Cómo elegir el mejor programa de facturación para tu pyme

programa de facturacion

Todas las pymes tienen ciertas obligaciones comunes, a pesar de que se dediquen a sectores diferentes o su tamaño y estructura no sean iguales. Una de estas obligaciones es la de llevar al día la facturación de su negocio.

La obligación de facturar viene regulada por ley, concretamente a través de los artículos:

  • Artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
  • Artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido
  • Artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre

Acorde a esta normativa, los empresarios están obligados no sólo a expedir sus facturas y una copia de las mismas que deberán conservar. También deben conservar las facturas recibidas y todos aquellos recibos, justificantes y  documentos que acrediten el cumplimiento de sus facturas, las operaciones que realiza y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Llevar al día la facturación de un negocio es una compleja tarea, que se va complicando a medida que las empresas tienen un mayor volumen de negocios, e incrementa el número de facturas que hay que emitir y controlar para que cuadre sin problemas la contabilidad anual. Son muchas las pymes que no cuentan con la ayuda de un departamento especializado que se encargue de gestionar esta facturación, siendo el propio empresario, o alguno de sus empleados, el que se ocupe de tal fin. Por fortuna, las nuevas tecnologías se han aliado con el mundo empresarial y han hecho posible que esta ardua tarea sea más fácil, rápida y precisa, gracias a la creación de programas software que se encargan de simplificar este tipo de gestión. En el mercado conviven una gran variedad de herramientas softwares de facturación diferentes, sin embargo, no todas te serán igual de útiles ni te facilitarán la labor del mismo modo. Por eso, es importante analizar e identificar las necesidades concretas de tu pyme y seleccionar la herramienta que mejor se adapte a tus requerimientos.

Criterios para seleccionar tu Software de Facturación

A la hora de elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, es importante que tengas en cuenta los siguientes criterios:

  • Facilite la emisión de diferentes tipos de facturas. Por otro lado, la aplicación que elijas, debe permitirte emitir, además de las facturas ordinarias, otros tipos de facturas, como las rectificativas, recapitulativas, simplificadas, proforma, copias y duplicados, según las condiciones que marca la ley.
  • Adaptado a la Ley. Comprueba que tu software de facturación cumple con los requisitos mínimos establecidos por la normativa vigente. La herramienta debe permitirte incluir los siguientes datos:
    • El número correlativo de factura, de manera automática.
    • La fecha de expedición de factura.
    • Incluir y modificar los datos completos tanto de tu empresa como de los clientes, receptores de la factura.
    • Insertar el concepto de factura.
    • Seleccionar el tipo de IVA y el IRPF.
    • Calcular, de forma automática, la cuota tributaria y el importe total a pagar.
    • Incluir otros datos necesarios, como el número de cuenta u otros recordatorios.
  • Manejo sencillo. Selecciona una herramienta que sea intuitiva, con una interface de diseño sencillo, agradable y fácil de manejar. Muchas veces se cree que  cuanto más compleja es una herramienta, más eficaz será, sin embargo, la realidad confirma que esto no siempre es así. Si seleccionas un software complejo tendrás que dedicarle un tiempo extra para aprender a dominar la herramienta. Además, puede que nunca exprimas todas sus ventajas, por no estar suficientemente preparado.
  • Ajustado a tus necesidades. Tu programa de facturación debe ajustarse a tus necesidades reales. Identifica estas necesidades y busca un software que posea las funciones que necesitas. Lo ideal, es que tu herramienta software posea, como mínimo, las siguientes funciones básicas:
    • Configurar una base de datos para gestionar tus clientes y proveedores.
    • Realizar y modificar tus facturas.
    • Emitir presupuestos y albaranes.
    • Gestionar y controlar tus gastos, cobros y vencimientos.
    • Guardar tus facturas en pdf y crear e-facturas.
  • Diseño personalizado. Asegúrate de que tu nuevo programa te permite personalizar el formato de tus facturas, para que puedas crear un diseño acorde a la imagen de tu empresa. Modificar la apariencia de la factura e incorporar en ella los colores y el logotipo de tu Empresa, hará que tu negocio adquiera una imagen más profesional.
  • Que crezca contigo. Tu empresa, al igual que tus necesidades, pueden cambiar y crecer. Por eso, es conveniente que te decidas por un software modular, que sea capaz de crecer contigo y te facilite nuevas funcionalidades y herramientas cuando lo necesites.
  • Servicio Aprovecha los últimos avances y elige un programa de facturación en la nube, que te permita emitir, rectificar y enviar tus facturas desde cualquier lugar y dispositivo. Estos programas de facturación online, además de ser más flexibles, también son más económicos y fáciles de implementar en tu empresa.  Además, te ofrecen la ventaja de no tener que depender de un ordenador concreto.
  • El precio. El valor del software también debe ser un criterio de decisión. Puedes elegir entre programas gratuitos o de pago.  Además, dentro de los de pago, existen herramientas que permiten un abono mensual, anua, o que te facilitan el pago sólo por aquello que utilizas.

 

Tres software de facturación que puedes probar

Entre la variedad de programas de facturación que están en el mercado, te presentamos tres de las más populares, para que comiences a investigar y probar.

  • Facturadirecta. Es un software de facturación online muy completo y sencillo. La herramienta te permite crear  y personalizar tus facturas, guardarlas como pdf o en formato electrónico, generar remesas bancarias o buscar y visualizar, de forma rápida y sencilla, tus facturas, entre otras funciones. Además, puedes crear, modificar y consultar tus facturas sin conexión a internet, gracias a su App.  Factura directa, también cuenta con otras funcionalidades que te permiten controlar tus gastos y cobros, llevar al día tu contabilidad o gestionar tus pedidos.
  • Kubbos. Esta segunda herramienta se compone de diferentes módulos para gestionar la facturación, ventas, compras o la gestión de clientes, entre otros. El módulo de facturación te permite gestionar la facturación de clientes y proveedores, generar remesas, emitir facturas electrónicas y controlar tus pagos, tus vencimientos, tus cobros y tus gastos, entre otras funciones. El programa cuenta con diferentes planes y precios según tus características y necesidades.
  • Sageone. El software Sageone es un programa de facturación y contabilidad online diseñado para pymes y autónomos. La herramienta permite generar facturas ilimitadas, llevar al día la contabilidad de la empresa, generar informes para llevar un control de la facturación y personalizar las facturas. Además, te ofrece la posibilidad de enviar a tus asesores la información de manera rápida y sencilla y soporte técnico gratuito.