Modelo de ficha cliente: ¿Qué datos debemos incluir?

modelo ficha cliente Aunque la información contenida en la ficha de cliente dependerá de cada empresa, se caracteriza por ser breve y completa, por lo que hay una serie de datos que todas ellas deberían incluir para resultar útiles. Así,  si bien por lógicas limitaciones de espacio no contiene demasiada información para así resultar fácil de utilizar, pero ésta ha de ser la adecuada y estar muy bien resumida.

Ya se visualice en la pantalla del ordenador o en soporte impreso, la ficha de cliente ha de reunir una información base muy completa que puede extraerse del expediente o historial del cliente, así como de las observaciones que realicen los comerciales o demás personal que esté en contacto directo con la clientela, normalmente en el sector de ventas o en el informativo. A la hora de hacer nuestro modelo de ficha de cliente tengamos en cuenta que normalmente las consultaremos en la pantalla del ordenador, por lo que deberá poderse visualizar fácilmente, a ser posible sin necesidad de utilizar en exceso la rueda del ratón, idealmente sin tener que hacerlo.  Ello no significa que debamos renunciar a incluir datos que consideremos relevantes, sino más bien que éstos deben incluirse en suficiente cantidad, sin dejar de reflejar ningún dato clave pero en muchos casos éstos habrán de aparecer resumidos. La ventaja de trabajar con un modelo de ficha rápido y sencillo de consultar, es decir, fácil de utilizar y realmente útil por la información que nos proporciona lo convierte en una práctica herramienta de trabajo, en una fuente de información que ayudará a organizar el trabajo sin improvisaciones ni errores que repercutan negativamente en la gestión del negocio. No en vano, no disponer de un archivo con las fichas de los clientes o la falta de actualización pueden ser perjudiciales para la empresa y repercutir  en los procesos operativos en la toma de decisiones, las ventas y en el mismo trato con el cliente.

¿Qué debería incluir un modelo de ficha cliente?

Teniendo en cuenta todos estos aspectos, además de requerir una actualización constante, un modelo de ficha cliente debería estar planteada para que en ella tengan cabida los datos básicos de nuestra clientela de forma personalizada como pueden ser su nombre, NIF , dirección, correo electrónico, teléfono fijo y móvil, datos bancarios, productos comprados, servicios que ha contratado,  pagos y deudas o detalles prácticos que queramos destacar. Estos últimos pueden ser muy variados, y dependerán del tipo de negocio de que se trate. En general, suele ser útil anotar las mejores horas para contactar, cuáles son las mejores horas para hacerlo, si prefiere el contacto a través del correo electrónico algún aspecto a destacar de contactos anteriores o cualquier otro dato relevante. No se trata de crear un complejo sistema de información: basta con ser sistemático y reflejar datos que puedan sernos útiles para ventas potenciales o para una relación fluida con el cliente.  A la hora de diseñar un modelo de ficha cliente para nuestro negocio, recordemos que ha de ser un documento breve, pero al mismo tiempo no dejar afuera ningún dato relevante. Su estructura también ha de ser clara, muy visual, para facilitar tanto la consulta como la actualización, pues sólo nos interesa la información veraz. Si hemos de elegir una aplicación informática intentemos que sea lo más personalizable posible para así poder adaptarla a nuestras necesidades. En muchos casos, se necesita compatibilidad entre dispositivos para poder realizar consultas tanto desde el ordenador como utilizando el smartphone o la tableta digital, pongamos por caso. Y, por supuesto, no debemos olvidar hacer copias de seguridad y tenerlo bien protegido, pues se trata de una valiosa información.