5 programas que facilitan el cierre contable

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Al finalizar el periodo contable, que normalmente es de un año y coincide con el final de año, se procede a cerrar las cuentas para finalmente determinar el resultado del ejercicio económico. Con ello no sólo cumplimos parte de los trámites legales relacionados con el cierre contable sino que, por otro lado, obtenemos una imagen fiel de la actividad de la empresa que ayudará a tomar decisiones.

Cuando se está en pleno proceso de cierre contable, tanto a efectos de elaborar las cuentas anuales como de realizar la el cierre trimestral del IVA, además de los programas de contabilidad que realizan el cierre anual contable, como por ejemplo SICO, se agradece cualquier ayuda que permita agilizar el proceso de un modo u otro. En efecto, a la hora de cumplimentar  los trámites legales referentes al cierre contable, el capítulo de la elaboración de las cuentas anuales puede acabar convirtiéndose en una actividad complicada y trabajosa si no se han hecho las cosas bien o, simplemente, si no se tienen a mano herramientas que nos faciliten la tarea y, entre otras cosas, nos ayuden a hacer ganar tiempo o, por ejemplo, a hacer los ajustes necesarios. 

Programas para mejorar y agilizar el proceso

El plazo que tienen los administradores para formular las cuentas es de tres meses desde que finaliza el ejercicio, por lo que para la mayoría de las empresas acaba el 31 de marzo del año siguiente. Para legalizar los libros contables, -el libro diario, el libro de inventarios y cuentas anuales-, el plazo finaliza el 30 de abril. Posteriormente, en el mes siguiente a la celebración de la Junta General, -que debemos realizar hasta el 30 de junio-, y donde se aprobarán las cuentas anuales, habremos de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Ya sea en el cierre contable anual, para depositar las cuentas en el Registro Mercantil o para el cierre mensual o trimestral del IVA,  los siguientes cinco programas pueden serte de gran ayudarán:

  1. Check list: Una contabilidad libre de errores será más fácil de lograr con programas como Check list, que permite comprobar que no existen fallos. Creado específicamente para ayudar a hacer el cierre contable, se procede chequeando cada epígrafe o título del mismo modelo de Balance, Pérdidas y Ganancias de las cuentas anuales. También permite descargar una versión Excel para adaptarla a nuestra empresa.
  2. Programa Depósito Digital: La presentación telemática de las cuentas en el Registro Mercantil se realiza a través de la Oficina Virtual del Colegio de Registradores, y ello exige adaptarlas al formato que requiere la aplicación, para lo que deberemos descargar el Programa Depósito Digital, que encontraremos en la Oficina Virtual del Registro. Tras generar un fichero comprimido, las cuentas podrán presentarse de inmediato a través de la misma página, si bien se requiere tener la firma electrónica y darse de alta.
  3. CrashPlan: Aunque muchos softwares para la gestión contable realizan de forma automatizada copias de seguridad de los datos, también existe la opción de mantener copias de seguridad de los archivos contables y financieros mediante aplicaciones como CrashPlan, un programa de bajo coste con almacenamiento en la nube gratuito durante 30 días y local ilimitado. Es un servicio gratuito con opción de pago.
  4. Ongest: Permite la digitalización de facturas, por lo que nos evita tener que picarlas. El programa Ongest las escanea e interpreta la información relevante, permitiendo exportarse a otras aplicaciones para el sistema contable.
  5. Contarrapid: Otro programa para el escaneo de facturas que realiza de forma automática su procesado, revisión de conflictos. Con el uso de  Contarrapid generamos los asientos contables a partir de una factura escaneada, y también permite la exportación a los distintos programas de contabilidad.