Criterios para elegir tu software de facturación

Llevar al día la facturación de tu empresa es una tarea necesaria, aunque muchas veces puede resultar complicado debido a la falta de experiencia y tiempo. Por fortuna, las nuevas tecnologías proporcionan herramientas útiles que te facilitarán esta labor y te harán ahorra tiempo y esfuerzos. En el mercado existe una gran variedad de programas informáticos diseñados específicamente para que las empresas, tanto grandes como medianas y pequeñas, de cualquier sector, puedan llevar al día su facturación. Sin embargo, no todas las herramientas te serán igual de rentables, pues, a pesar de que el objetivo sea el mismo, cada una de ellas ofrece una serie de utilidades diferentes.  Entonces, ¿cómo saber qué herramienta elegir?

 

software de facturacion

 

Criterios a tener en cuenta

Seleccionar el software de facturación equivocado puede resultarte, a la larga, muy caro. Por eso, no debes anticiparte y tomar una decisión sin antes analizar una serie de criterios que te ayuden a valorar cuál es la herramienta de facturación que más te conviene elegir.

  1. Evalúa tus necesidades. Analiza para qué vas a utilizar el programa y qué es lo que realmente necesitas. Realiza una lista con todas aquellas funcionalidades que requieres, para comprobar si los softwares que estás valorando te las proporciona.
  2. Selecciona un programa simple. Evita programas complejos difíciles de manejar y selecciona herramientas sencillas e intuitivas, que no requieran ser manejadas por expertos-
  3. Comprueba que posee todos los datos obligatorios. La gran mayoría de las herramientas tecnológicas están adaptadas a la legislación vigente e incluyen todos los datos obligatorios, sin embargo, nunca está de más comprobarlo.
  4. Elige un programa que te permita seleccionar sólo las funciones que realmente necesitas. Existen muchos programas informáticos, de contabilidad o integrados, que te proporcionan muchas más herramientas y servicios de las que realmente vas a necesitar. Selecciona aquellos programas que te permitan elegir las funciones según tus necesidades  y pagar sólo por lo que vas a utilizar.
  5. Tu software debe crecer contigo. Uno de tus objetivos empresariales es crecer, expandir tu negocio. A medida que tu empresa vaya creciendo, tus necesidades irán cambiando. Por eso, debes seleccionar una herramienta que pueda crecer contigo y que ofrezca nuevas utilidades. Tener que migrar todos tus datos a otro sistema, porque el que seleccionaste ya no puede satisfacer tus necesidades, te hará perder un tiempo muy valioso.
  6. Comprueba que puedes personalizar tus documentos. Tu herramienta debe permitirte introducir no sólo tus datos, los colores corporativos o tu logo, para ofrecer una imagen más profesional. También debe facilitarte la posibilidad de eliminar o incorporar nuevos datos, en función de tus intereses y necesidades.
  7. Valora los servicios adicionales. Algunas plataformas te proporcionan, además, otros servicios extras, tanto gratuitos como de pagos, como asesorías o formaciones, que podrían serte útiles.
  8. Si está en la nube, mucho mejor. Las herramientas Cloud, o en la nube,  te  ofrecen una gran cantidad de ventajas frente al software tradicional. Uno de los beneficios más destacados es su portabilidad: puedes utilizar tu programa en cualquier momento y lugar, siempre que tengas internet.
  9. El precio también es importante. Por supuesto, el precio también importa tienes software gratuitos que pueden serte muy útiles o herramientas de pago, más o menos asequibles.

Qué funciones debe tener como mínimo tu software

El programa de  facturación que elijas deberá adaptarse a tus necesidades, sin embargo, es conveniente que, como mínimo, te ofrezca la posibilidad de:

  • Crear una base de datos para gestionar tus clientes y proveedores
  • Gestionar tus ventas y cobros
  • Administrar tus pedidos
  • Realizar tus facturas
  • Expedir tus albaranes
  • Elaborar presupuestos
  • Controlar tus gastos y pagos
  • Llevar un seguimiento de los vencimientos
  • Disponer de toda la información de manera gráfica.