Aprende a redactar con criterio una carta comercial

Aprende a redactar con criterio una carta comercial

La comunicación, tanto oral como escrita, es vital para una empresa. Necesitas mantenerte informado, e informar a los demás, sobre determinados temas relativos a tu negocio para su correcto funcionamiento. Para mantener este tipo de comunicaciones se pueden utilizar diferentes instrumentos, como las redes sociales o el correo electrónico o el correo ordinario, imprescindible en ciertas circunstancias, como reclamaciones.

Independientemente de la forma de envío de la carta comercial, nadie puede dudar de su importancia. Saber redactar correctamente este tipo de documentos beneficiará a la imagen de tu empresa. Es necesario que potencies tus habilidades y destrezas comunicativas y adquieras conocimientos diversos sobre estrategias de comunicación y negociación, entre otros, para alcanzar el éxito profesional. 

Qué es una carta comercial

La carta comercial es una herramienta de comunicación entre tu empresa  y tus clientes o público potencial, proveedores, entidades y otra serie de personas o instituciones con las que necesites ponerte en contacto. Ésta se utiliza con fines muy diversos:

  • Ofrecer los productos o servicios de tu empresa.
  • Informar de promociones, eventos.
  • Notificar pedidos.
  • Solicitar información o colaboración.
  • Demandar los impagos.
  • Reclamaciones.
  • Etc.

Estructura de una carta comercial

Toda carta comercial, independientemente de su fin, debe respetar una estructura lógica y contener una serie de elementos imprescindibles.

  1. Encabezamiento: Se compone de una serie de elementos que presentan tanto a la entidad que emite la carta como a la persona a la que se dirige.
  • Membrete. Incluye el logotipo de tu empresa con los datos de ésta.
  • Fecha y lugar. No te olvides de señalar el lugar y la fecha completa de emisión, el día, mes y año. Por norma general se coloca a la derecha del papel. Recuerda que los meses se escriben en minúscula.
  • Saludo. Personaliza tu carta lo máximo posible. Escribe el nombre de la persona a la que te diriges siempre que lo conozcas. Puedes utilizar expresiones como “Estimado/a …”.

 

  1. Cuerpo del mensaje. Aquí debes exponer el motivo de tu carta de manera clara y ordenada.
  • Introducción. Comienza con una breve presentación de tu empresa para poner en situación al lector, salvo que se trate de una respuesta a otra carta o de una carta de cobro.
  • Exposición. Después expón el propósito de tu comunicación de manera clara y concisa, con los argumentos necesarios.
  • Conclusión. Finaliza tu exposición con una breve conclusión o resumen de los motivos y la solicitud pertinente.

 

  1. Cierre de la carta.
  • Despedida. Concluye tu escrito con una frase de despedida. Ésta puede variar en función del motivo o destinatario. Las frases más utilizadas son “Atentamente” o “Saludos cordiales”.
  • Firma. En toda carta debe aparecer tu nombre y puesto junto a tu firma.
  • Anexos. Si tu carta va acompañada de algún anexo debes hacer referencia a él, aunque esté señalado en el cuerpo de la misma. Es una buena estrategia de información, para recordarles que los documentos que acompañan a tu carta son importantes.

Consejos para redactar una carta comercial

  • Realiza un modelo tipo para utilizarlo como base, de esta forma ahorrarás tiempo.
  • Cuida el diseño de tu carta. Debe ser atractiva, que invite a su lectura.
  • La extensión no debe ser muy larga. Nunca más de una cara de folio.
  • Utiliza un lenguaje claro, conciso y directo.
  • Escribe frases y párrafos cortos. Hacen más atractiva, comprensible y fácil su lectura.
  • Selecciona una tipografía que sea legible, de fácil lectura.
  • Resalta en negrita aquellos palabras o contenidos más importantes que deseas destacar, pero sin abusar.
  • Deja espacio entre las líneas y párrafos, para hacer más fluida la lectura del documento.
  • En función del objetivo de tu carta el tono puede variar. Se cortés; utiliza un tono formal, nunca agresivo, irrespetuoso ni ordinario.
  • Cuida tu ortografía. Repasa el texto varias veces para comprobar que no hay errores ortográficos ni gramaticales.

  Recuerda que la carta comercial es parte de la imagen de tu empresa, por lo que debes cuidar su apariencia, estructura y contenido.