Para qué sirve la ficha del cliente

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La ficha del cliente constituye una información muy valiosa para la empresa, pues en ella se incluyen datos de interés sobre éste de un modo breve o resumido, con el fin de que su contenido sea el adecuado para ayudarnos a mantener una relación fluida con el cliente, personalizar el trato y, en suma, fidelizarlo y conseguir ventas potenciales.

Para ser realmente útil, nuestro banco de datos relacionado con la clientela debe estar bien organizado y seguir un modelo adaptado a las necesidades de la empresa, por lo que además de incluir una serie de datos, su estructura ha de ser clara y fácilmente accesible. De hecho, una consulta ágil es clave en el día a día, en realidad la mejor prueba de que esa información relevante que guardamos y actualizamos de forma sistemática llega a buen puerto y resulta útil. Por lo tanto, un primer requisito para maximizar la utilidad de las fichas del cliente consiste en llevar a cabo buenas prácticas, es decir, básicamente en combinar relevancia, sencillez, actualización y accesibilidad, incluso en un entorno multidispositivo si se precisara. A partir de este punto, sacarle partido a la ficha del cliente puede traducirse en muy distintas ventajas.

Fidelizar como ventaja competitiva

Fidelizar es una de ellas, tanto a los clientes habituales como a los nuevos o más recientes gracias a esa disposición de datos que se registran en una ficha individual, idóneos para personalizar descuentos y otras iniciativas promocionales, para incluirlos en campañas de marketing de un modo individualizado y apra serles útiles en función de sus necesidades. En efecto, la personalización es el secreto para una óptima relación con un cliente, tanto a nivel publicitario como para ofrecerle un trato adaptado a sus características, preferencias y perfil como consumidores o usuarios. Dar más de lo que esperan de nosotros, demostrar un interés por el cliente de un modo inteligente, que resulte estratégico, nos ayudará a marcar la diferencia. Con este tipo de gestión del cliente se logra una importante ventaja competitiva, que no sólo se traducirá en una mayor actividad comercial sino en una toma de decisiones y eficiencia laboral. Es así que, gracias a un uso efectivo de la ficha cliente, no sólo se potenciarán las ventas sino también la imagen de la empresa, beneficiando igualmente a las funciones directivas y hasta a las administrativas que no están de cara al público. No en vano, esa interacción puede llegar a mejorar muchos aspectos de los mismos procesos operativos.

Adelanterse a las necesidades del cliente

Además de saber responder con profesionalidad a las necesidades de un cliente tras una venta o en el transcurso de la misma, la ficha del cliente puede ayudarnos a tener un buen conocimiento sobre cuáles son los productos que demandan más,  lo que nos ofrecerá una información privilegiada sobre clientes potenciales. Datos como periodo de compras, preferencias y demás información nos ayudará a anciciparnos a sus necesidades y poder proponerles unos determinados productos o servicios. Pero, al margen de ser una práctica herramienta que nos facilita un trabajo sin improvisaciones ni errores que repercutan negativamente en la empresa y en el trato con el cliente, algunos de sus datos también pueden ser legalmente obligatorios, otra de sus utilidades.