Qué es la carta comercial y ejemplo sencillo

Que es la carta comercial y ejemplo sencillo

El concepto de carta comercial engloba muy distintos tipos de misivas en función de su objetivo. Básicamente, se trata de una comunicación documental que pueden estar dirigidas a clientes, prooveedores o diferentes entidades con los que la empresa establezca o quiera tratar temas comerciales o establecer una relación de compra-venta.

Pese a sus diversos contenidos, por lo general se utilizan para ponerse en contacto con el destinatario con el fin de tratar algún aspecto de índole comercial. Así, en caso de que se traten temas fuera de estas coordenadas, no sería una carta comercial, si bien caben un sinfín de casos dentro de la temática relacionada con el aludido intercambio de productos o servicios. El contenido de la carta comercial, por lo tanto, versará sobre compromisos comerciales, la realización de pedidos, la obtención de un crédito u otras solicitudes, demandas de pagos, ofrecimiento de productos o cualquier otro fin promocional. Es decir, su contenido variará en función de su motivo, por ejemplo desde la solicitud de un listado o catálogo de unas determinadas mercancías, un crédito, una invitación para acudir a una inauguración o recepción o, pongamos por caso, una solicitud de reunión para tratar temas relacionados con la empresa en un sentido amplio.

Su redacción no debería suponer ninguna dificultad, pues su estructura es similar a la de una carta estándar. Además, se puede personalizar, ya que se dirige a un destinatario concreto, bien sean los representantes de una empresa, de del departamento de la misma, un cliente o varios de ellos.

Como en cualquier otra carta, deberán figurar aspectos básicos, como los siguientes: el asunto y motivo de la carta, a quien va dirigido, su cargo si lo tuviera, la fecha, la firma por la persona responsable, así como incluir el membrete de la empresa, nombre, dirección y datos de contacto.

Las claves para su redacción

La sencillez y concreción son aspectos clave para que una carta comercial sea efectiva. Pero, además de su mayor o menor eficacia comunicativa, contribuye a crear una imagen de la empresa  y ayuda en las actividades comerciales, por lo que es importante una redacción correcta para no acabar provocando un efecto negativo en relación a cualquiera de los aspectos mencionados. La redacción de las cartas comerciales puede ser tan creativa como deseemos, pero siempre de lo razonable y sin dejar que la improvisación acabe arruinando el resultado. Para evitarlo, pueden sernos de utilidad los siguientes recomendaciones:

  • Concreción: la carta debe responder a un objetivo claro que se resaltará con negritas y figurará de forma expresa en el Asunto: una invitación, la solicitud de un crédito, la presentación de una persona, etc.
  • Documentación: puede ser necesario buscar datos para tratar adecuadamente determinados temas que desconozcamos, así como para adaptarse al destinatario en la medida de lo posible.
  • Borradores: al principio puede ayudarnos hacer un borrador con las ideas que queramos incluir y, una vez adquiramos soltura, con el tiempo éste acabará siendo innecesario.

Una vez tengamos claro su contenido será fácil redactarla siguiendo una estructura simple y lógica, similar a  la de este sencillo ejemplo de carta comercial, en esta ocasión orientada a la invitación a una presentación de productos:

(Nombre de la empresa, fecha, datos de contacto y logo o membrete)

A la atención de:(Nombre y, en su caso, también el cargo)

Asunto: (tipo de evento o motivo de la misiva)

Estimado cliente: (o nombre y cargo del destinatario)

Por medio de la presente nos complace invitarlo a la presentación de (tipo de evento, día, mes, hora y lugar de celebración). Asímismo le animamos a que acuda acompañado de amigos o de sus familiares más próximos.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente,

(Nombre, cargo y firma)

Una vez redactada, corregida y revisada, la carta debe elegir la tipografía adecuada, optando por un tipo de letra legible (arial, verdana, etc.) y mejorarse con las correspondientes sangrías, negritas y subrayados (de forma comedida, sin sobrecargar), cuidando cada detalle para resultar fácilmente legible y trasladar una imagen de la empresa positiva.