una carta comercial de pedido?

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La carta comercial de pedido varía según el contexto, la situación, los objetivos y el destinatario del mensaje. Aun así, existen una serie de características generales que se deben tener en cuenta antes de su redacción, con independencia del sector al que pertenezca la compañía. Esta primera fase implica una recopilación de datos sobre el asunto central de la carta. Además, es indispensable fijar el objetivo al que aspiramos con la elaboración del documento. No es lo mismo elaborar una carta de pedido siendo el cliente, que solicita un producto, que el proveedor, cuyo objetivo es la venta de productos.

Como cliente, antes de elaborar la carta, es necesario responder a una serie de preguntas que ayudarán a que la redacción de este documento sea eficaz y coherente.

  • ¿Qué quiero pedir con esta carta?
  • ¿Qué conozco sobre el producto o el servicio solicitado?
  • ¿Cómo voy a solicitar mi pedido?
  • ¿Qué conozco sobre la empresa? ¿Cuáles son sus condiciones?
  • ¿Qué relación quiero crear con la empresa?
  • ¿Cuál es el mejor tono para hacer la solicitud?

 Modelo de carta comercial

Como cliente, puedes crear un modelo de carta comercial de pedido para adaptarlo a las necesidades del momento. De esta forma, siempre tendrás a mano este documento, lo que te facilitará la tarea, al no tener que comenzar desde cero. A la hora de elaborar este documento debes recordar:

  • Utilizar un tono amable y cordial.
  • Ser claro y conciso. Una carta demasiado larga puede generar dispersión del mensaje, pero otra exageradamente corta dejaría muchos vacíos en la exposición de la idea.
  • Cuidar la ortografía y gramática de este documento. Recuerda que es tu imagen la que está en juego.
  • Atender el diseño de la carta, su estructura y apariencia. Selecciona un tipo de letra comprensible, deja espacios entre líneas, etc. La carta debe invitar a ser leída.
  • Insertar los datos de tu empresa, tanto datos de contacto como fiscales.
  • Iniciar tu carta con un saludo cordial.
  • Introduce una breve presentación de ti, de tu empresa y, si es necesario, de cómo les has conocido, en caso de que sea la primera toma de contacto.
  • Detallar los productos que deseas, junto con la cantidad exacta y las referencias, siempre que dispongas de ellas. Utilizar una tabla puede facilitar este proceso.
  • Incluir una lista de productos alternativos, por si los solicitados no estuvieran disponibles.
  • Recordar la forma de pago que utilizas habitualmente y el número de cuenta.
  • Puedes solicitar una confirmación de pedido o incluir algún tipo de aclaración o comentario, siempre que sea necesario y pertinente.
  • Finaliza la carta con una despedida formal y tu firma.

Recuerda que, además de la solicitud propiamente dicha, una carta de pedido también puede convertirse en un mecanismo eficaz para generar una relación directa con la otra empresa. En caso de ser la primera toma de contacto, debes aprovechar esta carta para confirmar información sobre las condiciones de pago, los plazos de entrega o gastos de envío. En ocasiones, la empresa proveedora facilita un formulario estándar de solicitud. En estos casos, es aconsejable acompañar este documento con una carta de presentación en la que, además  de reflejar tus datos, hagas otras referencias sobre la relación que os une, bien recordando pasados pedidos o señalando la última conversación que habéis mantenido vía teléfono, mail o de manera personal. Esto dotará al proceso de mayor rigor y confianza.