Modelo de carta para el envío de la factura

Modelo de envío de factura

Una carta para el envío de la factura es una notificación o carta que se adjunta con una factura a la compañía que todavía no ha realizado el pago. Se trata, en efecto de una carta para clientes morosos o para aquellos otros que no lo son y que simplemente están retrasándose más de lo habitual. Esta carta, por lo tanto, hace referencia a la factura que acompaña, clarifica la deuda o demanda su pago y, en cualquier caso, no tendría sentido sin aquella.

El procedimiento es muy sencillo. Cuando se envía la factura al cliente, ésta se acompaña de una breve carta en la que se hace referencia los datos identificativos (al número de la factura y la orden de compra), la cantidad a pagar incluirse la aclaración o demanda de pago correspondiente, en cuyo caso se pide justificación del pago. Incluso puede comunicarse al comprador cuál fue el procedimiento de pago acordad, a modo de recordatorio, e informarle de que se procederá al envío de la mercancía en cuanto envíe el justificante de pago. A la inversa, el comprador, podría hacerla servir para aclarar el motivo de la demora en el pago. Se trata, en suma, de crear una carta a la medida de nuestras necesidades para solventar este tipo de cuestiones, básicamente relacionados con una mayor agilidad del pago.

Modelo de envío de factura

Tener un modelo de envío de factura personalizado, hecho por nosotros mismos, puede sernos de gran utilidad en distintas ocasiones. Su estructura es sencilla, por lo que para elaborarlo incluiremos los siguientes datos:

  • Datos del destinatario y remitente: incluir de forma completa los datos
  • Fecha y saludo: no olvidemos incluir la fecha ni fórmulas de cortesía en el encabezado.
  • Datos de la factura, del pedido y cantidad a pagar: en una sóla frase, breve y directa.
  • Demandas y/o aclaraciones: sobre la falt d epago y otros detalles importantes del envío, recepción, etc.
  • Despedida y firma: por ejemplo, si comenzamos con un "Estimado" acabemos con un "Atentamente".
  • Añadir la palabra "Adjunto" a la carta para que se entienda que acompaña a la factura.

Asegurémonos de que el tono es amable, sin excesiva confianza pero sí cortés y respetuoso. En ningún momento conminemos al comprador a abonar la factura, simplemente dejemos claro el plazo acordado para ello o alguna condición como la recepción del justifiante de envío para proceder a su envío. Hacer constar los datos de la compañía en la carta es de suma importancia. Además, éstos han de ser completos e incluir varias maneras de contactar, desde el teléfono o teléfonos hasta un correo electrónico, fax, etc. para facilitar la comunicación y así poder solventar posibles dudas que estuvieran retrasando el pago. Por último, en caso de querer utilizar la carta para enviarla a un proveedor, procedamos del mismo modo. Expliquemos de forma breve y educada por qué motivo no hemos pagado, cuándo lo haremos o qué información precisamos para hacerlo. En caso de no poder pagarla, el trato directo con el proveedor sería más adecuado que la comunicación escrita .