Claves para la redacción de la carta de despido

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Existen muchas causas que pueden provocar la necesidad de despedir a uno o varios trabajadores. Desde dificultades económicas por las que esté pasando la empresa, reestructuraciones que necesite o incluso continuos contratiempo motivados por el comportamiento inapropiado del trabajador que estén afectando a los resultados de la empresa. La normativa laboral vigente recoge los motivos por los que cualquier trabajador puede ser despedido, y decreta cada una de las condiciones que se deben cumplir y los pasos necesarios para proceder legalmente.

Dicha normativa diferencia entre tres tipos de despidos, el colectivo, por causas objetivas o despido disciplinario, en función de los motivos y el número de trabajadores a los que afecte. Uno de los pasos claves que la normativa señala a lo largo del proceso de despido, es la notificación por escrito de la extinción del contrato. Esta notificación se debe hacer por medio de la redacción y entrega de un documento, una carta de despido. El papel que juega este tipo de escrito es crucial. De cómo esté redactada y de los datos que en esta carta se reflejen,  puede depender que el procedimiento que estás a punto de emprender, sea considerado por un juez como improcedente o procedente.

Cuándo entregar la carta de despido

Ante cualquier tipo de despido, bien sea despido colectivo,  por causas objetivas o un despido de carácter disciplinario, debes informar a tu trabajador o trabajadores de tu decisión. Para ello, el Estatuto de los  Trabajadores establece que esta notificación debe entregarse por escrito, a través de una la carta de despido. La carta de despido es un documento clave, con dos funciones principales:

  • Por un lado, tiene la finalidad de comunicar al trabajador la extinción del contrato laboral e informar sobre los motivos que han originado este proceso, la fecha en la que se entrega y en la que causará baja en la empresa dicho trabajador.
  • Por otro lado, sirve, además, como comprobante de que la notificación se ha producido y que se ha cumplido con los plazos establecidos por la ley, al guardar una copia firmada por el trabajador de este escrito.

Este documento debe ser entregado al trabajador con un plazo mínimo de 15 días antes de dar por finalizado el contrato o según lo pactado en el convenio o contrato. No obstante, en caso de no cumplir con el plazo establecido de preaviso, deberás abonarle al trabajador la cantidad proporcional al tiempo de preaviso junto con el finiquito correspondiente. Lo ideal es entregar la carta de despido en mano, y aprovechar el momento para hablar con el trabajador, darles las explicaciones pertinentes y finalizar la relación de manera amistosa. Sin embargo, esto no siempre será posible. Es necesario que el trabajador firme este documento, para reflejar que lo ha recibido. No obstante, puede darse el caso de que no desee firmarlo. Si prevés que esto pueda pasar, es conveniente que intentes realizar la entrega del documento ante testigos que puedan corroborar esta situación. Otra opción es enviarle la carta de despido a través de otros medios, como carta certificada o burofax, donde se le hará entrega de dicho documento y tú tendrás un justificante de entrega.

Requisitos de la carta de despido

A través de este documento debes argumentar las causas que te han llevado a tomar la decisión de despedir a un determinado trabajador o grupo de trabajadores. Estos motivos debes estar debidamente justificados si no quieres que la autoridad laboral competente declare ese despido como improcedente por no aclarar ni demostrar las razones expuestas. A la hora de redactar cualquier carta de despido existen una serie de datos mínimos que nunca pueden faltar. Estos son:

  • Los datos de la empresa y del empresario, o en su caso de la persona en quien éste delegue. Es conveniente  reflejar tanto el nombre, DNI como el cargo que ocupa esta persona.
  • Datos del trabajador a despedir. Es otro requisito elemental. Especifica claramente su nombre, apellidos y DNI, para no dejar lugar a dudas.
  • Motivo de despido. Deberás justificar el motivo por el que se despide a esa persona, y no sólo nombrarlo en términos generales. En caso de juicio, esta carta será considerada como una prueba, por lo que es necesario que señales y argumentes adecuadamente cada uno de los hechos que han motivado el despido.
  • Fecha de entrega de la carta y fecha de fin de contrato. Refleja en este escrito la fecha en la que se le hace entrega la carta de despido al trabajador y, en especial, la fecha en la que se dará por finalizado el contrato laboral. Éste es el único modo de verificar si se ha cumplido o no con el requisito de preaviso
  • Firmas tanto del empresario o No puedes olvidarte de esta cuestión. La firma es el único modo de demostrar que la carta  de despido ha sido entregada.

Recuerda entregar junto con la carta la liquidación correspondiente y cumplir con todos los pasos establecidos por la normativa, para no cometer ningún error que conlleve a la improcedencia del despido.

Tips para redactar la carta de despido

Existen muchas formas de redactar una carta de despido. Sin embargo, si deseas que tu carta cumpla con su propósito y no plantee dudas ni ambigüedades que puedan ser recurridas, es conveniente que sigas estos consejos.

  1. Expón los antecedentes que han motivado tu decisión. Por ejemplo, si se trata de dificultades económicas, aclara desde cuando se tienen esas dificultades, los motivos principales o las medidas que se han ido tomando para paliarlas. Si el despido es disciplinario, es conveniente que aclares los incidentes acontecidos y sanciones que se han ido tomando.
  2. Señala siempre las fechas en las que han tenido lugar los acontecimientos. Especialmente importante cuando se trata de un despido disciplinario. Cuanto más concreto seas mucho mejor.
  3. Ten cuidado de no omitir datos importantes que puedan actuar en tu contra.
  4. Documenta tus palabras siempre que puedas. Si existen archivos, documentos o cualquier tipo de prueba que te ayude a demostrar los hechos que expones, preséntalos.
  5. Se claro, conciso y concreto. Utiliza un lenguaje sencillo y comprensible para exponer lo sucedido en cada momento.
  6. Revisa un par de veces la carta para comprobar que no falta nada y que los argumentos son válidos y claros.

La carta debe aclarar la situación de la empresa, si fuera relevante en el despido, las medidas que se han tomado previamente antes de tomar la decisión y el motivo o motivos por los que, finalmente, se ha optado por despedir a ese determinado trabajador.