Siete principios para mejorar la capacidad de trabajo en equipo

El trabajo en equipo es una de las facetas más deseadas en las empresas modernas, pero no siempre se consigue que los equipos funcionen realmente como tales. Es más, la correcta definición de lo que es el trabajo en equipo no está del todo clara, y a menudo a los expertos les resulta escurridiza.

Al contrario que el buen trabajo en equipo, que es difícil de definir, una colaboración poco efectiva entre los miembros de un grupo es algo de fácil diagnóstico. Basta con pedir a cada uno de los componentes que defina sus objetivos y, a continuación, los del equipo. El grado de separación entre ambos tipos de objetivos sería un buen indicador de un trabajo en equipo poco efectivo, ya que si es grande, quiere decir que el equipo ni siquiera conoce sus propios objetivos (y para qué hablar, por tanto de saber qué hay que hacer para conseguirlos...).

La mejor manera por la que se puede definir un buen trabajo en equipo es describirlo como la habilidad de los miembros individuales para unirse a los estándares que propician el comportamiento de un equipo de éxito. Si partimos de esta definición, los objetivos deben ser explícitos y bien comprendidos, además de que los comportamientos esperados también deben ser definidos.

Hay una serie de principios que todo equipo debería asumir para seguir trabajando en la mejora del trabajo colaborativo, si consigues que tu gente los aplique a lo largo del tiempo, verás una mejora considerable en rendimiento y resultados. Estos principios no se establecen automáticamente por sí solos, sino más bien al contrario: conlleva un trabajo importante inculcarlos en las personas y conseguir que se empleen como base de valores para el comportamiento dentro del equipo.

Principio 1: El equipo debe contar con una dedicación unánime para lograr un objetivo cuantificable
El trabajo en equipo efectivo no se puede dar de ninguna manera si sus miembros no tienen una idea clara de lo que tratan de conseguir. Es necesario que cada uno de los profesionales del equipo comprenda con exactitud qué meta tienen encomendada, y esa precisión sólo es posible cuando existe un propósito que puede ser medido de forma objetiva, y no por medio de expresiones y conceptos vagos.

Principio 2: Los papeles del equipo deben estar claramente definidos
Para asegurarse de que se cumplen los objetivos, todos los miembros del equipo necesitan saber con exactitud qué es lo que se espera de ellos en el día a día de la empresa. Sin esa claridad, cada uno trabajará con propósitos cruzados y es posible que interfieran unos con otros. Ten en cuenta que es posible que sea necesario dividir los equipos grandes en otros más pequeños, que deben tener también muy claros sus funciones. Todo esto debe ser cuidadosamente revisado y modificado a medida que el equipo va avanzando.

Principio 3: La comunicación debe ser frecuente y efectiva
Conseguir que la comunicación dentro del equipo sea frecuente no es difícil; dependiendo de los objetivos y del tiempo disponible, un equipo debería reunirse al menos una vez por semana, o más a menudo si fuera necesario. La parte de la efectividad es más complicada; una comunicación es efectiva sólo cuando tiene pleno sentido para el receptor. Si se produce de modo que un único miembro del equipo no es capaz de captar la información pertinente, será necesario recapacitar sobre los medios que se emplean hasta que todos lleguen a conseguirlo.

Principio 4: El equipo debe contar con un líder
Muchos equipos cuentan con un líder o responsable claro, al que el resto informa directamente. Sin embargo, en muchas ocasiones los equipos están formados por personas de distintas organizaciones o departamentos, en cuyo caso es necesario determinar quién es el líder. Este líder será responsable de mostrar los objetivos que se supone que el equipo debe alcanzar, de dirigirlo y de tratar que el esfuerzo común tenga sentido y sea productivo.

Principio 5: El esfuerzo del equipo debe ser unido y consistente
Un equipo no puede funcionar efectivamente si cada uno en él no está comprometido al 100% para conseguir los objetivos comunes. Esta clase de compromiso se expresa al mostrar coherencia en los comportamientos y haciendo aquello que es necesario para llegar a la meta establecida. Esto no quiere decir que los miembros del equipo deban sacrificar sus vidas privadas por él. Más bien al contrario: no es posible que un profesional mantenga el entusiasmo en el trabajo si su vida personal no está equilibrada.

Principio 6: El equipo debe estar dispuesto a compartir los recursos
Los miembros del equipo deben mostrarse dispuestos a compartir los recursos bajo su control que sean necesarios para conseguir los objetivos comunes. Estos recursos son de dos tipos: materiales, por un lado, y mentales y emocionales, por el otro. Los materiales consisten en espacio de trabajo, recursos monetarios, equipos informáticos, etc. Los mentales y emocionales, por su parte, son las ideas, las sugerencias, el entusiasmo, la capacidad de animarse unos a otros, las relaciones interpersonales, etc.

Principio 7: Los individuos deben ser capaces de dejar a un lado sus intereses personales
Tener un ego fuerte puede ser algo bueno, sobre todo para ciertos puestos o funciones. Sin embargo, para que un equipo funcione con efectividad, los individuos que lo componen deben tratar de contener sus egos y convertir al equipo y a la obtención de los resultados comunes en algo más importante que las contribuciones individuales de cada profesional. Si los miembros del equipo no adoptan esa actitud, los comportamientos egoístas frustrarán la capacidad del grupo para conseguir sus metas.

Dos pasos para la implantación

Si quieres que estos principios influyan activamente y de manera constante en el comportamiento del equipo y en la construcción de un esfuerzo de trabajo común, debes seguir dos procedimientos:

- Diagnósticos regulares
Es necesario que el equipo sea consciente de hasta qué punto está acertando a la hora de mejorar su capacidad de trabajo en colaboración, para lo cual lo mejor es acudir a revisiones periódicas de la aplicación de estos principios. Por ejemplo, cada cuatro reuniones del equipo, puede dedicar un rato a este aspecto y encargar a cada persona que se ocupe de un área en la que crea que se debe mejorar, cómo puede hacerse y por qué. En principio debería tratarse de un par de frases por cada miembro del equipo, por lo que realizar el diagnóstico de la capacidad de trabajo en equipo no debería llevar más de diez minutos, incluso en grupos de bastantes personas. El líder debe estar atento sobre todo a dos cuestiones importantes: por un lado, debe tratar de ver si se producen pautas o repeticiones que indiquen la existencia de un problema concreto dentro del equipo; y, por otro, debe identificar los problemas que sólo uno de los miembros está sufriendo, mientras que el resto no.

- Correcciones del camino
Para aquellos problemas que afectan a la totalidad del equipo, el líder debe trabajar con él o modificar el entorno para resolverlo. En el caso de los problemas específicos de un individuo, el líder debe trabajar en privado con él para hacer posible que se integre mejor con el resto y cumpla su papel tal y como se espera de él.