Consejos para gestionar las nóminas

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La gestión de las nóminas es una tarea importante, que forma parte de la rutina administrativa de la empresa, si bien en muchos casos su complejidad recomienda externalizarla, normalmente recurriendo a los servicios de una gestoría o asesoría laboral.

Sea como fuere, la gestión de las nominas incluye desde su cálculo, confección y demás burocracia, hasta un pago puntual, según los criterios fijados en el contrato laboral. Una adecuada gestión, por otra parte, permite tener un control de todos los cobros y pagos realizados, además de posibilitar un abono sin retrasos, dentro de la legalidad, una puntualidad que también redundará en una mayor satisfacción de los trabajadores.

Ser puntual: previsión de los pagos

Respetar la fecha de pago es una de las claves de la buena gestión de las nóminas. Ya sea mediante pago en un día concreto o dentro de un intervalo de tiempo, el objetivo es el mismo: salvo excepciones justificadas, los trabajadores deberán recibir su salario en la fecha acordada. Lógicamente, no basta con tener buena voluntad o un departamento administrativo eficiente. Para lograrlo, será necesario hacer una buena previsión de los pagos para disponer de liquidez suficiente para el pago de las nóminas, lo que implica también una adecuada gestión de cobros y, en general, un control presupuestario. Para calcular la nómina, hemos de tener en cuenta los devengos y las deducciones. En la práctica, más allá del salario base, la retención del IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social, su confección exige tener en cuenta una serie de elementos también deberían figurar en ella, como la realización de horas extraordinarias, dietas, kilometraje, prorrateo de pagas extras, plus de disponibilidad, plus de convenio, por nocturnidad, entre otros conceptos variables.

¿Externalizar, sí o no?

En las grandes empresas se cuenta con un departamento exclusivamente dedicado a la gestión de nóminas, pero en el caso de pequeñas y medianas empresas, por lo general se encarga la misma persona que lleva la contabilidad o bien se toma la decisión de externalizarlo. A la hora de decidir si externalizamos la gestión administrativa del personal (trámites relativos a los salarios de los empleados, altas y bajas, informes, etc.), hemos de valorar si realmente ello redundará en  una mayor eficiencia, medida en ganancia de tiempo, tranquilidad y ahorro económico.

La protección de datos

Si optamos por la externalización en la gestión de las nóminas, hemos de ser precavidos con respecto al peliagudo tema de la protección de datos. Puesto que la empresa contratada necesariamente ha de acceder a los datos personales para gestionar las nóminas, ello implica la cesión de los mismos a la gestoría o empresa prestataria. En concreto, el tratamiento de datos por terceros se regula legalmente con detalle en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), que establece la necesidad de formalizar un contrato por escrito o de alguna otra manera (no verbal) para acreditar el encargo. En el mismo precepto se define su contenido y las obligaciones de las partes.