Problemas por la falta de organigrama en la empresa familiar

Un organigrama es un instrumento básico para el funcionamiento de cualquier empresa, aunque en las organizaciones de pequeño tamaño a menudo ni siquiera existen, ya sea porque se considera innecesario o porque simplemente no se conoce su utilidad. Sea como fuere, lo cierto es que toda empresa que aspire a una profesionalización mínima precisa organizarse siguiendo un esquema que señale cuáles son las diferentes áreas o departamentos y los roles asignados, dispuestos mediante líneas de autoridad.

Organigrama de una empresa familiar

Aunque un organigrama puede definirse como el esquema que plasma de forma clara la estructura de la organización, permitiendo visualizarla de forma gráfica, en realidad su significado y utilidad van más allá. Es precisamente por ello, por la declaración de funciones implícita que subyace a la fotografía formal, por lo que su carencia deriva en problemas relacionados con la ausencia de una organización interna definida.

La falta de organización

Desde un punto de vista práctico, puesto que es una herramienta de gestión, el organigrama señala qué debe hacer cada integrante de la empresa dentro de la organización, así como la relación entre los departamentos. Ello no significa que una empresa familiar que no lo tenga, que disponga de uno inadecuado, desactualizado o informal, no pueda llevar a cabo sus respectivos roles o que los departamentos no realicen su desempeño sin problemas.

Sin embargo, esa falta de una organización definida puede traer serios problemas cuando la empresa tiene empleados y realiza procesos que implican a distintas áreas, lo que determinaría la necesidad de un organigrama más o menos complejo, en función del tipo de empresa y de la cantidad de procesos que se efectúen en la misma.

En general, a mayor número de empleados y dificultad que entrañen los diferentes procesos e interrelación, también más complejo o elaborado será el organigrama.

La falta de organización, de un engranaje que funcione de forma fluida y eficiente, es el principal problema derivado de la ausencia de organigrama o de un mal diseño, quizá desfasado.

Los cambios que afectan a esta falta de funcionalidad también puede derivar en problemas de inadaptación y pérdida de competitividad, en especial cuando se producen situaciones de cambio.

 

 

Solucionar problemas

Una empresa organizada y, en fin, profesionalizada, realiza su actividad dentro de un marco en el que se engloban documentos esenciales, entre los que destaca, además del organigrama, las declaraciones estratégicas contenidas de forma general en el protocolo de familia.

De este modo, la cultura de la empresa se plasma tanto en esa visión de negocio y valores propios como en el diseño del organigrama, por lo que su aprobación y posibles renovaciones siempre han de ser consensuadas.

Esta importancia fundamental del organigrama como instrumento para la gestión y óptimo funcionamiento del negocio cobra su verdadera dimensión cuando los roles y tareas se llevan a cabo siguen fielmente la dinámica que refleja la representación gráfica.

El organigrama mostrará el cometido a todo el personal de la organización, su nivel de responsabilidad y aportación realizada al conjunto de la empresa, que trabaja de forma coordinada.

El reparto formal de tareas y responsabilidades acabará con los típicos problemas de una empresa que no cuenta con organigrama o que aplica uno de forma espontánea o informal, como el solapamiento de tareas, dobles mandos, tiempos muertos, tareas duplicadas o sin realizar, desaprovechamiento de recursos humanos y, en fin de ventaja competitiva.

Por contra, una organización inmersa en un proceso de profesionalización y mejora constante se beneficiará del organigrama en la toma de decisiones, en los cambios, relevos, sustituciones o en establecer planes que mejoren la efectividad o rendimiento de trabajadores o procesos.

Los cambios que afectan a esta falta de funcionalidad también puede derivar en problemas de inadaptación y pérdida de competitividad, en especial cuando se producen situaciones de cambio.