Cómo escribir una carta de renovación de contrato a clientes

Carta de renovación de contrato a clientes

Además de conseguir nuevas contrataciones, su renovación cada cierto tiempo es uno de los aspectos clave para que un negocio crezca. Habitualmente, ésta se realiza de forma automática, lo que significa que el cliente accedió a firmar un contrato que incluía una cláusula sobre la denominada renovación tácita.

Sin embargo, ya sea anualmente o cuando se acerque el vencimiento del contrato en función de los plazos acordados, el departamento comercial o de atención al cliente le enviará una carta de renovación. En ella se le indica que está próxima una nueva renovación y también se especifica si se van a incluir nuevas condiciones o si variará el precio, entre otros detalles que pudieran resultar pertinentes. Un caso especial son los clientes morosos que hayan seguido recibiendo el servicio pese a la falta de cobro, algo que no siempre es así, por otra parte. En estos casos, estos clientes pueden recibir la misma notificación de aviso de renovación, con la particularidad de que en ella, a su vez, se les comunicará que deben abonar el importe para así proceder a actualizar el servicio y normalizar la situación.  

Claves de la carta de renovación de contrato a clientes

El envío con la suficiente antelación, es decir, cuando está a punto de expirar el periodo de validez de un contrato, y nunca después, es una manera de notificar al cliente la renovación e informarle sobre las nuevas condiciones y precio, en caso de que hubiera cambios al respecto. La carta de renovación, por lo tanto, no es una invitación a seguir abonado o suscrito a un determinado servicio, pues para ello ya existe el plazo mínimo de preaviso para la no renovación y otros mecanismos de actualización al margen. De este modo, la misiva que se hará llegar al cliente, bien a través de correo electrónico o en el domicilio postal facilitado. A la hora de redactar la carta, incluiremos la información genérica de cualquier carta, como son los datos de la empresa y del cliente, las fórmulas de cortesía habituales ("Estimado cliente" y "Atentamente"), así como firma y datos del firmante, por ejemplo el responsable del departamento comercial o de suscripciones. Además, en el contenido se reflejarán de forma sencilla y breve todas o algunas de las ideas fundamentales que deseemos hacer llegar al cliente, como las siguentes:

  • El motivo de la carta: comunicarle la finalización del servicio contratado y su próxima renovación.
  • Las condiciones: especificar si hay algún cambio en las coberturas o servicio contratado.
  • Los cambios: recordar la posibilidad de ampliarlo o disminuirlo, esto último en caso de permitirse.
  • Impagos: indicar cómo ponerse al día para la renovación o comunicación en caso de no estar interesado.

La carta de renovación de contrato, por un lado, recuerda al cliente que va a renovarse el servicio y, en caso de impago, se le ofrece la última posibilidad de normalizar la situación o de comunicar su falta de interés. En caso contrario, se extinguiría la relación y la deuda quedaría pendiente. En cualquier caso, la redacción tendrá un tono directo y amable, especificando los puntos que ofrezcan una visión clara de los motivos por los que se envía la carta: una próxima renovación, mismas o nuevas condiciones y precio, morosidad, etc. En resumen, tras leerla el cliente debe tener claro cuál es su situación, cuáles son las posibilidades de decidir al respecto y las características de la nueva renovación. Por último, no olvidemos incluir datos de contacto para mayor información.