Cómo hacer reuniones efectivas

Cómo hacer reuniones efectivas

Las reuniones forman parte de la agenda de una empresa como medio de comunicación indispensable. Para que estos encuentros no pierdan su sentido original es fundamental identificar qué errores de programación son vistos por los asistentes como una auténtica pérdida de minutos. Estas sesiones deben ser prácticas ante todo. Para mantener este foco de atención, también conviene integrar la mirada del aprendizaje.

Si una empresa se encuentra en un proceso de evolución constante en todos los aspectos, también se da esta circunstancia en lo relativo a las reuniones. Es posible reforzar la efectividad en la organización y el seguimiento posterior a través de la experiencia práctica al hacer balance de los fallos y aciertos anteriores. El éxito de este plan no es individual sino colectivo. Un gesto básico es el de agradecer de antemano la puntualidad en la asistencia, así como la posible comunicación del motivo de la ausencia.

 

Día de la reunión

Aunque cada persona es única, generalmente, los profesionales se incorporan el lunes a la oficina con una predisposición que está más centrada en gestionar los nuevos asuntos de este periodo que en asistir a una reunión que puede entorpecer el momento de retomar el ritmo habitual si no es realmente necesaria.

Por ello, la contestación a esta pregunta nunca es genérica, debe ser la propia empresa la que, por medio de su experiencia directa, encuentre cuál es la respuesta ideal. A veces, el viernes tampoco es el mejor momento porque la tendencia hacia la anticipación de los planes del fin de semana y el deseo de descanso, pueden hacer que las personas estén presencialmente en el lugar, pero ausentes en cierto sentido.

Sí es recomendable que una vez seleccionado el día elegido, sea una variable temporal que se mantiene de forma fija. De este modo, la asistencia a la reunión queda enmarcada en el hábito de vincular esta responsabilidad con una jornada en concreto.

Por medio de este diagnóstico de la situación de cada caso no solo es posible seleccionar el día, sino también, la frecuencia ideal. 

 

 

Programación

Así como una clase de formación comienza incluso antes del inicio de la misma por medio de la planificación, una reunión también requiere de una anticipación en relación con el asunto principal, los temas a tratar, el tiempo de duración, la comunicación de la información por el canal seleccionado, la preparación de la sala y el material adecuado. Gestiona este momento previo para solucionar todo aquello que puede resolverse entonces y que influirá de manera favorable en el transcurso de la reunión.

Estructura del tiempo

La comunicación de una introducción. La descripción del contexto en torno al asunto de este encuentro permite a los oyentes ponerse en situación. El desarrollo posterior con la participación y el intercambio de ideas. Finalmente, la despedida y el cierre. Un fin que debe ser breve. Y la puntualidad es tan urgente ahora como en el inicio. Una síntesis que agrupa una conclusión con los datos relevantes es una fórmula práctica para decir adiós recordando aquello que es esencial hasta el próximo día.

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